La déclaration de changement de syndic sur le registre de l’immatriculation par le syndic sortant

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Conseils de l'ARC
08/12/2017

La déclaration de changement de syndic sur le registre de l’immatriculation par le syndic sortant

 
Le syndic a peut être procédé l’année dernière à l’immatriculation de votre copropriété selon les modalités indiquées dans notre article du 7 février 2017 : arc-copro.com/wh3s
 
Si, lors de la dernière assemblée générale, un nouveau syndic a été désigné,  faut-il faire une déclaration auprès du service de l’immatriculation ?
 
En cas de changement de représentant légal, c’est normalement au syndic sortant d’effectuer les démarches auprès du service de l’immatriculation sur le site internet du registre d’immatriculation (https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/#/) pour procéder à la déclaration de changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic.
 
Il dispose d’un délai de soixante jours après expiration de son mandat pour effectuer cette déclaration. Au-delà de ce délai, le mandat est archivé et le syndic sortant n’aura plus accès à la copropriété.
  1. Déclaration de changement de syndic
Pour procéder à la déclaration de changement de syndic, il faut accéder à l'écran de recherche des copropriétés.
 
En cliquant sur la « roue dentée » située à gauche du numéro d’immatriculation et du nom de la copropriété, un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de déclarer le « changement de représentant légal ».
 
Il faut ensuite procéder à la saisie des informations de changement de syndic en précisant l’adresse mail de son successeur s’il s’agit d’un syndic non professionnel, et en complément le numéro de Siret s’il s’agit d’un syndic professionnel. 
 
 
Le syndic doit ensuite compléter les informations relatives au futur représentant légal dont il a connaissance :
Le nouveau représentant légal recevra par courriel :
  • s'il est déjà inscrit au Registre : une invitation à confirmer le rattachement ainsi effectué ;
  • s'il n'est pas encore inscrit au registre : une invitation à s'inscrire au registre.
 
A noter
 
En tant que représentant légal sortant, le syndic recevra le cas échéant un courriel lui rappelant l'obligation de saisir les données relatives à la copropriété pour son dernier exercice de représentation. Il dispose d’un délai de 2 mois suite à l’approbation des comptes pour l’effectuer.
 
  1. Identification du nouveau syndic en tant que télé-déclarant
Avant de procéder à la procédure de rattachement d’une copropriété, le nouveau syndic doit effectivement s’identifier en tant que « télé-déclarant » s’il ne l’a encore jamais effectué (en cas de gestion bénévole notamment).
Pour créer le compte, le syndic doit fournir des éléments d’identification sur la base desquels l’ANAH créera un compte au nom du syndic qui est activé grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.
 
 
Par la suite, le compte est accessible par saisie de l’adresse électronique du syndic et son mot de passe.
  1. Rattachement du nouveau syndic à la copropriété
Ensuite, pour se rattacher à la copropriété, le nouveau syndic doit tout simplement indiquer le numéro d’immatriculation de la copropriété (transmis par le syndic sortant ou disponible dans l’annuaire des copropriétés).
 
 
 
Il lui faut ensuite procéder à la saisie des informations de rattachement :
 
 
Le syndic doit préciser la date de début et de fin de son mandat comme indiqué dans le procès-verbal de l’assemblée et fournir une pièce justificative : soit son contrat de syndic, soit le procès-verbal de l’assemblée générale l’ayant désigné (en format PDF).
 
Après validation, le syndic reçoit immédiatement un courriel l’informant de la réussite de la demande de rattachement. La copropriété sera effectivement rattachée à son compte après examen par les services du registre.
 
Dans un prochain article, nous expliquerons comment doit procéder le syndic entrant pour effectuer le changement de représentant légal si le syndic sortant n’a pas effectué les démarches. Et oui, avec l’ARC Fini les problèmes, vive les solutions !