Syndic bénévole, comment utiliser COPRO-GESTION efficacement Ne manquer pas la formation du Jeudi 07 septembre 2017

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Vendredi, 1 Septembre, 2017

Syndic bénévole, comment utiliser

COPRO-GESTION efficacement

Ne manquer pas la formation du Jeudi 07 septembre 2017

 
Pour faciliter leurs missions, depuis 2015, l’ARC met à la disposition de ses adhérents syndics bénévoles, un nouvel outil de gestion administrative : COPRO-GESTION
 
Disponible GRATUITEMENT pour tous nos adhérents sur :
 
Depuis le début, ce logiciel informatique leur permet d’éditer les documents essentiels à la gestion extracomptable : budgets prévisionnels, appels de fonds, relevés des comptes individuels.
 
 
Ne manquez pas la formation du jeudi 07 septembre 2017, à 18h30
 
Dispensée dans les locaux de Copropriété-Services au 25, rue Joseph Python, 75 020 PARIS - métro Porte de Bagnolet
 
Cette formation pratique, vous montrera pas à pas le paramétrage et l’utilisation de Copro-gestion. Une spécialiste répondra à toutes vos questions.
 
Inscrivez-vous vite par mail à contact@arc-copro.fr
 
 
D’ici à, nous décrivons ci-après, en plusieurs étapes, le logiciel Copro-Gestion qui permettra aux syndics bénévoles d’appréhender son utilisation en amont de cette formation.
  1. La configuration du logiciel
Pour paramétrer le logiciel, le syndic bénévole doit réunir plusieurs documents : le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, le listing des copropriétaires et un tableau synthétisant le budget prévisionnel.
 
Ces informations vont lui permettre de configurer Copro-gestion en enregistrant les principales informations de la copropriété.
  • Immeuble : nom du syndicat des copropriétaires et adresse
  • Clés de charges ou clés de répartitions qui servent à répartir les charges courantes entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part (millièmes). Ces clés sont précisées dans le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.
Il peut y avoir différentes clés :
  • Clé générale : cela concerne l’ensemble des copropriétaires ;
  • Clé bâtiment A, B, etc. : concerne uniquement les copropriétaires de ce bâtiment ;
  • Clé ascenseur : répartition particulière lié à un critère d’utilisation de celui-ci ;
  • Etc.
  • Lots : ici, il faut déclarer l’ensemble des lots de la copropriété (appartements, caves, garages, etc.). Pour chaque lot il est nécessaire d’affecter les millièmes (généraux ou spécifiques) correspondant à ce lot indiqués dans l’état descriptif de division. Bien entendu, il faut bien penser à enregistrer ce lot.
  • Copropriétaires : pour chaque copropriétaire, il faut créer une fiche. Ne surtout pas oublier d’enregistrer le solde du copropriétaire en début d’exercice (à nouveau) afin que le logiciel ne reparte pas de 0 € et prenne en compte la situation réelle du copropriétaire vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
 
Attention, une fois les lots et les fiches copropriétaires créés, il est nécessaire de revenir sur la fonction « lot » afin de définir le nom du copropriétaire propriétaire de ce lot. Cette opération doit être ré effectuée en cas de vente impliquant un changement de copropriétaire.
 
  • Syndic : nom du syndic et coordonnées
  • Exercices : il faut ici enregistrer l’exercice en cours (2017 par exemple) sa date de début (le 01 janvier) et de fin (31 décembre)
  • Budget : au niveau de cette fonction, le syndic doit enregistrer le budget prévisionnel et éventuellement le budget travaux si des travaux ont été votés en assemblée générale et font l’objet d’appels de fonds spécifiques.
 
Le budget prévisionnel est détaillé par poste de charges selon la nomenclature comptable réglementaire.
 
Il faut enregistrer le montant prévu sur le poste et la clé de répartition sur laquelle cette charge est répartie.  Il en est de même pour les budgets travaux. Le budget en cours est le budget N, par exemple 2017.
  • Coordonnées bancaires
  1. La réalisation des appels de fonds
Copro-Gestion vous offre la possibilité d’effectuer :
  • Les appels de charges courantes en fonction du budget (appel de 25% par trimestre comme la plupart du temps ils sont votés) ou bien en mode personnalisé (possibilité de choisir le montant et la clé de répartition).
Il y a également la possibilité d’intégrer l’appel de fonds pour fonds travaux dans l’appel de fonds courant, celui-ci devant être appelé selon les mêmes modalités que le budget prévisionnel ;
  • Les appels de provisions travaux  en fonction du calendrier voté en assemblée générale ;
  • Les appels d’avances travaux, avances trésorerie, ou autres avances en fonction du calendrier voté en assemblée générale ;
  • Les appels de restitution d’avances ou de provisions : exemple si l’avance de trésorerie est supérieure à 1/6éme du budget prévisionnel, vous pouvez restituer le différentiel aux copropriétaires, ou bien même annuler une provision travaux suite à une décision d’assemblée générale.   
 
Il faut être vigilant sur la date d’exigibilité des appels de fonds. Il faut saisir la date validée en assemblée générale et non la date à laquelle l’appel de fonds est réalisé. Effectivement, une confusion pourrait avoir un impact sur l’historique du compte du copropriétaire édité en complément de chaque appel de fonds.
 
Par ailleurs, il faut bien valider l’appel de fonds et ne pas le laisser en préparation afin que celui-ci soit pris en compte dans la fiche copropriétaire et son historique de compte.
  1. L’enregistrement des paiements
Pour ce faire, allez sur la synthèse des appels de fonds effectués par le syndic dans laquelle apparaissent le nom des copropriétaires et leur solde respectif.
En cliquant sur « voir » à droite de chaque ligne de copropriétaire, le syndic a accès à la fiche complète du copropriétaire et la possibilité d’enregistrer un règlement au crédit du compte.
  1. Le relevé de situation
Soucieux des difficultés que peuvent rencontrer certains syndics bénévoles ne disposant pas de logiciel comptable, grâce à Copro-Gestion, leur permet d’ avoir une visibilité au jour le jour de la situation des copropriétaires.
 
Ce document a  d’ailleurs une importance capitale, car si une procédure contentieuse est nécessaire, un historique  du compte copropriétaire débiteur depuis l’origine de la dette doit être fourni au tribunal.