Préparer son contrôle de compte et l’ordre du jour de façon efficace

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Conseils de l'ARC
21/03/2017

Préparer son contrôle de compte et l’ordre du jour de façon efficace

 
La fin de l’année civile coïncide pour une majorité de copropriétés avec la fin de l’exercice comptable.
 
Le conseil syndical doit donc dès à présent convenir avec son syndic d’un rétro planning des tâches à réaliser avant la tenue de l’assemblée générale.
 
En fonction de la taille et des projets de la copropriété, il faudra prévoir au moins deux réunions spécifiques pour le contrôle des comptes auxquelles il faut ajouter au moins une réunion pour l’élaboration de la convocation d’assemblée générale.
 
Reprenons ces deux points.
  1. Deux réunions pour le contrôle des comptes

Avant d’organiser la première réunion dédiée au contrôle des comptes, il est impératif que le conseil syndical réclame à son syndic un premier jet du grand livre de la copropriété dans lequel doit figurer l’ensemble des écritures comptables de l’exercice.
 
Ce document doit faire l’objet d’une étude attentive afin d’identifier les écritures posant problème et qui nécessiteront des explications de la part du syndic ou à défaut seront annulées.
 
D’ailleurs, L’ARC propose à ses adhérents des consultations comptables afin d’assister le conseil syndical dans la lecture et l’exploitation du grand livre : www.arc-copro.com/enf3
 
A la suite de cette étude, la réunion pourra alors se tenir, permettant (au-delà du contrôle des factures) de réajuster le grand livre en supprimant toute dépense ou écriture abusive ou illégale.
 
Là encore, L’ARC a mis à la disposition de ses adhérents collectifs une assistance qui consiste à ce qu’un contrôleur de comptes et de gestion d’ARC SERVICES accompagne le conseil syndical chez le syndic pour contrôler les comptes de la copropriété. arc-copro.com/drj3.
 
A l’issue de cette réunion, le conseil syndical devra imposer sous huitaine la remise d’un nouveau grand livre corrigé avec la présentation des annexes comptables qui doivent être jointes à la convocation d’assemblée générale, en vue d’une deuxième réunion.
 
Ce dernier rendez-vous permettra de vérifier que le grand livre et les annexes sont bien conformes aux instructions du conseil syndical, pour pouvoir passer sereinement à la troisième réunion, dédiée à l’élaboration de l’ordre du jour.
  1. L’élaboration de l’ordre du jour et des budgets prévisionnels en concertation avec le conseil syndical

L’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que l’élaboration de l’ordre du jour doit se faire en concertation avec le conseil syndical.
 
Autrement dit, le syndic ne peut pas l’élaborer de manière unilatérale pour ensuite le soumettre au conseil syndical.
 
Restez particulièrement vigilant, car les prochaines assemblées générales risquent de présenter plusieurs questions ou résolutions abusives, voire illégales sur la base de pseudos obligations issues de textes légaux et réglementaires.
 
Rappelons d’ailleurs que l’ARC a rédigé un dossier spécial sur sa revue de janvier 2016, reprenant les neuf questions abusives ou illégales qu’il faudra supprimer dans l’ordre du jour et les sept questions qu’il faudra y intégrer.
 
Par ailleurs, le conseil syndical devra contrôler la cohérence du budget prévisionnel déjà voté et ceux à venir.
 
En effet, il n’est nullement question d’accepter une augmentation arbitraire, ne serait-ce que d’un ou deux pourcent sans avoir une explication du syndic sur cette évolution.
 
D’ailleurs, l’ARC à mis à la disposition de ses adhérents un outil d’observation des charges (OSCAR :arc-copro.com/ub8x) qui permet à chaque conseil syndical de vérifier si les charges de sa copropriété sont maîtrisées.
 
De plus, l’ARC a élaboré une « boite à outil de la maîtrise des charges » qui présente l’ensemble des préconisations, outils, services, permettant de faire baisser le niveau des charges de copropriété et en premier lieu celles relatives à l’énergie.
 
Et oui ! Bien heureusement, l’augmentation des charges n’est pas une fatalité. N’hésitez pas à contacter la Coopérative technique de l’ARC au 01.40.30.42.82 pour bénéficier de toutes les indications nécessaires, aussi bien pour assister le conseil syndical à cette étape du contrôle des comptes que pour engager une réelle politique de maîtrise des charges dans votre copropriété.
 
Attention ! Nous rappelons que l’’ensemble de ces services est réservé uniquement à nos adhérents collectifs, à qui nous sommes très reconnaissants de nous permettre de développer cet éventail de dispositifs.