En quoi consiste l’annexe comptable 5 ?

Nous sommes régulièrement interrogés par nos adhérents sur des questions comptables ou sur l’analyse de documents comptables qui ont été remis par le syndic et qui présentent des interrogations, voire plus gênant, des anomalies.

Afin de satisfaire ce besoin, un nouveau collaborateur a été embauché afin de répondre quotidiennement aux interrogations de nos adhérents.

À travers cet article, nous allons revenir sur l’intérêt de l’annexe comptable 5, qui pour de nombreux adhérents reste toujours opaque.

I. Un document comptable obligatoire

Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, l’annexe comptable 5 est un document obligatoire à joindre dans la convocation d’assemblée générale.

Elle présente les travaux votés, mais non clôturés en fin d’exercice.

Autrement dit, sur ce document figure tous les travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent être approuvés au cours de l’assemblée générale, du fait que la campagne est toujours en cours de réalisation.

On y retrouve diverses informations telles que le montant des travaux votés, les factures réceptionnées (charges), et les provisions (produits) appelées auprès des copropriétaires.

A cela s’ajoute une ligne qui s’intitule « solde en attente de travaux » qui est la différence entre la colonne « charges » et « produits ».

Le solde total de la colonne E devra également figurer dans l’annexe 1 dans le libellé  « 12 travaux en attente ».

Si cette correspondance n’existe pas, cela implique que les annexes comptables sont incohérentes ou du moins les annexes 1 et 5.

II. Un document à suivre et à contrôler

Bien que des travaux non terminés en fin d’exercice puissent se justifier, ils doivent dans tous les cas être contrôlés.

L’objectif est de ne pas laisser perdurer des travaux comme « non-terminés », ces derniers se répercutant d’un exercice à l’autre.

Le risque est que le syndic fasse voter des travaux pour ensuite appeler une partie, voire la totalité des provisions sans engager les opérations, utilisant alors la trésorerie pour compenser les impayés.

Pour éviter cette situation, le conseil syndical doit obtenir du syndic des explications sérieuses sur l’ensemble des travaux figurant dans l’annexe 5 et traiter les éventuelles difficultés présentées.

Il est préconisé de ne pas voter de nouveaux travaux si les plus anciens ne sont pas traités.

À défaut, cela  encouragerait une politique de cavalerie qui consisterait à voter des travaux en vue de générer le règlement d’appels de fonds, tout en gelant la réalisation et l’avancement des travaux.