Une confirmation de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) que le syndic doit remettre au conseil syndical la feuille de présence

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27/11/2018

Une confirmation de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) que le syndic doit remettre au conseil syndical la feuille de présence

 
 
Nous avons publié récemment un article concernant le nouvel argument des syndics pour refuser de remettre au conseil syndical la feuille de présence.
 
Pour cela, ils invoquent la nouvelle réglementation générale sur la protection des données qui selon eux interdit de remettre la feuille de présence dans laquelle figurent les coordonnées et l’adresse des copropriétaires.
 
Nous avons donc saisi la CNIL afin de vérifier s’il s’agissait d’une info ou bien d’une intox afin notamment d’éviter que le président du conseil syndical puisse convoquer une assemblée générale en cas de carence du syndic (voir article : https://arc-copro.fr/documentation/larc-saisit-la-commission-nationale-informatique-et-libertes-cnil-sur-le-refus-des).
 
En date du 7 novembre dernier, nous avons obtenu une réponse très claire de la CNIL qui bien entendu met en échec l’argumentation des syndics.
 
Avant de la présenter, expliquons la démonstration juridique très intéressante indiquée par la CNIL.

I. Un refus qui ne peut pas aller à l’encontre d’une disposition légale ou réglementaire

Le Règlement Générale sur la Protection des Données (RGPD) émane de la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, relative à la protection des données qui vient modifier la loi 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’Information aux Fichiers et aux Libertés.
 
Le chapitre II du RGPD qui s’intitule Licéité du traitement  prévoit une disposition très claire à l’article 6 qui précise que « le traitement n’est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivante est remplie : […] le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ; […] ».
 
Autrement dit, le responsable du traitement qui est le syndic est tenu de remettre la feuille de présence au conseil syndical puisque cela émane d’une obligation légale.
 
En effet, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 donne bien un droit au conseil syndical de réclamer au syndic les annexes du procès-verbal dans lesquelles figure la feuille de présence.
 
Eureka !

II. Une réponse officielle de la CNIL qui est claire sur l’usage des données des copropriétaires

La CNIL a répondu de façon très claire à deux interrogations.
 
Tout d’abord, elle a précisé que le syndic ne peut pas refuser la remise de la feuille de présence.
 
Voici donc l’extrait du courrier :
 
Puis ensuite, elle a affirmé que le syndic ne pouvait pas utiliser la base de données des copropriétaires de manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elle a été collectée notamment à des fins de prospection commerciale.
 
Voici donc l’autre extrait du courrier :
 
 
 
Le syndic doit donc remettre la feuille de présence au conseil syndical et non aux sociétés avec qui il travaille.
 
Cela pose donc la question du transfert des données des copropriétaires à des sociétés tierces pour par exemple gérer la convocation aux assemblées générales.
 
A vouloir jouer au juriste de bas étage, on a l’armoire qui nous tombe sur la tête.
 
A suivre de très près.