Ne pas confondre relevé des charges et relevé des dépenses

En ces jours de tenue d’assemblée générale et de contrôle des comptes, les syndics professionnels ont tendance à remettre au conseil syndical un relevé des dépenses qui est souvent présenté comme le document stratégique à vérifier.

Et pourtant, ce document n’a pas grande utilité car même son nom est trompeur.

Voyons cela de plus près.

I- Un document trompeur

En présentant un document qui s’intitule « relevé des dépenses », le conseil syndical peut considérer qu’il s’agit d’une pièce comptable dans laquelle est mentionné les dépenses enregistrées sur l’exercice.

La Palice n’aurait pas dit mieux.

Or, ce document ne présente pas forcément les dépenses mais les charges enregistrées au cours de l’exercice qui n’ont pas été forcément encore payées.

Ainsi, à travers ce document, le conseil syndical n’est pas en capacité de déterminer si la facture présentée est bien payée ou si elle est en instance de règlement.

De plus, ne figurent pas les éventuels règlements effectués de manière indue auprès d’un prestataire ou du syndic.

En définitive, ce document est trompeur et surtout ne présente aucune information stratégique telle que les soldes disponibles en banque, les comptes d’avances ou encore les comptes d’attente.

C’est à ce titre que le conseil syndical doit réclamer un document plus stratégique qui est en l’occurrence le Grand Livre comptable de la copropriété.

II –Les documents stratégiques

Tout syndic qu’il soit professionnel ou non doit tenir des documents comptables et en l’occurrence un Grand Livre comptable qui est prévu par le décret et l’arrêté du 14 mars 2005.

Ce document permet de répertorier l’ensemble des opérations comptables et financières qui concerne la copropriété et ainsi suivre les mouvements bancaires, la réception des factures et leurs règlements ou encore les produits enregistrés et les sommes affectées au fonds travaux ou autres comptes de capitaux.

C’est également à travers ce document que figure la situation des copropriétaires en identifiant par ordre chronologique les sommes imputées au débit et au crédit.

Ainsi pour procéder à un contrôle des comptes efficace, il est impératif de consulter ce document en complément d’éventuels autres pièces telles que le relevé des dépenses qui au mieux s’intitulerait « relevé des charges » sachant que sa présentation n’est pas normalisée puisqu’il n’a aucune existence réglementaire.