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Décidément, il y a des abus si invraisemblables qu’ils sont à peine crédibles.

On se demande s’il s’agit d’une caméra cachée ou bien d’un test des syndics pour vérifier la crédulité des conseillers syndicaux.

Le seul problème pour les syndics c’est que le conseil syndical - surtout lorsqu’il est adhérent à l’ARC - est extrêmement vigilant et même bien souvent mieux informé que les professionnels eux-mêmes.

Voyons donc un abus inadmissible et honteux du cabinet PROACT’IMM concernant la facturation illégale au sujet de l’immatriculation des copropriétés.

Mais avant, reprécisons les modalités de facturation en la matière.

I. Une facturation unitaire pour procéder à l’immatriculation initiale des copropriétés

La loi ALUR a prévu une immatriculation progressive des copropriétés en fonction du nombre de lots.

Voici l’échéancier :

• Pour les copropriétés de plus de 200 lots : 31 décembre 2016
• Pour les copropriétés de 50 lots jusqu’à 200 lots : 31 décembre 2017
• Pour les copropriétés jusqu’à 50 lots : 31 décembre 2018

Ainsi, les syndics sont censés réaliser pour les copropriétés qu’ils gèrent une immatriculation initiale auprès de l’ANAH via un site internet dédié.

Le décret du 26 mars 2015 a donné une possibilité pour le syndic de facturer cette prestation l’année durant laquelle il réalise cette tâche.

Or, comme vous allez le constater, le cabinet PROACT’IMM a sûrement cru que les pouvoirs publics lui avait donné un ticket de loterie, gagnant à tous les coups.

II. Une facturation annuelle de l’immatriculation de la copropriété

Voici les factures incroyables relevées par un conseiller syndical sur les comptes de sa copropriété.

Attention, âmes sensibles s’abstenir :

• 08/06/15 : prestation de l’immatriculation initiale des copropriétés : 100 euros
• 29/08/16 : immatriculation copropriété à l’ANAH : 300 euros

C’est tout ? Mais non !

• 24/02/17 : immatriculation copropriété à l’ANAH : 400 euros

Incroyable ! Alors que l’immatriculation initiale ne se fait par définition qu’une seule fois, ce syndic en est à sa troisième facturation et sûrement qu’en 2018, si l’ARC n’était pas intervenue, il aurait continué à facturer.

Le pire, c’est que ce syndic augmente chaque année le tarif de sa prestation.... Sûrement comme le bon vin.

Nous allons donc saisir la DGCCRF en espérant que des sanctions lourdes seront prises.

En parallèle, nous allons adresser ce grave abus à l’Anah, et surtout au gouvernement sachant qu’il souhaite réformer la loi sur la copropriété et qu’à ce titre, il serait intéressant qu’il commence par une sérieuse réforme du métier de syndic, comme nous le défendons déjà ( voir :http://arc-copro.fr/documentation/pourquoi-larc-juge-necessaire-de-reformer-le-statut-du-syndic-professionnel  www.arc-copro.com/ki1c).

La copropriété s’en porterait sûrement bien mieux !

En octobre dernier, nous avons diffusé un abus numéro 4296 www.arc-copro.com/9xv6   émanant du cabinet Foncia Immobilias, qui est particulièrement redoutable.

Il consistait à imputer des honoraires plus élevés déterminés à partir du nouveau contrat entré en vigueur au cours de l'exercice, sauf que l’applicabilité faite est … rétroactive.

Nous expliquions que cela était illégal, car un contrat de mandat ne pouvait avoir d'effet qu'à partir de la date où il est souscrit, et non sur une période antérieure.

Cette position a été confirmée à plusieurs reprises par une jurisprudence constante.

Malgré cela, le cabinet Foncia Immobilias a procédé à une imputation rétroactive de ses honoraires, prélevant indûment la « coquette » somme de 2970 €.

Il semble que cette pratique se généralise dans les cabinets du groupe Foncia puisque l'association UFC-Que Choisir a épinglé à son tour le cabinet Foncia Masséna, l'obligeant à rembourser le trop-perçu indûment prélevé.

I. Le cabinet Foncia Masséna qui procède à une régularisation

Voici l'article que l'on peut lire dans la revue Que choisir de décembre 2017 en page 65 :

« Un copropriétaire a saisi l’UFC-Que Choisir de Marseille à la suite d’honoraires de syndic facturés par Foncia Masséna (Nice) de manière rétroactive, sur l’exercice comptable en cours. Ainsi, pour un mandat courant du 2 juin 2016 au 1^er juin 2017, la société de gestion immobilière a appliqué, pour la période du 2 juin au 31 décembre 2016, les honoraires votés par l’assemblée générale du 2 juin 2017. Or, la « nouvelle » rémunération n’est applicable qu’au nouveau mandat : ces deux éléments sont indissociables et prennent effet à la date décidée par l’assemblée. Il ne peut donc y avoir une rétroactivité sur un mandat échu. Suite à la contestation de l’adhérent, le directeur général adjoint copropriété de Foncia Masséna a rétorqué que ce procédé serait une « application de la loi ALUR », la loi sur l’accès au logement et un urbanisme rénové promulguée le 24 mars 2014. Ce texte encadre notamment les honoraires de syndic. Le professionnel ajoute que « sur le fond [...] d’un point de vue strictement contractuel, il peut y avoir débat ». Cette communication désastreuse a vite été désavouée par le président de Foncia Masséna, qui a procédé à une régularisation dans les jours qui ont suivi. L’association locale invite les copropriétaires à la vigilance et rappelle que la rétroactivité des honoraires, illégale, doit être contestée à chaque fois qu’elle est pratiquée. »

II. Comment réagir ?

Souvent lorsqu’on constate un premier abus ou une irrégularité émanant d’un des cabinets du groupe Foncia, et que la même situation se reproduit dans d'autres agences, il est fort probable que cela soit la conséquence d'une consigne donnée par le groupe.

Cela implique donc une vigilance accrue des conseils syndicaux gérés par un cabinet FONCIA.

Pour cela, ils devront procéder par étape :

1. Reprendre les procès-verbaux élisant leur syndic afin de vérifier les honoraires votés.
2. Vérifier la concordance du montant avec ce qui est porté au contrat.
3. En cas de contrats successifs qui entrent en vigueur au cours d’un même exercice, identifier la date de prise d’effet et de fin de chacun d’eux.
4. Déterminer sur l’exercice la durée du premier contrat ainsi que celle du second afin d’être en mesure de calculer les honoraires que le syndic est en droit de percevoir.
5. Identifier dans le grand livre le compte « 621- honoraires syndic » afin de contrôler qu’il a prélevé les bons honoraires.

Dans le cas contraire, demander la régularisation des sommes indûment prélevées et, en cas de défaut de réaction du syndic, saisir l’ARC pour engagement d’une action.

CITYA SAVOIE recrute en décembre 2016 un gardien d’immeuble catégorie B logé pour un syndicat de copropriété dont il est le syndic.

Recruter le personnel du syndic relève de sa compétence puisqu’en application de l’article 31 du décret du 17 mars 1967, il assure la gestion du contrat de travail ainsi que l’embauche, dans la mesure où le poste ainsi que la catégorie d'emploi ont été votés par l'assemblée générale.

I Les deux erreurs grossières commises par  CITYA SAVOIE

Ce recrutement est effectué en décembre 2016 et viole pas moins de deux dispositions plus ou moins récentes concernant les gardiens et employés d’immeubles.

1. Recrutement effectué en violation de la nouvelle classification des emplois ( article 21 de  la convention collective )

Le syndic CITYA SAVOIE indique dans le contrat de travail que le salarié est embauché sous le coefficient 275 qui est un ancien coefficient disparu depuis mars 2016, sans indiquer concomitamment le nouveau coefficient issu de la nouvelle classification.

Cette nouvelle classification est définie par l’avenant N° 86 du 12 février 2015 étendu c’est-à-dire rendu obligatoire par arrêté du 2 novembre 2015 et intégré dans l’art 21 de la convention collective des gardiens et employés d’immeubles

Depuis le 1er mars 2016, le coefficient hiérarchique est composé d’un nombre de points (entre 580 et 705) qui sont calculés à la suite d’une pesée de poste effectuée au travers d’une grille de six critères : relationnel, compétences techniques, compétences administratives, formation, autonomie, supervision. Chacun de ces critères est décomposés en 5 échelons attribuant des points qui s’additionnent.

Le coefficient hiérarchique est fondamental puisqu’il détermine le montant du salaire conventionnel à appliquer (nombre de points X par la valeur du point).

Les syndics devaient donc effectuer cette pesée au plus tard avant le 1^er mars 2016, bien que la valeur du point n’ait pas encore été communiquée. En effet, l’arrêté d’extension n’est paru que le 6 mai 2017 au journal officiel, applicable impérativement sur les bulletins de salaire à partir du 1er  juin 2017.

En attendant cette date, le syndic utilisait toujours l’ancienne classification pour calculer le salaire, mais pour toute nouvelle embauche, il devait intégrer dans le contrat de travail la nouvelle classification.

Comme cette pesée des postes n’a pas été effectuée lors de l’embauche en décembre 2016, ni plus tard, CITYA SAVOIE ne peut pas calculer la rémunération en fonction de ce nouveau coefficient à partir du 1^er juin 2017.

Cette erreur grossière est difficilement compréhensible puisqu’elle est touche à la structure même du salaire du gardien.

2. Recrutement effectué en violation des règles sur la réduction de l’amplitude horaire

L’amplitude horaire est le temps de présence du gardien sur la copropriété soit en train de réaliser des UV de taches soit en permanence de jour.

Le contrat de travail indique une amplitude horaire de 49H30.

Or cette amplitude horaire est passée de 50H00 à 47H30 par semaine suite à la publication de l’avenant N° 84 du 23 mai 2014, applicable à compter du 26 novembre 2014.

Là encore, la faute grossière commise par CITYA SAVOIE sur l’amplitude horaire d’un gardien démontre une carence importante dans le recrutement du gardien.

II Les conséquences des erreurs de CITYA SAVOIE

Vis-à-vis du gardien :

Il appartient donc au syndic de régulariser sans délai la situation qui cause un préjudice au gardien, il devra donc rédiger un avenant au contrat de travail qui intégrera:

•  une pesée du poste permettant l’attribution d’un nombre de points qui constitue le coefficient hiérarchique et la régularisation des bulletins de salaire depuis juin 2017
• Une amplitude horaire ramenée à 47H30.

Il devra aussi régler les conséquences financières du dépassement de l’amplitude horaire en versant les indemnités compensatrices pour non respect de l’amplitude, avec les charges sociales afférentes. A cela se rajoutera la régularisation du salaire depuis juin 2017, si la pesée des postes conduit à son augmentation.

Vis-à-vis du syndicat des copropriétaires :

Le syndicat est l’employeur du gardien : c’est donc lui à qui il incombe de procéder à cette régularisation.

Toutefois ce paiement qui constitue un préjudice financier pour le syndicat des copropriétaires provient bien de la seule carence du syndic dans l’établissement du contrat de travail du gardien.

Le syndic a donc engagé sa responsabilité contractuelle vis-à-vis du syndicat.

Au ce titre, il devra donc rembourser l’intégralité de ces sommes.

A défaut, en cas de résistance du syndic, le conseil syndical le mettra en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception de rembourser ces sommes.

A défaut, il faudra saisir la compagnie d’assurance qui couvre la responsabilité civile du syndic.

Nous avons publié plusieurs articles relatifs aux tarifs inadmissibles concernant l’immatriculation initiale des copropriétés.

C’est simple : les syndics abusent de leur monopole pour facturer cette prestation à des tarifs indécents.

Les records sont atteints par FONCIA avec un coût de 1410 euros pour les copropriétés de plus de 200 lots et par LOISELET & DAIGREMONT avec un tarif de 9,90 euros par lot (avec un minimum de 500 euros) pouvant donc facturer pour une copropriété de 1000 lots la modique somme de 9900 euros.

Sûrement suite à nos multiples articles et à la réaction virulente mais justifiée des conseillers syndicaux réclamant une baisse des tarifs, FONCIA FABRE GIBERT s’est senti contraint de « calmer le jeu » en présentant dans l’ordre du jour des explications que nous qualifions de plaisanteries.

I. Les arguties du cabinet FONCIA FABRE GIBERT

Voici donc le point d’information indiqué dans la convocation d’assemblée générale éditée par ce syndic :

Respirons, et expliquons une nouvelle fois pourquoi il s’agit encore de poudre de perlimpinpin envoyée aux yeux de gens crédules.

II. Des affirmations qui ne tiennent pas la route

Nous avons déjà publié la réponse de l’Anah, chargée du registre des copropriétés et qui a clairement indiqué que cette opération ne prenait pas plus d’une demi-heure (30 minutes maximum : une confirmation des services de l’État en charge de l’immatriculation initiale des copropriétés).

Nous avons aussi publié un autre article (Immatriculation initiale des copropriétés, les masques tombent officiellement : une minute, pas plus !) dans lequel nous reprenions les propos de la société leader dans les logiciels des métiers d’administration de biens qui affirmait qu’avec son interface, cette tâche pouvait prendre moins d’une minute et, en tout état de cause, moins d’un quart d’heure.

Et le pire… c’est que ce logiciel est justement celui que le groupe Foncia utilise.

Mais allons encore plus loin, afin de vérifier les « nombreuses et complexes » informations à indiquer par le syndic en matière « d’identification, de mode de gouvernance, d’éventuelles procédures, de comptes annuels »...

Pour cela, reprenons l’arrêté du 10 octobre 2016 qui définit les données à renseigner.

Dans l’annexe 4 de ce décret sont indiquées les informations à fournir pour que la copropriété puisse être immatriculée.  Chaque champ à remplir est limité en caractère :

• Le premier tableau concerne les coordonnées de la copropriété. A l’exception de son nom, qui peut aller jusqu’à 50 caractères, l’ensemble des autres informations vont de 1 à 14 caractères. Pour le moment, rien de compliqué.

Poursuivons :

• Le deuxième tableau concerne les procédures administratives et judiciaires. Pour le coup, il ne faut mettre que des dates en indiquant le jour, le mois et l’année. C’est tout !

• Le troisième tableau, concerne les données financières. Là aussi, il y a 12 caractères maximum à indiquer. Ce n’est donc pas si terrible ! 

• Le quatrième tableau précise les données techniques. Il suffit de répondre par oui ou par non, ou de choisir une date.

• Et enfin, le cinquième tableau, dans lequel doit être mentionnée la date de début et de fin d’exercice comptable. Et …point final !

C’est effectivement très, très, très, ardu, justifiant la « mise en place de moyens humains et techniques tout à fait considérables ».

Le pire, c’est que ce syndic essaye de nous rassurer en indiquant que les mises à jour n’entraîneront pas d’honoraires supplémentaires, tout en omettant de nous préciser ce qu’il en est de l’ augmentation de ses honoraires de base...

Si les dénonciations des contrats de mandat de syndics professionnels par l’ARC peuvent paraitre quelques fois rébarbatives et redondantes, elles n’en demeurent pas moins formatrices et révélatrices de la poursuite des pratiques irrégulières et abusives, malgré un décret de 2015 supposé éradiquer les mauvaises pratiques, comme l’atteste le contrat 2017 du cabinet francilien GRILLAT.

I. Les clauses litigieuses 

La proposition du contrat de syndic 2017 du Cabinet GRILLAT :

- ne définit pas explicitement la durée de son mandat :

On sait quand commence le contrat : le jour de l’assemblée, mais pour ce qui est de sa date d’échéance, c’est incompréhensible, donc illégal.

Ce contrat :

- ne comprend pas de pénalités en cas de remise tardive de la fiche synthétique aux copropriétaires.

- exclut la rédaction d’un rapport écrit lors de la visite de l’immeuble. Cette visite sera faite par un architecte et pas par le syndic.

- fixe une revalorisation de ses honoraires au 1^er jour de l’année civile.

- propose un extranet avec des relevés périodiques du compte bancaire émis par l’établissement financier dépositaire, par copropriétaire.

Il faut espérer que cette rédaction ne doit pas se comprendre comme seuls les relevés bancaires seront en ligne. Et qu’ils seront accessibles à tous les copropriétaires, ce qui n’est pas prévu par la loi.

- n’entend renégocier les contrats du syndicat que tous les trois ans et uniquement en cas de nécessité.

Le syndic doit pourtant renégocier tous les contrats du syndicat à leur échéance (rarement triennale) selon l’annexe du décret du 26 mars 2015 ;

- propose un service d’intervention d’urgence sur l’immeuble (en dehors des heures ouvrables) à la diligence du conseil syndical.

Le conseil syndical n’a pourtant pas de pouvoir décisionnaire, en dehors d’une habilitation de l’assemblée générale à la majorité des voix du syndicat sur un objet déterminé (art. 25 alinéa a de la loi du 10 juillet 1965) ;

- veut faire supporter au syndicat des honoraires supplémentaires pour les prestations suivantes :

• la gestion de son personnel, notamment l’établissement de l’avenant au contrat de travail, le traitement de ses congés et arrêt maladie.
• appel de fonds exceptionnels,
• démarches administratives dont le dépôt de plainte,
• gestions des chèques impayés ou non signés,
• et d’une manière plus générale toute prestation exceptionnelle non prévue au contrat

Ces prestations relèvent pourtant de ses honoraires de gestion courante (forfait de base) selon le décret du 26 mars 2015.

- souhaite facturer des honoraires au titre d’un « pré état daté » en cas de mutation à titre onéreux d’un lot.

A la lecture de ce contrat, nous pouvons donc en conclure que les syndics cherchent toujours comment faire payer plus par les copropriétés, même si ces mentions dans leur contrat sont illégales.

II. Incidences et solution

A. Incidences

Le syndicat ne doit pas ignorer, les conséquences possibles des clauses :

- irrégulières, à savoir la faculté pour tout copropriétaire opposant ou défaillant de requérir judiciairement, dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic, la nullité de son mandat (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965) ;

- abusives, c’est-à-dire des frais excessifs, qu’il aurait pu négocier, au plus tard au cours de l’assemblée générale, avant de délibérer sur l’élection du syndic, selon son contrat, ce qui forme un tout indivisible,  (Cass 3^e civ. 8 octobre 2008, n° 07 – 15730).

Autrement dit, lorsque le syndicat désigne son syndic, il approuve par la même occasion, ses honoraires de gestion courante et particulière. Le syndic jouit alors de la faculté de leur opposer des sommes disproportionnées stipulées dans son contrat de mandat.

B. La solution

Comme nous le soulignons régulièrement (www.arc-copro.com/tch5 abus Compoint) à de nombreuses reprises, il importe au conseil syndical de solliciter le plus tôt possible la nouvelle proposition de contrat de mandat de syndic, en vue de son analyse minutieuse, destinée à écarter les clauses irrégulières et négocier les honoraires abusifs.

Cette opération peut intervenir au plus tard, avant la mise au vote de la nomination du syndic en assemblée générale par le président de séance, dans le cadre de son pouvoir d’amendement.

Un nouvel exemple d’un contrat de mandat :

- prétendument « conforme à la loi du 10 juillet 1965, ses décrets du 17 mars 1967 et du 26 mars 2015 », comme prend soin de le souligner le Cabinet GRILLAT en première page de sa proposition 2017 ;

On comprend l’importance de procéder à une étude exhaustive anticipée de la convention proposée par le syndic, en s’appuyant sur l’expertise de l’ARC (articles, guides, consultations juridiques) et d’exiger du syndic les rectifications adéquates lors de la réunion du conseil syndical préparatoire de l’assemblée générale annuelle ou au plus tard lors de cette réunion du syndicat, avant de se prononcer sur son élection.