En cas de changement de syndic, le conseil syndical a-t-il eu une copie du bordereau de remise des documents de la copropriété ?

Lorsque le conseil syndical décide de changer de syndic, plusieurs précautions doivent être prises, que ce soit en amont ou en aval de la tenue de l’assemblée générale.

En effet, avant même la réunion, le conseil syndical doit vérifier scrupuleusement les comptes afin de s’assurer que le syndic sortant ne va pas « se servir dans la caisse », histoire de se faire une dernière fois plaisir sur le compte bancaire de son mandant.

Mais encore, lors du changement effectif de syndic, le conseil syndical doit être vigilant, notamment sur la transmission des archives d’un mandataire à l’autre.

Voyons les contrôles à effectuer.

I – Des exigences cadrées par des textes réglementaires

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, fixe des délais dans lesquels le syndic sortant doit remettre au repreneur les documents de la copropriété.

Dans un délai de 15 jours à compter de la cessation de ses fonctions, le syndic sortant doit remettre la situation de la trésorerie et les références du compte bancaire de la copropriété afin de permettre au repreneur de continuer la gestion courante de la copropriété.

Puis, dans un délai d’un mois, le syndic sortant doit remettre au repreneur l’ensemble des documents et archives de la copropriété.

L’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 précise qu’il s’agit de toutes les archives du syndicat des copropriétaires, y compris les documents dématérialisés qui figurent dans l’espace dématérialisé de la copropriété.

La remise des documents papier et dématérialisés, doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif des pièces transmises.

L’objectif de cette mesure est de répertorier l’ensemble des documents dont le syndic repreneur, ou même le conseil syndical, dispose dans les archives de la copropriété pour ensuite être en mesure de les étudier.

Il peut s’agir d’archives récentes telles que la comptabilité, les factures ou les contrats souscrits qui concernent le dernier exercice, ou bien encore des documents plus anciens et stratégiques tels que les plans, les avenants au règlement de copropriété ou les procès-verbaux des quinze dernières années.

II – Une remise du bordereau récapitulatif au conseil syndical

Ce même article 33-1 du décret du 17 mars 1967 précise que le bordereau récapitulatif des pièces doit également être remis au conseil syndical.

Ainsi, il doit avoir la présence d’esprit de réclamer ce document dès qu’il y a un changement de syndic.

Comme indiqué précédemment, cela permettra au conseil syndical d’avoir conscience des documents ou pièces stratégiques qui sont à la disposition du syndicat des copropriétaires et à contrario ceux manquants qu’il faudra réclamer au syndic sortant.

A défaut de les produire, le syndicat des copropriétaires sera alors en mesure d’apprécier s’il est nécessaire d’engager une action judiciaire à l’encontre du syndic sortant pour demander réparation du préjudice.

Ce bordereau doit être conservé par le conseil syndical car si le syndicat des copropriétaires décidait à nouveau de changer de syndic, il est alors intéressant de connaître la liste des archives dont dispose le syndic qui lui a été remise par le précédent et qu’il doit aussi remettre à celui nouvellement élu.

Soyons clairs, il ne s’agit pas de conserver de la paperasse ni de rechercher des responsabilités civiles du syndic, mais bien de garantir une traçabilité sur les actions que la copropriété a engagées, pouvant avoir des conséquences juridiques et comptables.