Les factures de gestion des archives à scruter de près !

Nous avons lancé un nouvel observatoire qui consiste à dénoncer auprès de l’ARC toute facturation abusive ou illégale imputée sur les comptes de la copropriété

A ce titre, nous avons une facture redondante qui pose problème dans de nombreuses copropriétés et qui est relative à la gestion des archives de la copropriété.

A ce titre, voici un modèle de facture qu’il faudra particulièrement contrôler, voire bannir des comptes de la copropriété :

Il s’agit d’une prestation assurée généralement par la société Pro-archives qui se charge de conserver et de gérer les archives de la copropriété.

Rappelons tout d’abord le cadre légal en matière de gestion des archives pour ensuite présenter l’exception à la règle.

I. La conservation des archives, une mission du syndic

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que l’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que la gestion et la conservation des archives sont à la charge du syndic qui doit inclure cette mission dans son forfait de base.

Autrement dit, le syndic ne peut pas facturer en honoraires complémentaires cette tâche ni demander au syndicat des copropriétaires de prendre en charge la facture au motif qu’elle émane d’une société tierce spécialisée comme Pro-archives.

Cela concerne toutes les archives ne devant faire aucune distinction entre celle dormantes, vivantes…

Ainsi, la règle est simple. La gestion des archives est une mission du syndic, lui interdisant de faire supporter toute facture sur les deniers de la copropriété.

II. L’exception à la règle

Après avoir précisé ce point légal, le même article 18 précise que le syndicat des copropriétaires peut voter le transfert de la gestion des archives à une société spécialisée.

Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, c’est-à-dire lorsque l’assemblée générale a voté à la majorité absolue des voix des copropriétaires de faire appel à une société spécialisée, la facture peut être imputée à la copropriété.

Ceci étant, le point 7.1.5 du contrat type doit préciser le montant de réduction des honoraires du syndic puisque ce dernier aura une tâche en moins à réaliser qui entrainait un coût de fonctionnement en plus pour le cabinet de syndic.

Et pourtant, bien souvent, les contrats de syndics ne prévoient aucun montant de réduction, voire l’euro symbolique, leur permettant d’augmenter leur profit puisqu’ils auront une dépense en moins à assurer.

Ainsi, si le conseil syndical constate une telle facture, il faudra qu’il vérifie si l’assemblée générale a bien voté le transfert de la gestion des archives à une société spécialisée.

A défaut, il faudra demander purement et simplement au syndic de la rembourser et surtout de ne plus tenter de faire passer ces factures sur le compte de la copropriété.

Autre astuce, pour vérifier ce point, il faudra contrôler particulièrement le compte comptable 623 qui présente les tiers intervenants de la copropriété. Si le nom Pro-archives y figure, c’est qu’il y a de forte chance que votre syndic vous la fasse à l’envers…