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DOSSIER DU MOIS DE DECEMBRE 2020 : Nouvelle «ordonnance copropriété» suite aux nouvelles mesures de confinement

Compte tenu de la nouvelle période d’état d’urgence sanitaire promulguée le 17 octobre 2020 jusqu’au 16 février 2021, de nouvelles mesures de confinement ont été imposées. Le 30 octobre dernier le gouvernement a obtenu des parlementaires une habilitation pour prendre par voie d’ordonnance, de nouvelles dispositions dérogatoires en matière de droit de la copropriété.  

Celle-ci fait suite à l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 qui a été elle-même modifiée par l’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020.

Une nouvelle ordonnance n°2020-1400 du  18 novembre 2020 a actualisé plusieurs dispositions dérogatoires issues des précédentes ordonnances, concernant les mandats de syndic et du conseil syndical, ainsi que les possibilités de tenue d’assemblée générale uniquement par correspondance.

I. Les prolongations des mandats de syndic et du conseil syndical

L’ordonnance du 20 mai 2020 a précisé que les contrats de syndic qui ont expiré entre le 12 mars et le 23 juillet inclus bénéficiaient de droit d’une prolongation de leur mandat qui peut aller jusqu’au 31 janvier 2021.

La nouvelle ordonnance du 18 novembre 2020 a prévu dans son article 8 une nouvelle période, dans laquelle les contrats qui arrivaient à échéance seraient de droits prolongés.

Ainsi, « les contrats de mandat arrivés à échéance entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus sont renouvelés dans les mêmes termes, jusqu’à la prise d’effet d’un nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient au plus tard au 31 janvier 2021 ».

decembre

« La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les mêmes termes du contrat qui expire ou a expiré au prorata de la durée de son renouvellement. »

Cette nouvelle disposition apporte plusieurs informations importantes.

Avant de les indiquer, il faut préciser que les contrats de syndic qui sont arrivés à échéance entre le 24 juillet et le 28 octobre 2020 inclus ne bénéficient pas de disposition dérogatoire, impliquant que s’ils sont arrivés à échéance sans renouvellement de mandat, la copropriété se retrouve sans syndic.

De plus, les assemblées générales qui se sont tenues avant la publication de cette ordonnance, soit le 19 novembre 2020 ne sont pas concernées par cette disposition dérogatoire.

En ce qui concerne les nouvelles mesures, il faut être attentif à plusieurs subtilités.

Tout d’abord, les contrats sont renouvelés dans les mêmes termes, impliquant que le syndic ne peut en aucun cas modifier les honoraires du forfait de base, ainsi que les tarifs des prestations complémentaires, supplémentaires ou privatives.

De plus, bien que le contrat soit renouvelé la facturation des honoraires de base ne devra pas se faire sur l’intégralité de la durée du mandat, mais bien au prorata de sa prolongation, qui doit prendre fin soit au maximum au 31 janvier 2021, soit par la prise d’effet d’un nouveau contrat voté par les copropriétaires au cours de l’assemblée générale.

Il faut être attentif à la rédaction de cette disposition qui précise que la prise d’effet du nouveau contrat doit intervenir au plus tard au 31 janvier 2021.

Par conséquent, la fin de la prolongation dérogatoire du contrat du syndic en place n’est pas forcément la date de la tenue de l’assemblée générale amenée à élire un nouveau syndic, mais bien la prise d’effet du nouveau contrat validé par l’assemblée générale.

Autrement dit, l’assemblée générale peut se tenir au cours du mois de décembre tout en laissant perdurer la prolongation du contrat du syndic en place jusqu’au 31 janvier 2021.

Cette notion est importante, car de nombreux syndics vont essayer d’inciter, voire d’imposer que leur nouveau contrat prendra effet non pas un jour franc après la tenue de l’assemblée générale, mais à compter du 1er février 2021.

Leur objectif est de gagner du temps sur leur mandat, entraînant une prolongation de leurs honoraires.

Le conseil syndical ne devra pas se fourvoyer, en prévoyant dans la résolution relative à la désignation du syndic que le nouveau contrat prendra effet un jour franc après la tenue de l’assemblée générale comme le prévoit l’article 18 chapitre VII de la loi du 10 juillet 1965 et non à la date butoir du 31 janvier 2021.

Ce même article prévoit également que les mandats des conseillers syndicaux qui expirent ou ont expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, se prolongent de droits jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires, qui doit se tenir au plus tard au 31 janvier 2021.

Il est intéressant de noter que le renouvellement du mandat des conseillers syndicaux est de facto conditionné par la tenue d’une assemblée générale.

Autrement dit, si l’assemblée générale se tient le 6 janvier 2021, les mandats des conseillers syndicaux, qui ont bénéficié de la prolongation de leur mandat, prendront fin à cette date, sachant qu’au cours de cette réunion une nouvelle élection des membres du conseil syndical doit être prévue.

II. Les mesures dérogatoires en matière de tenue d’assemblée générale

Cette même ordonnance a actualisé les dispositions dérogatoires prévues initialement dans l’ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 en matière de tenue d’assemblée générale uniquement par correspondance.

Jusqu’au 1er avril 2021, le syndic peut seul décider d’imposer que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique, mais uniquement par visioconférence et par vote par correspondance ou uniquement par correspondance. 

En effet, l’option du vote par correspondance n’est envisageable que « lorsque le recours de la visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible. »

Par ailleurs, il s’agit bien d’une possibilité ouverte au syndic et non pas d’une exigence, impliquant que si les conditions sanitaires le permettent - d’ici le 1er avril 2021- le syndic avec le conseil syndical peuvent convenir de tenir l’assemblée générale, en combinant du présentiel et du distanciel ainsi que le vote par correspondance.

Est également maintenue jusqu’au 1er avril 2021 la dérogation qui permet à un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, si le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excèdent pas 15% des voix du syndicat des copropriétaires. Pour mémoire, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 fixe le seuil à 10%.

De plus, pour les assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, « le syndic peut, à tout moment, informer les copropriétaires par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ».

Cette nouvelle écriture corrige la disposition précédente qui permettait au syndic d’user de cette procédure, mais uniquement s’il disposait encore d’un délai de 15 jours avant la date de la tenue de l’assemblée générale.

Cette exigence est à présent levée, impliquant que le syndic peut « du jour au lendemain » substituer l’assemblée générale qui devait se tenir en présentiel uniquement via le vote par correspondance.

Néanmoins, dans ce cas le syndic doit envoyer un courrier d’information aux copropriétaires qui fixe un nouveau délai de réception des formulaires de vote par correspondance, qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la réception de ce courrier. Un exemplaire du formulaire de vote par correspondance est joint au courrier d’information.

Là aussi, il faut retenir deux éléments importants.

Tout d’abord, le syndic n’a pas à notifier cette information, mais doit tout de même établir avec certitude la date de réception de cette information, impliquant au minimum l’envoi d’un courrier avec suivi.

Par ailleurs, il ne s’agit pas d’une reconvocation, mais bien d’un report de date de tenue d’assemblée générale, impliquant qu’il ne soit pas nécessaire de notifier une nouvelle fois la convocation ni les pièces jointes.

 

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ordonnance copropriété
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ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020
ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020

ABUS DE LA SEMAINE N° 4698 : Comment la société Matera essaie de passer en force au détriment des dispositions légales et règlementaires

Nous avons publié plusieurs articles concernant la start-up Matera, en mettant en évidence ses pratiques commerciales, mais aussi la confusion dans son offre de prestations de service.

À présent, nous allons mettre en exergue comment cette solution qui est présentée comme une assistance aux syndics bénévoles ou aux syndicats coopératifs, peut en définitive mettre en difficulté le syndic ou pire la copropriété.

Pour cela, avant de présenter le procès-verbal élaboré par la société Matera au nom du syndic, nous allons expliquer comment il procède et surtout pourquoi cela est illégal.

I. Une résolution illégale

L’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise que seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote délibératif.

Dans la convocation d’assemblée générale élaborée initialement par Foncia seine ouest, on retrouve au point 4 la question de la désignation de ce syndic, ainsi que comme l’exige l’article 11 du décret du 17 mars 1967, son contrat qui est à joint l’ordre du jour.

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Et pourtant, en analysant le procès-verbal, on s’aperçoit d’une part que FONCIA n’a pas été désigné, d’autre part l’apparition d’une nouvelle question n°5, qui ne figurait pas dans la convocation de l’assemblée générale et qui a donc été insérée illégalement dans le procès-verbal.

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Sur celle-ci sont prévues trois résolutions qui auraient dû faire l’objet de trois questions différentes.

En effet,  l’assemblée générale décide :

  1.  d’opter pour le mode coopératif,
  2.  que le conseil syndical bénéficie de l’offre de service de Matera
  3.  que le président du conseil syndical endosse le rôle de syndic de la copropriété.

Ainsi, en toute illégalité, une nouvelle forme de gestion, la validation d’un contrat de service sans que le contrat soit joint à l’ordre du jour et la désignation d’un nouveau président syndic ont été votées en assemblée générale.

Tout cela sans qu’aucune des trois questions n’aient été inscrites à l’ordre du jour.

Il est clair que cette résolution multifacette peut faire l’objet d’une contestation judiciaire qui entrainera sa nullité, puisque ni les questions ni les résolutions ni le contrat de prestations ne figuraient dans la convocation d’assemblée générale.

II. La partie belle pour la société Matera

Bravo à l’équipe Matera ! Voilà comment récupérer une copropriété sans endosser la responsabilité de ses actes.

Et pour cause, Matera ne vient qu’en soutien du conseil syndical qui agit dans le cadre d’un syndicat coopératif, impliquant que la responsabilité de cette société ne sera pas directement engagée en cas de résolution annulée judiciairement.

Pire, même si cela était le cas, le syndicat des copropriétaires se retrouverait sans syndic, mais resterait tout de même tenu par le contrat signé avec Matera, puisqu’à la date de la signature le président syndic disposait bien d’un mandat.

Eh oui, c’est aussi ça la solution Matera : une solution à la limite des concepts et de la légalité : syndic, mais pas syndic, légal, mais pas trop,  avec de l’humour mais pas trop quand même.

La vigilance est donc de mise.

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Désignation du syndic
Adoption forme coopérative
Assemblée générale

Le 12eme salon indépendant de la copropriété de l’arc vient de se tenir selon une formule digitale 100% numérique

Ce salon organisé pour la douzième année consécutive ne s’est pas tenu en présentiel cette année du fait de la situation de crise générée par la pandémie du COVID19.

Afin de satisfaire l’attente de nos adhérents qui sont très attachés à ce rendez-vous annuel, nous avons proposé à la place la participation à un salon numérique qui s’est tenu du lundi 16 novembre après-midi au vendredi 20 novembre 2020 matin via le site www.salon-numerique-arc.fr .

Nous avons préparé depuis juillet cette formule innovante et avant-gardiste qui visait à donner l’impression aux visiteurs du site de déambuler au sein de l’Espace Charenton (où se tient habituellement le salon en présentiel) pour se rendre vers :

  • les salles de conférence, d’atelier et de débat ;
  • la librairie ;
  • la soixantaine de stands des services de l'ARC et des exposants.

A partir de la page d’accueil, les visiteurs du site, qu’ils soient adhérents ou non adhérents (le salon étant ouvert à tout le monde), avaient le choix d’accéder :

  • à l’accueil général du salon ;
  • directement à une conférence, un atelier ou un débat en cours d’animation ;
  • à la librairie numérique de l’ARC ou au service des adhésions ;
  • aux deux villages regroupant respectivement les stands tenus par les services de l’ARC et par les exposants partenaires de cette opération regroupés par domaine d’activités.

En cliquant sur l’icône d’un stand, les visiteurs pouvaient accéder à un « menu à la carte » proposé par l’exposant :

  • accès au site internet de l’exposant ;
  • accès au service de consultation en ligne en fonction des vacations de permanence programmées ;
  • possibilité de renseigner une fiche contact pour être rappelé par l’exposant ;
  • accès à l’atelier en cours d’animation par l’exposant ;
  • accès à une vidéo si elle n’est pas accessible via son site internet.

Attention : ce site restera accessible jusqu’au prochain salon de l’ARC. Les visiteurs pourront ainsi consulter les stands des exposants et les solliciter  à partir des informations du contact affichées sur le site.

Le bilan du salon

Nous avons constaté plus de 15 000 visites avec des pics de fréquentation pour les conférences, les débats et les ateliers. C’est 3 à 5 fois plus qu’à l’occasion des salons tenus en présentiel.

Ce ne sont pas moins de 7 conférences, 7 débats d’expert et 66 ateliers thématiques qui ont été programmés pendant les 4 journées du salon.

Certes, il était impossible pour les adhérents de se démultiplier pour suivre toutes ces sessions, même s’il était plus facile qu’en présentiel d’aller d’une salle à une autre. Cependant, il faut mettre en exergue que toutes ces présentations ont été enregistrées ce qui va nous permettre de « capitaliser » sur les 80 vidéos à notre disposition pour que nos adhérents collectifs puissent les consulter ainsi que les supports des présentations à partir du 1er décembre 2020 sur site du salon historique www.salon-copropriete-arc.fr en toute sérénité.

La librairie du salon

Autre innovation, en cliquant sur le stand de la librairie numérique, les visiteurs du salon pouvaient commander des guides et procéder à leur règlement en ligne pour une livraison au format numérique ou au format papier.

Ils avaient ainsi accès à la dizaine de guides nouveaux ou actualisés publiés par l’ARC en 2020 et, comme lors du salon présentiel, au Guide Vert de l’Assistance Technique des Responsables de Copropriété, certes au format numérique mais toujours gratuit. Et pour les adhérents collectifs, la possibilité de récupérer gratuitement le guide sur le rechargement des véhicules électriques en copropriété.

Attention : la possibilité de commander des guides via la librairie numérique du salon et de les recevoir immédiatement au format numérique ne sera offerte que jusqu’à la fin novembre seulement. Au-delà, vous devrez le faire via le service Librairie du site de l’ARC www.arc-copro.fr .  

Nos prochains rendez-vous

Nous allons continuer à animer des webinaires tout au long de l’année 2021 en fonction des actualités législatives et règlementaires concernant la gestion des copropriétés.

De plus, d’ici notre prochain salon annuel, nous animerons des colloques et des journées écolières en présentiel, distanciel ou mixte.

Veuillez noter que :

    • l’un des prochains webinaires se tiendra le mercredi 20 janvier 2021 de 14h30 à 17h sur le thème suivant : «Les questions et résolutions d’AG à inscrire, amender ou exclure impérativement ».
    •  la prochaine journée écolière est programmée le 16 mars 2021 et portera sur « la présentation et l’analyse des annexes comptables ».
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Salon indépendant de la Copropriété

L’avance de trésorerie ne doit pas suivre le budget prévisionnel alors que le fonds travaux, lui, évolue en fonction de ce dernier

Une des préoccupations du conseil syndical, surtout en cette période de crise économique, doit être la maîtrise des charges et plus généralement les sommes appelées auprès des copropriétaires.

L’objectif est de réduire au maximum les appels de fonds en contrôlant l’ensemble des dépenses et les sommes figurant dans le budget prévisionnel.

Bien sûr, il ne faudra pas avoir une logique extrême qui gèlerait, voire annulerait, les travaux en invoquant le principe de précaution.

Cela pour une raison simple, les travaux ne sont pas des dépenses inutiles, mais bien des opérations incontournables pour entretenir la copropriété.

En parallèle, il y a effectivement d’autres provisions appelées, il s’agit notamment de l‘avance de trésorerie, ou du fonds travaux, qui sont tous deux déterminés en fonction du budget prévisionnel avec tout de même une distinction capitale.

Voyons donc chacune des spécificités.

I. Un fonds travaux avec un minimum de 5% du budget prévisionnel.

Bien que le fonds travaux ne soit pas forcément en corrélation avec le budget de fonctionnement de la copropriété, mais plutôt de l’état du bâti et des équipements collectifs, le législateur a prévu une cotisation minimum annuelle du fonds travaux d’au moins 5% du budget prévisionnel.

Autrement dit, la copropriété ne pourra pas abonder une cotisation annuelle du fonds travaux inférieure à 5% du budget prévisionnel.

À titre d’exemple, si le budget prévisionnel de la copropriété est de 100 000 euros, la cotisation annuelle du fonds travaux doit être au minimum de 5000 euros.

Bien évidemment il s’agit d’un minimum, sachant que la copropriété pourra voter un taux bien plus élevé (10%, 15% 20% du budget prévisionnel), le principe est de fixer un taux qui correspond aux réels besoins de financement des travaux au cours des prochaines années.

II. Une avance de trésorerie plafonnée

Nombreux syndics affirment à tort que l’avance de trésorerie doit suivre le budget prévisionnel et être toujours au moins à 1/6 du budget prévisionnel.

Pour cela, ils prévoient dans la même résolution approuvant le budget prévisionnel l’ajustement de l’avance de trésorerie.

Autrement dit, si le budget prévisionnel passe de 100 000 à 120 000 euros, l’avance de trésorerie doit passer de 16 600 euros à 20 000 euros, soit une augmentation de 3400 euros, ce qui provoquera un nouvel appel de fonds complémentaire auprès des copropriétaires.

Or, soyons clairs et sans détour, cette affirmation est fausse, l’avance de trésorerie n’a pas à atteindre 1/6 du budget prévisionnel.

Plus que cela, l’article 35 du décret du 17 mars 1967 a prévu un plafond en matière d’avance de trésorerie qui est justement de 1/6 du budget prévisionnel, afin d’éviter que les syndics ne soient tentés d’appeler plus.

Ainsi, le ratio de 1/6 est un plafond à ne pas dépasser et en aucun cas un seuil à atteindre.

Par conséquent, la copropriété peut sans aucune difficulté valider une avance de trésorerie de 1000 euros voire moins, même si le montant représente 1/12 du budget prévisionnel.

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Comment faire reconnaitre l’abus de majorité d’une décision prise en assemblée générale?

Question : Je suis copropriétaire et demande en assemblée générale l’autorisation d’effectuer des travaux qui affectent les parties communes, si cette dernière refuse, puis-je parler d’abus de majorité? Comment faire pour les contraindre à me donner cette autorisation?

Réponse :

Le principe est la liberté pour l’assemblée générale de voter dans un sens ou dans un autre. La seule limite à cette liberté est l’abus de majorité ou de minorité.

L’abus de majorité est défini par la jurisprudence (civ.3. 17 décembre 2014) comme étant caractérisé si une décision d’assemblée générale est contraire aux intérêts collectifs des copropriétaires ou a été prise dans le seul but de favoriser les intérêts personnels des copropriétaires majoritaires au détriment des copropriétaires minoritaires.

Dès lors, pour qu’un abus de majorité soit constaté la décision adoptée ou rejetée doit être contraire aux intérêts collectifs des copropriétaires ou favoriser les copropriétaires majoritaires au détriment des minoritaires.

Néanmoins, la jurisprudence a également considéré qu’un abus était constitué dès lors que la décision prise avait pour but de nuire à un copropriétaire (civ.3. 08 février 1989).

De même, la Haute juridiction a considéré que sont abusives les décisions inspirées par des préoccupations partisanes pour des refus d’autorisations opposés à des copropriétaires (civ.1.28 octobre 1964).

A contrario, ne caractérise pas un abus le fait de refuser d’autoriser a posteriori des travaux irréguliers même si cette situation date de plusieurs années (CA PARIS 15 novembre 2000).

Dès lors, il faut savoir pourquoi votre autorisation n’a pas été acceptée afin de considérer s’il s’agit d’un abus ou non. Si le refus est attaché à votre personne il s’agit en effet d’un abus de majorité, si c’est parce que la pose de la climatisation que vous envisagez affecte les parties communes et est susceptible de causer des nuisances sonores, alors il ne s’agira pas d’un abus de majorité.

Quoiqu’il en soi, en présence d’un abus de majorité, vous devez saisir la Justice dans un délai de deux mois à compter de la réception du procès-verbal.

Vous devez démontrer en quoi ce vote constitue un abus, c’est à vous d’en apporter la preuve.  Si les juges relèvent qu’il s’agit bien d’un abus de majorité alors ils annuleront la résolution votée.

Ceci étant, les juges ne peuvent qu’annuler la résolution votée, ils ne peuvent en aucun cas prendre une nouvelle résolution. Comme l’indique un arrêt de la Cour de cassation en date du 03 juin 2009 « il n’appartient pas au juge de se substituer à l’assemblée générale pour prendre à sa place des décisions en matière de gestion d’immeuble. »

Ainsi, ce n’est pas le juge qui va vous autoriser à effectuer ces travaux, cette question sera à poser de nouveau à la prochaine assemblée générale.

Réponse de l'expert
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Assemblée générale
ABUS DE MAJORITE
résolution

Une mise à jour des documents minimaux à faire figurer dans l’extranet, complètement ridicule !

Depuis l’obligation du syndic professionnel de mettre à disposition de la copropriété un extranet, dans lequel doivent être téléchargés des documents stratégiques de l’immeuble, à destination des copropriétaires et du conseil syndical, nous avons constaté dans les faits qu’il s’agissait de « coquilles vides ».

Généralement, non seulement les copropriétaires et conseillers syndicaux ne trouvent pas les documents qu’ils souhaitent consulter, mais en plus, cet outil est détourné de son objet par les syndics en proposant par ce biais des services marchands.

Nous avons profité de la loi ELAN pour introduire une nouvelle disposition qui oblige la publication d’un décret  la liste minimale des documents à faire figurer dans l’extranet de la copropriété.

C’est le décret du 23 mai 2019 qui a défini une liste minimum de documents à faire figurer dans les trois espaces qui sont:

  • "communs à tous les copropriétaires
  • aux membres du conseil syndical
  • pour chaque copropriétaire individualisé."

Ce décret est entré en vigueur le 1er juillet 2020.

Le décret du 27 juin 2019 a modifié l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967 en précisant que la mise à jour des documents figurant sur l’extranet doit se faire par le syndic au minimum dans les trois mois précédents la tenue de l’assemblée générale.

Avant même l’entrée en vigueur de ce décret, des évolutions règlementaires sont à constater.

Voyons cela de plus près en  indiquant les préconisations de l’ARC.

I. Un grand perdant : le conseil syndical

Lors de l’élaboration du décret du 23 mai 2019 définissant la liste minimale des documents à fournir, l’objectif des pouvoirs publics était d’exiger que le copropriétaire vendeur puisse avoir accès à l’ensemble des informations comptables, ainsi qu’aux documents à transmettre à l’acquéreur avant la promesse d’achat.

Cette volonté s’explique par le fait que les syndics facturaient en toute illégalité et à des prix exorbitants la fourniture de ces documents, pénalisant le copropriétaire vendeur.

En parallèle, pour les syndics professionnels, l’objectif était de limiter au conseil syndical l’accès à l’information et aux documents stratégiques de la copropriété comme le grand livre, les factures et le suivi des remboursements des sinistres.

Le deal est donc tout trouvé : un renforcement des pièces à télécharger dans l’espace individualisé du copropriétaire, en contrepartie d’une réduction des documents à mettre à la disposition du conseil syndical.

C’est dans cet esprit que le décret a été rédigé.

Pour remédier à cette bavure règlementaire, il  est impératif que le conseil syndical introduise une question à l’ordre du jour qui impose au syndic de mettre, du moins dans l’espace du conseil syndical, des documents complémentaires.

En effet, le décret présente une liste minimale et non une liste maximale règlementée.

C’est par le biais de cette question que le conseil syndical pourra exiger du syndic de mettre dans son espace le grand livre, les factures et autres documents.

II. Une mise à jour ridicule

L’article 32 du décret du n°2020-834 du 2 juillet 2020, qui a modifié une nouvelle fois l’article 33-1-1 le décret du 17 mars 1967, a précisé une nouvelle échéance de mise à jour des documents.

 À présent, ils doivent être actualisés trois mois après la tenue de l’assemblée générale annuelle ayant été appelé à connaître des comptes.

Ainsi, si l’exercice comptable d’une copropriété se termine au 31 décembre 2020 et que l’assemblée générale se tient au 30 juin 2021, les documents de l’exercice 2020 devront être mis en ligne au début du mois d’octobre 2021, soit dix mois après l’arrêté des comptes. Une aberration totale !

Face à cette incohérence règlementaire, le conseil syndical devra encore une fois réagir en « corrigeant le tir ».

Pour cela, il devra prévoir dans la même question qui précise les documents supplémentaires à faire figurer dans l’extranet une fréquence de mise à jour plus soutenue et en cohérence avec les usages du conseil syndical.

En effet, le décret du 23 mai précise une actualisation minimum des documents permettant à l’assemblée générale de voter une périodicité  plus soutenue.

C’est à présent à vous de jouer.

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Suppression du compte « 1032 avances travaux », mais pas forcément du principe ni des montants.

Avant l’entrée en vigueur du fonds travaux, l’article 18 alinéa 6 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyait de soumettre tous les trois ans à l’assemblée générale la constitution d’une avance travaux.

Ce dispositif permettait de constituer une réserve, en vue de faire face au financement des travaux importants, dès lors qu’ils devenaient nécessaires.

La particularité de l’avance travaux est d’une part qu’il s’agit d’une « avance » remboursable auprès des copropriétaires vendeurs si les sommes ne sont pas affectées, et d’autre part que sa constitution est facultative.

Ces deux particularités faisaient sa limite, puisque les copropriétaires abondaient une avance travaux sans pour autant l’utiliser, soit parce qu’ils voulaient être remboursés des sommes lors de la vente de leur lot soit parce que le syndic occultait sa constitution afin de conserver ces sommes.

La loi ALUR du 24 mars 2014 a introduit le fonds travaux qui est lui obligatoire et acquis au lot, supprimant ainsi l’obligation de présenter tous les trois ans la possibilité de constituer une avance travaux.

Cette évolution a dû nécessiter une modification de la nomenclature comptable, en intégrant un compte spécifique pour le fonds travaux et en supprimant l’avance travaux.

I. Une suppression du compte comptable « 1032 avances travaux au titre de l’article 18, 6ème alinéa de la loi susvisée  »

Il aura fallu attendre six ans pour qu’un arrêté du 20 août 2020 raye dans la nomenclature comptable le compte « 1032 avances travaux au titre de l’article 18, 6ème alinéa de la loi susvisée ».

Néanmoins, il s’agit de rayer ce compte et non de le supprimer définitivement, car dans de nombreuses copropriétés sur ce compte figurent toujours des sommes parfois importantes, nécessitant qu’il faille toujours le maintenir dans la  comptabilité.

Ainsi, on se retrouve avec une situation bancale où le compte « 1032 avances travaux » n’existe plus, tout en devant le conserver pour afficher les sommes constituées et qui sont avancées par les copropriétaires au profit de la copropriété.

II. Des avances toujours possibles

Si les pouvoirs publics ont été contraints de rayer le compte 1032 du fait de son libellé, il n’est pourtant pas interdit pour les copropriétés de constituer des comptes d’avance qui ont la particularité d’être remboursables, tant qu’ils ne sont pas affectés.

D’ailleurs, la nomenclature comptable prévoit un compte « 1033 autres avances » qui permet de créer plusieurs sous-comptes d’avance, tels que « 1033-1 avances de prévoyance », « 1033-2 avance de solidarité ».

Ceci étant dit, il ne faut pas constituer inutilement des comptes d‘avance, sachant que cela engendre des appels de fonds supplémentaires risquant de provoquer des impayés au sein de la copropriété.

Voilà pourquoi il est important que le conseil syndical soit vigilant, afin de contrôler d’une part si la copropriété dispose encore d’une avance travaux, et d’autre part s’il est opportun ou non de réduire cette avance au profit du fonds travaux ou encore s’il est nécessaire d’ouvrir d’autres comptes d’avance.

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ABUS N° 4699 : Pré état-daté : la belle affaire du cabinet Balzano

Nous recevons énormément de plaintes d’adhérents, nous faisant part des sommes astronomiques demandées par les syndics, auprès des copropriétaires vendeurs pour remettre les informations à donner au potentiel acquéreur avant la promesse d‘achat.

Cette prestation est tellement entrée dans les mœurs qu’elle a été baptisée abusivement : « le Pré état-daté ».

Bien évidemment, il s’agit tout simplement de créer une confusion avec « l’état-daté » sachant que cet acte est effectivement un monopole du syndic.

En revanche, les informations à remettre avant la promesse d’achat peuvent être fournies par le copropriétaire vendeur, ne nécessitant nullement de faire appel au syndic.

Néanmoins en créant cet amalgame, les syndics sont sollicités et réclament des honoraires à faire sauter une limace.

À ce titre, avant de présenter la facture réclamée par le cabinet Balzano, reprécisons les informations qui doivent être transmises au copropriétaire vendeur avant la promesse d’achat.

I. Des données simplissimes

De nombreux syndics essayent de compliquer les exigences légales, afin de faire croire aux copropriétaires vendeurs qu’ils sont de facto contraints de faire appel à un professionnel et en l’occurrence, leur syndic.

Or, l’article L 721-2 du Code de la construction et de l’habitation précise dans son deuxièmement les données comptables à fournir.

Il s’agit de :

2° Les informations financières suivantes :

a) Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel payées par le copropriétaire vendeur au titre des deux exercices comptables précédant la vente ;

b) Les sommes susceptibles d'être dues au syndicat des copropriétaires par l'acquéreur ;

c) L'état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs ;

d) Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le copropriétaire vendeur au titre de son lot.

Les informations mentionnées aux a, c et d du présent 2° sont à jour des informations soumises à l'assemblée générale annuelle chargée d'approuver les comptes précédant la signature de la promesse de vente.

C’est tout !

Mais encore, ces informations financières sont récupérables dans  les annexes comptables fournies par le syndic et qui doivent à présent figurer dans l’espace dématérialisé et individualisé du copropriétaire (extranet).

Quant aux documents, il s’agit de pièces qui concernent la copropriété et qui doivent également figurer dans l’extranet de la copropriété, et ce, depuis le 1er juillet 2020.

Alors la question en suspens est de savoir combien un syndic peut réclamer pour fournir ces informations comptables et la photocopie de documents ?

II. Un tarif exorbitant

Comment justifier des honoraires injustifiables ?

C’est simple, il suffit de faire croire que « l’on donne beaucoup ».

C’est justement ce que précise le devis envoyé par le cabinet Balzano à un copropriétaire vendeur.

Voici donc la liste des pièces et informations remises :

4699

Eh oui, pour faire plus vendeur ce syndic indique des « documents pompeux » tels que le questionnaire avant contrat qui ne veut strictement rien dire.

Dans les faits il s’agit de communiquer les informations financières.

Quant aux documents, il s’agit uniquement de fournir des reprographies qui à l’exception du règlement de copropriété,  tiennent en une vingtaine de pages.

Grâce à ce maquillage, cette prestation est alors facturée 300 € TTC.

Oui, 300 € auxquels s’ajoutera un coût pour l’établissement de l’état daté qui rappelons-le, est depuis le 1er juin 2020, plafonné à 380 € TTC.

Qui a dit que le métier de syndic n’était pas rentable… ?

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ABUS DE LA SEMAINE N° 4700 : L’ horrible contrat type du cabinet Sogestim

Nous avons l’habitude de présenter des contrats types de syndics illégaux, c’est-à-dire qui ne respectent en rien le modèle type tel que défini par le décret du 26 mars 2015, modifié par celui du 2 juillet 2020.

Mais avec le contrat du cabinet Sogestim, nous décrochons le pompon. C’est simple, nous ne savons pas par où commencer.

Encore un article qui prendra plusieurs pages pour mettre en évidence les illégalités de ce contrat, et surtout les préjudices pour la copropriété.

Pour autant, nous allons nous focaliser sur les nouvelles illégalités conçues par le cabinet Sogestim à travers son contrat type.

Précisons avant de commencer qu’il s’agit d’un nouveau contrat type de syndic, tel que complété par le décret du 2 juillet 2020.

I. Des tarifs horaires différenciés en fonction du personnel.

À plusieurs reprises la répression des fraudes a confirmé que le contrat type interdit de prévoir plusieurs tarifs horaires en fonction du personnel du cabinet qui intervient.

Autrement dit, le contrat ne peut prévoir qu’un tarif, que ce soit lorsque c’est le gestionnaire qui intervient ou bien le directeur.

Cette mesure s’explique par une raison simple qui est d’éviter les abus, avec des syndics qui de manière arbitraire feraient intervenir plutôt le directeur que le gestionnaire sans justification apparente si ce n’est de facturer plus d’honoraires.

Pire encore, le cabinet de syndic serait tenté de faire intervenir en même temps le directeur et le gestionnaire, histoire de faire d’une pierre deux « coûts », en facturant les deux interventions.

Et pourtant, voici ce que prévoit le contrat du cabinet Sogestim :

4700

Et ce n’est pas tout, ce syndic prévoit également une majoration horaire en fonction du créneau, alors que cela est interdit. C’est donc un premier carton jaune qui va se transformer en rouge, avec une sortie de terrain immédiate.

II. Des honoraires travaux inscrits au contrat

Rappelons pour la millième fois que le syndic ne peut ajouter ou supprimer dans son contrat aucune mention.

Il est donc tenu de respecter à la lettre la présentation définie par le décret du 26 mars 2015 modifié par le décret du 2 juillet 2020.

Et pourtant, ce syndic ajoute tout un paragraphe sur ses honoraires de suivi de travaux, et le plus scandaleux, en se basant sur une pseudo-disposition de l’ordonnance du 30  octobre 2019.

Voici la clause mentionnée :

4700

Bien entendu, il s’agit d’une illégalité, car à aucun moment l’ordonnance du 30  octobre 2019 n’a indiqué ni même prévu d’inclure dans le contrat des honoraires en cas de suivi de travaux.

Plus que cela, l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 précise que les honoraires de suivi de travaux doivent être négociés au cours de l’assemblée générale, impliquant qu’il ne s’agit pas de tarifs définis contractuellement, mais bien d’un montant qui doit être discuté en assemblée générale.

III. Des honoraires incertains en cas de demande par un copropriétaire d’une assemblée générale, pour ses droits et obligations.

L’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 a donné la possibilité pour un ou plusieurs copropriétaires d’imposer au syndic la tenue d’une assemblée générale pour traiter de ses droits et obligations.

Pour cela, le contrat type modifié par le décret du 2 juillet 2020 a introduit un nouveau point 9.4 qui prévoit un coût de prestation facturé au copropriétaire demandeur.

Voici les modalités prévues dans le contrat de Sogestim.

4700

Eh oui, on se retrouve encore une fois avec une facturation en fonction du professionnel, qui prévoit un tarif au temps passé selon le barème horaire, auquel on ajoute des frais engagés au prix coûtant, sans pour autant connaitre les coûts pratiqués.

Mais au-delà de cette situation, ce qui  complique l’estimation de cette prestation est que le syndic facture au temps passé sans pour autant préciser sur quelle base de tarif horaire il se fie.

Et pour cause, comme indiqué au chapitre I, il n’y a pas moins de six tarifs différents, trois lorsque c’est le gestionnaire qui intervient, et trois lorsque c’est le directeur.

Voilà d’ailleurs pourquoi le contrat type interdit des tarifs différenciés.

IV . Les abus en vrac

Allons vite, car on est achevé.

Ce syndic facture 96 euros les courriers de relance, voici la preuve en image :

4700

L’état daté, bien sûr au montant maximal réglementaire de 380 euros.

La délivrance de la photocopie d’un diagnostic technique 72 euros, sachant qu’il tient sur maximum cinquante pages soit un euro quarante-quatre centimes la page.

2.04%TTC du montant de la subvention, c’est ce que ce syndic facture s’il doit demander une subvention. Or, quel est le rapport entre le montant de la subvention et le travail supplémentaire effectué par ce syndic ?

4700

On s’arrête là, on commence à avoir des vertiges, pour ne pas dire la nausée.

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Contrat-type de syndic
Sogestim
rémunération
Syndic

Contrôlez à la loupe les factures d'affranchissement ou de routage

En ces temps de crise économique, il est essentiel de mener une guerre contre les dépenses inutiles ou pire, qui sont payées deux fois.

Il s'agit notamment de prestations que le syndic doit assurer dans le cadre de sa mission, mais qui sont sous-traitées par un prestataire tout en faisant supporter la facture au syndicat des copropriétaires.

À travers cet article nous allons mettre en évidence comment de manière insidieuse le syndic fait supporter à la copropriété les frais de reprographie que ce soit pour les appels de fonds, les convocations d'assemblées générales ou les procès-verbaux.

Mais avant, précisons ce que le syndic peut facturer en matière d’affranchissement.

I. Des remboursements d'affranchissement aux frais réels

Le point 7.1.5 du contrat type de syndic précise les modalités de rémunération du syndic et les frais que le cabinet peut se faire rembourser par le syndicat des copropriétaires.

Il s’agit des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés par le syndic pour le compte de la copropriété.

Autrement dit, à partir du moment où le syndic avance des frais d'affranchissement pour la copropriété qu’il gère, il peut réclamer à cette dernière son remboursement.

Il s’agit de remboursements de frais avancés et non d’une prestation assurée par le syndic, qui lui permettrait d’imputer une marge.

Face à cette réalité, il est nécessaire que le conseil syndical contrôle les demandes de remboursements de frais d'affranchissement du syndic, en vérifiant les justificatifs.

Ceci étant dit, l'idéal est que le syndic n’avance pas les frais, mais demande au prestataire qui peut être un routeur ou La poste, d’émettre une facture directement à l’attention de la copropriété, qui dispose d’une personnalité morale.

II. Des frais de photocopie inclus dans le forfait

Le point 7.1.5 du contrat type précise que les frais de photocopie doivent être inclus dans le forfait.

Il ne s’agit pas d’indiquer que les photocopies sont gratuites, mais plutôt qu’elles sont comptabilisées dans les honoraires du forfait de base.

Il est alors impossible et surtout interdit pour un syndic de refacturer des frais de photocopie ou de faire supporter à la copropriété des factures de prestataires, qui incluent un coût pour l'impression.

De même, le syndic ne peut pas facturer la mise sous pli du courrier, sachant qu’il s'agit également d’une tâche qui doit être comprise dans le forfait de base.

Et pourtant voici la facture épinglée par un conseil syndical suite au contrôle des factures :

conseil

Eh oui, le prestataire facture à la copropriété l’impression de documents et même la mise sous pli.

Gardez les yeux bien ouverts, car depuis que l’on dénonce ce type d’abus les prestataires modifient leur libellé afin de contourner la vigilance du conseil syndical.

C’est pour cela qu’il faudra être attentif au nombre d’affranchissements et au coût facturé afin de vérifier qu’ils sont bien cohérents avec la réalité.

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