VOTE DES TRAVAUX EN ASSEMBLEE : le syndic est-il dans l’obligation de détenir tous les fonds avant d’engager les travaux ?

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Dossiers
10/11/2014

VOTE DES TRAVAUX EN ASSEMBLEE :

le syndic est-il dans l’obligation de détenir tous les fonds avant d’engager les travaux ?

 
 
  1. Les faits :

Nous sommes régulièrement saisis par les copropriétaires qui nous posent la question de savoir si le syndic est dans l’obligation de détenir la totalité du montant des travaux avant de les engager, comme il le prétend. 
  1. Pourquoi le syndic attend-il d’avoir la totalité des fonds avant de passer l’ordre de service auprès de l’entreprise ? 

Avant tout, rappelons qu’aucun texte de loi n’impose le financement des travaux en un seul appel de fonds. C’est même le contraire puisque l’article 14 - 2 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 oblige le syndic à inscrire à l’ordre du jour la question relative au calendrier des appels de fonds (DATES et NOMBRE des appels de fonds), c’est bien à l’assemblée de décider ! 
 
Exemple : l’assemblée est appelée à voter la réfection des peintures de la cage d’escalier. Elle dispose donc de plusieurs devis, qui, en sus de la quantité et du prix, doivent préciser les modalités de paiement par le « client », voire la durée estimative des travaux.
 
Dans notre exemple :
Travaux de cage d’escalier : 20 000€, temps estimatif 2 mois.
Début de chantier souhaité : décembre 2014
Le contrat prévoit 30% à la commande (le syndicat peut éventuellement négocier le versement seulement au démarrage du chantier), un paiement en cours de chantier, le solde à sa réception (paiement 30  jours fin de mois), clause habituelle du contrat de base.
 
L’assemblée après avoir décidé le vote des travaux, vote le calendrier suivant : deux appels de fonds à 50% chacun aux dates du 1er/11 et du 1er/12/2014.
 
A ce moment, il faut distinguer deux obligations :
  • Celle des copropriétaires vis-à-vis du syndicat (représenté par son syndic), qui est de respecter le calendrier des appels de fonds votés en assemblée ;
  • Celle du syndicat (toujours représenté par son syndic), vis-à-vis de l’entreprise qui doit respecter ses engagements contractuels, notamment les conditions de paiement.
C’est ainsi que le syndic joue la confusion et exige que la totalité des fonds soit disponible en banque avant de passer l’ordre de service avec l’entreprise choisie.
Par ailleurs, même si un appel de fonds unique peut s’envisager pour une quote-part individuelle de 500 ou 1 000€, cette situation est difficile, voire irréaliste, pour une quote-part de 5 000€ ou 10 000€.
En réalité, cette solution de facilité peut cacher une carence du syndic : il préfère « attendre » d’avoir l’ensemble des fonds pour passer commande, ce qui lui évite de recouvrer les charges impayées auprès des copropriétaires débiteurs, alors que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 l’y oblige.
 
Ce laxisme lui permet de contourner la situation : si les copropriétaires veulent que les travaux soient réalisés, ils n’ont qu’à payer les fonds ! C’est donc de leur faute si les travaux ne peuvent commencer !
 
Ce laxisme permet aussi de faire l’affaire du syndic. En attendant, en effet, le syndic place les fonds à son profit…. d’autres copropriétaires prennent prétexte de l’absence de paiement des 1er débiteurs pour ne pas payer à leur tour…Un cercle vicieux s’installe : les travaux ne se faisant pas, l’immeuble se dégrade…
  1. Que faire ? 

Les copropriétaires doivent être responsables lors du vote pour décider de LEUR  calendrier et ne pas subir l’influence du syndic. 
 
Pour éviter une telle situation, dans la mesure du possible, il faut conditionner le calendrier d’appel de fonds à l’état d’avancement des travaux, le calendrier sera ainsi d’autant plus étendu dans le temps que les travaux sont importants.
 
Ainsi, on peut comprendre qu’il n’y ait que 2 appels de fonds pour le remplacement d’une batterie de boite aux lettres, travaux réalisés en quelques jours (et devant être payés dans les 30 jours de la facture), mais situation difficile à défendre pour des travaux de ravalement, travaux nécessitant une intervention de plusieurs mois, voire plusieurs années et dont le financement pourra judicieusement faire l’objet d’un échéancier plus étendu.
 
Le calendrier devra être adapté en fonction de la nature des travaux, mais surtout de la durée du chantier. On peut alors comprendre que pour des petits travaux,  l’échéancier soit court et que les dates des appels soient antérieurs au commencement du chantier.
 
Il n’en sera pas de même pour un chantier qui dure un an (ravalement), il est préférable de prévoir un calendrier plus long, et fonction de l’état d’avancement de ce chantier (ce qui laisse aux copropriétaires le temps de finaliser leur financement (prêt collectif, aides et subventions…). 
 
IV. Le placement des fonds recueillis
 
Un autre moyen que l’ARC préconise serait de prendre une résolution claire d’une part, concernant les appels de fonds avec des dates fixes ou fonction de l’état d’avancement des travaux, selon la nature des travaux et surtout, le placement des fonds sur un compte rémunéré (type livret A) en attendant les règlements à l’entreprise.
Le projet de résolution devrait prendre en compte la nature et la durée des travaux, et fixer les appels de fonds soit en fixant des dates, soit en fonction de l’échéancier des travaux.
 
Cela pourrait donner la résolution suivante :
« l’assemblée générale décide de fixer le calendrier des appels de fonds aux dates/ échéances suivantes :
  • 30% le ….
  • 30% à la moitié des travaux (ou 30% le …/ …./2015)
  • Le solde à la fin des travaux  (ou 40% le …/ …./2015)
 
« L’assemblée décide de placer les sommes disponibles correspondant aux travaux votés ci-dessus sur un compte rémunéré type Livret A. »
Dans cette optique et pour permettre les difficultés liées au financement des travaux, rappelons que la Loi ALUR a institué obligatoirement un fonds spécial travaux, qui correspondra à un minimum 5% du budget prévisionnel. Ila loi prévoit aussi l’obligation par le syndic de placer ces fonds, ceci sans même une décision d’assemblée générale.
Vous pouvez également approfondir ce sujet en vous reportant à notre très intéressant guide gratuit (pour nos adhérents collectifs) numéro 15 de notre collection « Comment faire ? ».