Commencez à préparer l’atterrissage des comptes de l’exercice 2022

Nombreux conseillers syndicaux font l’erreur de contrôler les comptes de l’exercice après qu’ils soient clôturés.

Pour un grand nombre de copropriétés, la date est calée sur le calendrier civil, soit le 31 décembre.

Les syndics indiquent alors que le conseil syndical pourra contrôler les comptes que trois à cinq mois après la clôture des comptes.

Cela implique que pour un exercice se terminant au 31 décembre 2022 les comptes pourront être contrôlés uniquement à partir du mois d’avril voire juin 2023.

Autrement dit après que les écritures soient intégralement passées et les fournisseurs payés ou du moins en majorité.

Voilà pourquoi ce mode de procédé est à proscrire incitant à mettre en place un dispositif plus proactif.

I – Des contrôles programmés

La règle à connaître est que les comptes qui s’arrêtent au 31 décembre doivent commencer à être contrôlés le 1er janvier précédent. Autrement dit, les comptes qui s’arrêtent au 31 décembre 2022 doivent être contrôlés dès le 1er janvier 2022.

Et pour cause, il est nécessaire de savoir, dans un premier temps, quels sont les sommes et comptes qui ont été repris de l’année précédente. C’est ce que l’on appelle les « à nouveau ».

Il faut donc contrôler les comptes débiteurs et créditeurs des fournisseurs et des copropriétaires repris, ou encore les soldes des comptes bancaires.

En deuxième temps, il faut instaurer des contrôles comptables périodiques afin de vérifier l’évolution de l’ensemble des comptes.

Cette analyse doit concerner la comptabilité au sens strict mais également les finances et les factures de la copropriété.

Pour cela, le conseil syndical doit définir avec le syndic une périodicité des contrôles à effectuer nécessitant la remise de pièces qu’il faudra lui fournir au préalable.

Ce contrôle peut se faire, soit sur place, soit à défaut, à distance à partir du moment où l’ensemble des pièces sont bien téléchargées dans l’extranet de la copropriété.

II – Une préparation à la fin des comptes

Pour les copropriétés qui ont un exercice comptable qui se finit au 31 décembre, il ne reste plus que trois mois avant la fin des comptes.

Ainsi, le conseil syndical doit préparer cet atterrissage, et plus particulièrement cette année, car les enjeux sont importants compte tenu de l’augmentation du prix des matières premières et du coût de l’énergie.

Par conséquent, le conseil syndical doit, d’ores et déjà, demander une situation comptable de la copropriété à fin septembre.

Ces données permettront d’avoir une vision de la situation en procédant éventuellement à des corrections ou des régularisations en cas d’erreurs ou de mauvaises écritures comptables.

Le principe est que tout doit être contrôlé : les factures, leurs imputations, les comptes, les montants, la légalité et la justesse des prestations, l’évolution des consommations énergétiques…

Par ailleurs, il faudra clarifier l’état des impayés des copropriétaires et des fournisseurs.

De plus, il faudra contrôler que l’ensemble des produits de la copropriété ont bien été enregistrés. Il s’agit des produits financiers, des loyers, des indemnités d’assurance, et pour cette année, l’enregistrement de l’aide de l’Etat suite à l’augmentation du prix du gaz.

L’ensemble de ces produits réduisent le montant des charges qui devra, en définitive, être supporté par les copropriétaires.

Rappelons que l’ARC propose un service de contrôle des comptes ou d’analyse des annexes comptables.

C’est à présent à vous de jouer.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez appeler l’accueil de l’ARC au 01.40.30.12.82.