De combien de fonds travaux dispose réellement votre copropriété ?

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Conseils de l'ARC
26/01/2018

De combien de fonds travaux dispose réellement votre copropriété ?

 
Depuis le 1er janvier 2017, la grande majorité des copropriétés doivent constituer un fonds travaux qui doit au minimum représenter 5% du budget prévisionnel.
 
Bien que les syndics aient indiqué ne pas être prêts pour assurer cette nouvelle obligation qui, rappelons-le, est prévue depuis la promulgation de la loi ALUR du 24 mars 2014, selon notre première enquête la plupart d’entre eux ont procédé aux appels de fonds supplémentaires nécessaires pour constituer ce fonds.
 
Ceci étant, des contrôles drastiques devront être réalisés par le conseil syndical en matière de constitution comptable et financière du fonds travaux.

I. Les contrôles comptables

Le décret du 27 décembre 2016 a prévu la création de deux nouveaux comptes comptables en matière de fonds travaux qui ont été introduits dans la nomenclature.
 
Il s’agit du compte « 105 – fonds travaux » et « 705 – affectation du fonds travaux ».
 
Ainsi, dans les documents comptables de la copropriété devront figurer ces deux comptes ou du moins le compte « 105 » si le fonds travaux n’a pas encore été utilisé.
 
Sur le compte « 105 » devront figurer les sommes appelées auprès des copropriétaires au cours de l’exercice, indépendamment du règlement effectif par ces derniers.
 
Ainsi, le conseil syndical peut d’ores et déjà réclamer au syndic le grand livre ou la balance de la copropriété afin notamment de vérifier cette information.
 
Pour les copropriétaires, il faudra attendre la présentation des annexes comptables et vérifier particulièrement l’annexe 1, en haut à droite dans l’espace « capitaux », si le compte « 105 » figure bien avec le montant crédité.
 
À défaut, cela révèle un problème dans la tenue comptable surtout si le syndic a procédé aux appels de fonds travaux. Il est fort probable que le compte « fonds travaux » ait été alors amalgamé avec un autre compte de capitaux.
 
Dans ce cas, il est nécessaire de procéder à une correction, ou bien si les annexes ont déjà été envoyées, préciser dans la résolution votant l’approbation des comptes le montant dédié au fonds travaux en corrigeant l’annexe 1 qui devra être signée par le syndic et jointe au procès-verbal.

II. Le contrôle financier

Le contrôle comptable du fonds travaux n’est pas suffisant. Au-delà, il faudra vérifier quelles sont les sommes effectivement virées sur le compte bancaire rémunéré dues au règlement des appels du fonds travaux.
 
Et pour cause, il est possible que le syndic ait bien enregistré comptablement les appels de provisions relatifs au fonds travaux mais qu’il ait utilisé ces derniers pour pallier aux impayés de charges ou pour réaliser d’autres opérations.
 
Autrement dit, la situation peut être la suivante : le compte « 105 » présente effectivement 5% du budget prévisionnel alors que le syndic n’a versé sur le compte rémunéré qu’une somme qui représente 2% du budget prévisionnel.
 
Il faut donc procéder en trois étapes :
 
1. Vérifier la somme indiquée sur le compte « 105 » et si elle représente effectivement 5% du budget prévisionnel (ou plus, si l’assemblée générale a voté un taux supérieur)
 
2. Comparer dans l’annexe 1 le montant viré sur le compte rémunéré de l’année précédente par rapport à l’année à approuver afin d’estimer son évolution
 
3. Contrôler si la variation est cohérente avec le fonds travaux appelé
 
Il y a de fortes chances que ce soit la douche froide, avec un décalage entre les sommes appelées et celles virées sur le compte rémunéré.
 
Dans ce cas, il faudra organiser une réunion d’urgence avec le syndic afin de connaître les raisons de ce décalage.
 
L’ARC reste bien évidemment à la disposition de ses adhérents pour analyser les réponses avancées par les syndics.