De l’importance de savoir contrôler le calcul des charges sociales des salariés du syndicat réalisé par le syndic

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Conseils de l'ARC
23/09/2016

De l’importance de savoir contrôler le calcul des charges sociales des salariés du syndicat réalisé par le syndic

 
S’il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver dans les méandres des salaires et charges sociales, il convient néanmoins pour les conseils syndicaux et copropriétaires de contrôler ce poste de dépenses avec rigueur, afin de minimiser les conséquences dommageables pour le syndicat.
 

I. Les obligations du syndic et du syndicat

 
A. Le syndicat des copropriétaires
 
C’est bien le syndicat de copropriétaires qui est l’employeur, mais il est représenté par son mandataire légal, le syndic. Celui-ci doit respecter les dispositions de la CCN (Convention Collective Nationale) des gardiens et employés d’immeuble du 11 décembre 1979 réécrite le 27 avril 2009, applicables aux copropriétés. 2 catégories de salariés sont concernées, l’employé d’immeuble (catégorie A, rémunéré en heures) et le gardien d’immeuble (catégorie B, rémunéré en UV « unités de valeur », avec la particularité d’être logé obligatoirement dans la copropriété).
 
À noter : il ne faut pas confondre ce statut d’employés du syndicat, avec le cas où l’entretien des parties communes et/ou le traitement des ordures ménagères est effectué par une entreprise de nettoyage, au travers d’un contrat de prestation de services conclu avec le syndicat et qui met à disposition un ou plusieurs de ses salariés.
 
Enfin, chaque année le syndicat est appelé à statuer sur les comptes de l’exercice écoulé et dès lors qu’il y a un ou plusieurs salariés, des lignes comptables afférentes aux salaires et charges y figurent pour des sommes conséquentes.
 
B. Le syndic
 
L’article 31 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à la gestion du personnel du syndicat des copropriétaires. Il lui appartient par ailleurs, au titre de ses honoraires de gestion courante (contrat type de syndic défini par le décret du 26 mars 2015), d’effectuer nombre de tâches concernant le titulaire ou le remplaçant éventuel :
 
  • établissement du contrat de travail et de ses avenants ;
  • édition des bulletins de paie, versement du salaire et des indemnités ;
  • déclarations, paiement aux organismes sociaux et fiscaux ;
  • gestion des congés et arrêts de maladie ;
  • etc.

 

II. Défaillances, incidences et conseils

 
A. Défaillances du syndic
 
Dans le cadre de sa mission de gestion du personnel, le syndic peut commettre de nombreuses erreurs, que ce soit dans les déclarations obligatoires auprès des organismes sociaux, ou dans le montant des sommes dues au titre de ces cotisations (respectivement art. L 133-5 et suivants et L 241-2 et suivants du Code de la sécurité sociale).
 
Ces erreurs sont d’autant plus courantes, que cette spécialité (gestion du personnel) connaît des évolutions législatives fréquentes telles que les réductions de cotisations sociales sur certains salaires (loi dite FILLON), et que celles-ci sont peu ou prou maîtrisées, voire négligées par les professionnels de l’immobilier.
 
B. Incidences dommageables pour le syndicat
 
Comme nous l’indiquions plus haut, l’employeur du personnel est bien le syndicat des copropriétaires. Ainsi, en cas de contrôle (bien souvent de l’URSSAF) des redressements peuvent être prononcés, avec à la clef des charges restant dues, et en sus des pénalités conséquentes. Dans ce cas, c’est bien le syndicat des copropriétaires et non son mandataire, le syndic (art. L 244-2 du Code de la sécurité sociale) qui sera sanctionné, au plus sur les 3 dernières années (art. L 243-6 du Code de la sécurité sociale).
 
Ainsi le résiduel des charges des exercices antérieurs viendra impacter l’exercice en cours, auquel s’ajouteront les pénalités de retard (10%).
 
Cependant, ces charges supplémentaires et les pénalités afférentes devront être réclamées au syndic du fait de sa faute de gestion, si tant est que l’assemblée générale des copropriétaires n’ait pas donné quitus pour les exercices mis en cause !
 
C. Les conseils pratiques de l’ARC
 
Dès lors que le syndicat emploie des salariés, le conseil syndical qui ne maîtrise pas cet aspect complexe (salaires, cotisations sociales, congés, maladie, …) a tout intérêt :
 
  • à se faire assister par un contrôleur spécialisé afin d’opérer une vérification des comptes, préalablement à leurs présentations en assemblée générale. C’est entre autres une des activités que l’ARC propose à ses adhérents collectifs et dont l’intervention fait bien souvent apparaître des erreurs plus ou moins conséquentes, à ce sujet, vous pouvez consulter la page de présentation de ce service : www.arc-copro.com/kg52;
  • une fois le contrôle réalisé, solliciter le syndic afin qu’il reconnaisse ses erreurs, qu’il effectue les déclarations correctives auprès des organismes et qu’il assure, si besoin, la prise en charge des pénalités qui en découleraient ;
  • en cas de refus de ce dernier, présenter les faits à l’assemblée générale afin qu’avant de statuer sur les comptes, elle les corrige en conséquence ;
  • ne pas donner quitus au syndic, si la question est inscrite à l’ordre du jour.
 
Pour aller plus loin :
 

·dossier : « Gardiens et employés d’immeuble tout ou presque sur les nouvelles classifications et les salaires de 2016 » : www.arc-copro.com/xhqi ;

·dossier : « Mutuelle des gardiens et employés d’immeuble ce qui va changer au 1er janvier 2016 » : www.arc-copro.com/xsa1.