Maîtrise des charges : des contrats d’archivage illégalement souscrits

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Conseils de l'ARC
23/03/2018

Maîtrise des charges : des contrats d’archivage illégalement souscrits

 
À plusieurs reprises, nous avons expliqué qu’il était essentiel pour le conseil syndical d’entamer une véritable « guerre » contre les dépenses inutiles ou illégales qui aggravent de manière importante les charges de copropriété.
 
Bien souvent, les conseillers syndicaux sont sceptiques et pensent que dans leurs immeubles il n’y a rien à faire, jugeant que les dépenses sont déjà optimisées.
 
Et pourtant, après un contrôle approfondi, le miracle surgit : des contrats surdimensionnés avec des coûts de prestations excessifs, des contrats inutiles comme le DUER ou les termites ou encore des coûts d’équipement ou de matériel trois fois plus chers que le marché, etc. (voir http://arc-copro.com/b2nk ...).
 
Voyons un nouveau type de prestations inutiles et souvent même illégales que l’on retrouve dans beaucoup de copropriétés, surtout depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR.
 
Il s’agit de la facturation de la gestion des archives par une société spécialisée.

I. La gestion des archives : une obligation du syndic

Que ce soit avant ou après la loi ALUR, le syndic reste responsable de l’intégralité des archives de la copropriété, et ce indépendamment du type de documents.
 
Cette mission doit donc être incluse dans ses honoraires de base. Ceci étant, la loi ALUR a fait évoluer l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, en prévoyant une nouvelle disposition.
 
Elle consiste à soumettre au vote de l’assemblée générale la décision de confier les archives de la copropriété à une société spécialisée. Comme pour toute question, le syndicat de copropriétaires peut accepter ou refuser.
 
Par conséquent, en cas d’absence de réponse ou de réponse négative, le syndic est tenu de gérer l’intégralité des archives à ses frais sans pouvoir imputer à la copropriété la moindre facture émanant d’une société d’archivage.

II. Des contrats d’archivage imputés à la copropriété

Malgré les dispositions légales et règlementaires ne laissant aucune ambiguïté sur les obligations du syndic en matière de gestion des archives, nombre d’entre eux ont souscrit à l’insu des copropriétés mandantes des contrats d’archivage en leur nom auprès de sociétés spécialisées.
 
Il n’est alors pas rare que l’on retrouve dans les comptabilités des immeubles, généralement dans le compte « 623 - tiers intervenants », des frais pour une prestation d’archivage qui peut représenter jusqu’à 8 euros par lot et par an.
 
C’est ainsi qu’un syndic repreneur a constaté cette anomalie dans la comptabilité, mettant en demeure le syndic sortant de rembourser les factures imputées illégalement à la copropriété.
 
Voici donc un extrait du courrier :