Quand le syndic refuse de communiquer à un copropriétaire toutes les pièces justifiant les dépenses

21/06/2019 Dossier conseils

La vérification annuelle des comptes du syndicat représente une étape privilégiée pour tout copropriétaire qui n’est pas au conseil syndical, c’est le seul jour où il peut avoir accès à certains documents de gestion de la copropriété.

Encore faut-il que le syndic se conforme à son obligation légale ! Dans la négative, une alternative judiciaire se révèle envisageable, y compris si l’assemblée générale annuelle s’est tenue entre temps, comme le souligne une décision précieuse d’un tribunal de grande instance.

I. Vérification annuelle des comptes clos du syndicat : objet et modalités d’exercice de ce droit individuel des copropriétaires

L’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que tout copropriétaire peut accéder dans les locaux du syndic, entre la notification de la convocation de l’assemblée générale ordinaire aux copropriétaires et la date de tenue de cette réunion, à l’ensemble des pièces justificatives de l’exercice comptable clos présenté pour approbation.

C’est le syndic qui fixe cette date, qui doit correspondre au minimum à un jour ouvré entre la notification et la date de l’assemblée générale, et doit être mentionnée dans la convocation.

Les textes prévoient un accès non restrictif aux pièces justificatives des dépenses du syndicat, puisque le texte légal indique que cela comprend NOTAMMENT et non exclusivement : les factures, les contrats, etc.

II. Obstruction d’un syndic à communiquer ces pièces le jour J

Dans la pratique, force est de constater les omissions et obstructions des syndics professionnels à cet impératif légal.

C’est par exemple le cas d’un couple détenant des lots dans une résidence en copropriété sise dans les Pyrénées orientales.

Ces personnes n’ayant eu qu’un accès qu’ils ont considérés comme partiel aux pièces justificatives de charges sollicitées auprès du syndic, ont assigné postérieurement à la tenue de celle-ci le syndicat, près le juge des référés du Tribunal de Grande Instance, en vue de sa condamnation, à lui remettre les documents escomptés.

Le juge s’est penché sur deux questions de droit :

            - Est-il possible d’engager un référé et tenir une audience après la tenue de l’assemblée générale, et donc le vote sur les comptes qui ont été soumis à l’approbation ?

Et bien oui, le juge considère que cette action est valable :

 « … Si les demandeurs ne peuvent se prévaloir de l’application de l’article 809 du Code de procédure civile qui vise à faire cesser un trouble manifestement illicite, trouble qui teindrait à la violation de leur droit de communication de pièces, préalable à la tenue des assemblées générales de copropriété, alors que l’assemblée générale devant donner lieu à la communication critiquée s’est déjà tenue, ils restent toutefois recevables à obtenir la communication dont ils disent avoir été privée sur le fondement de l’article 145 du Code de procédure civile, dès lors que l’examen de ces pièces peut en effet leur permettre d’apprécier leur intérêt à agir éventuellement en nullité de l’assemblée générale qui se serait tenue sans que les dispositions de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, aient été respectées… »

Les articles soulevés relèvent du code de procédure civile et non du code de la copropriété.

L’article 809 permet au président, de prescrire en référé les mesures qui s'imposent, pour faire cesser un trouble manifestement illicite. Le refus de communication des pièces prévues par la loi constitue bien ce trouble. Mais malheureusement, cette mise à disposition de documents devait intervenir avant l’assemblée générale, et donc avant l’ordonnance de référé.

Cette communication n’a pas été possible en temps et en heure prévus par la loi, ce qui n’a pas permis au copropriétaire de se décider en toute connaissance sur les comptes qui étaient proposés à l’assemblée générale.

C’est pourquoi le juge des référés s’est appuyé sur l’article 145 du code de procédure civile qui permet à toute personne susceptible d’engager une action judiciaire, d’avoir accès à tout document permettant d’obtenir « la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige » pour étudier la requête.

L’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 autorise effectivement un copropriétaire d’agir en nullité contre une assemblée générale ou une résolution, si le syndic n’a pas respecté une des obligations à sa charge lors d’une assemblée générale.

Quelles sont les pièces qui doivent être communiquées par le syndic ?

Lors de cette audience, le couple copropriétaire sollicitait la communication :

            - de contrats de travaux et maintenance,

            - le contrat d’assurance,

            - la convention de compte

            - le contrat de syndic

            - les avis du conseil syndical

            - les journaux comptables pour contrôler des compensations de soldes interdits par la loi

            - le grand livre.

Le syndicat des copropriétaires a justifié avoir communiqué le contrat de syndic et la convention d’honoraires, ainsi que la convention de compte bancaire, au cours de la procédure.

Il a expliqué ne pas vouloir communiquer les contrats de maintenances qui n’ont pas fait l’objet d’une résolution et n’ont donc pas été choisis par l’assemblée générale.

Dans ses motifs, le juge des référés considère que

« le syndic n’étant pas tenu de présenter la comptabilité et les pièces comptables des exercices antérieurs déjà soumis aux assemblées générales précédentes, les époux S ne sauraient obtenir la communication de tels documents en se prévalant de la violation de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965…/…

de même leur demande de pièces ou explications relatives à certaines écritures comptables ne relèvent pas du droit de communication dont ils se prévalent. ».

Puis il va dans le sens de la demande des copropriétaires :

« il convient d’ordonner au syndicat de la copropriété, représenté par son syndic de communiquer aux époux S. : le contrat d’assurance en cours, tous les contrats et éventuellement avenants de maintenance ou d’entretien…les avis et décision du conseil syndical… toutes les factures de travaux payées durant l’exercice…ainsi que le contrat d’assurance dommage-ouvrage en cours, et ce, dans les 15 jours de la signification de la présente décision sous astreinte de 150 € par jour de retard pendant un délai de trois mois passé lequel il pourra être de nouveau fait droit. »

Le président du tribunal de grande instance a donc bien séparé les pièces de gestion auxquelles tout copropriétaire qui en fait la demande peut avoir accès (tout contrat en cours : maintenance et travaux) des autres que le syndic n’a pas à leur communiquer  (les documents purement comptables).

Le syndic doit donc donner suite aux demandes formulées expressément par un copropriétaire de pièces justificatives des dépenses de l’exercice clos, afin de ne pas exposer le syndicat à une décision judiciaire sous astreinte, même après la tenue de l’assemblée générale.

Mots clés associés

article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965
relevé des dépenses
syndics - obstruction