Prestations du service des contrôles de comptes et de gestion de copropriété
Cette prestation convient à la quasi-totalité des demandeurs d’un contrôle de comptes et de gestion de copropriété. Elle s’appelle le contrôle complet de comptes et de gestion d’un ou plusieurs exercices avec rapport écrit.
Elle concerne les conseils syndicaux, syndics non professionnels, syndicats coopératifs, ASL AFUL.
En application de la méthodologie en vigueur au sein du service des contrôles de comptes et de gestion, cela permet de déterminer précisément ce que l’assemblée générale appelée à examiner les comptes va pouvoir (ou non) approuver, de manière motivée, tout en préconisant des améliorations ou des changements nécessaires dans la gestion et la comptabilité de la copropriété. Le document de restitution est un rapport circonstancié et motivé.
Contrôle complet de comptes et de gestion d’un ou plusieurs exercices avec rapport écrit
Pour un ou plusieurs exercices[1], il s’agit du contrôle de l’ensemble des postes de charges courantes, du bilan des travaux et opérations exceptionnelles ainsi que de l’état financier, tant en matière de comptabilité que de gestion.
Il comprend un rapport écrit, circonstancié et motivé.
Il est conseillé de le programmer avant l’envoi des convocations en assemblée générale, afin de corriger les documents initiaux, ou d’avoir les éléments précis pour approuver pleinement, approuver partiellement, ou refuser les charges présentées à l’approbation de l’assemblée générale.
[1] Un exercice est une période comptable, généralement de douze mois, dans laquelle toutes les écritures comptables correspondantes doivent figurer. Les dates de début et de fin d’exercice figurent notamment sur les relevés généraux des dépenses. Par exemple, un exercice peut aller du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2026, ou du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, pour ne citer que les cas courants.
Un exercice partiel est un exercice en cours, non terminé, dont le contrôle est demandé. Par exemple, pour un exercice du 1er janvier 2026 au 31 décembre 2026, il peut être demandé en octobre 2026 le contrôle de la période partielle du 1er janvier 2026 au 30 septembre 2026.
Réunion et gestion de votre contrôle de comptes de copropriété
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Réunion en présentiel au cabinet du syndic
Si le contrôleur se déplace, il est facturé systématiquement à l’adhérent des frais de déplacement dont le montant figure dans le chapitre TARIFICATION.
Une réunion en présentiel exige une concertation étroite avec le syndic puisque ce dernier doit pouvoir mettre à disposition du contrôleur et du conseil syndical une salle et les documents devant être consultés sur place.
Une réunion en présentiel reste soumise aux aléas liés aux déplacements : des mouvements sociaux, des restrictions sanitaires, des problèmes de santé ou encore des incidents sur un réseau de transport public peuvent perturber l’organisation prévue. Ce mode d’organisation peut être demandé par l’adhérent pour un syndic situé en Île-de-France. Ce mode d’organisation est exceptionnel si le syndic se situe en province.
Le devis tient compte du souhait du conseil syndical s’il est exprimé et la désignation du contrôleur sera faite par le chef de service en fonction du choix exprimé et du lieu de résidence du contrôleur. Il est systématiquement précisé dans le devis qu’une réunion prévue en présentiel peut être transformée en réunion par visioconférence, avec l’accord de l’adhérent.
Réunion par visioconférence
C’est le mode d’organisation par défaut pour un syndic situé hors Île-de-France et aussi pour un contrôleur pressenti pour un contrôle, qui réside en province.
C’est aussi le mode d’organisation qui peut être proposé en remplacement d’une réunion en présentiel, quelle qu’en soit la raison.
Aucuns frais de déplacement ne sont facturés à l’adhérent.
Le contrôleur organise la visioconférence et transmet le lien de connexion à l’adhérent, lequel peut ensuite le retransmettre à toute personne qu’il entend inviter à la visioconférence (autres conseillers syndicaux, syndic, copropriétaires…). Une visioconférence permet aujourd’hui des échanges faciles, tout en pouvant afficher des documents, sachant que la grande majorité des syndics numérise tous les documents, ainsi facilement accessibles au contrôleur.
La visioconférence est plus simple à organiser qu’une réunion en présentiel et est sujette à moins d’aléas.
Les participants peuvent se connecter à partir d’un ordinateur fixe ou portable, d’une tablette ou d’un téléphone mobile.
Réunion mixte
Il est possible d’organiser une réunion mixte, à savoir par exemple des conseillers syndicaux se déplaçant chez le syndic tandis que le contrôleur participe à la réunion par visioconférence.
Aucuns frais de déplacement ne sont alors facturés à l’adhérent.
Réunion par conférence téléphonique
Ce mode d’organisation peut remplacer une visioconférence, par exemple dans le cas de participants sans équipements informatiques.
Le contrôleur réserve une salle virtuelle auprès d’un prestataire et communique aux participants un numéro d’appel et un code d’accès.
Aucuns frais de déplacement ne sont alors facturés à l’adhérent. Le contrôleur ne peut pas gérer à la fois une visioconférence et une conférence téléphonique.
Contrôle sans réunion
Dans certains cas particuliers, il peut être impossible d’envisager d’organiser une réunion au cabinet du syndic, une visioconférence ou une conférence téléphonique, par exemple si l’adhérent ne souhaite pas de réunion ou si l’urgence du contrôle ne permet pas de réunion préalable à la rédaction du rapport écrit établi par le contrôleur.
Aucuns frais de déplacement ne sont alors facturés à l’adhérent.
Éléments analysés
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Intervenants
Le contrôleur indique les personnes qui ont participé au contrôle en présentiel au cabinet du syndic, par visioconférence ou par conférence téléphonique.
Ensemble immobilier
Le contrôleur décrit succinctement les caractéristiques de l’ensemble immobilier qui fait l’objet du contrôle.
Syndic
Le contrôleur indique les personnes qui interviennent dans la gestion et la comptabilité de la copropriété.
Conseil syndical
Le contrôleur précise le nombre de conseillers syndicaux désignés par la dernière assemblée générale.
Structure des charges
Le contrôleur indique la liste succincte des charges générales et spéciales.
Bilan des exercices courants
Le contrôleur dresse le bilan des charges courantes nettes et des provisions courantes pour l’exercice contrôlé.
Charges et produits courants
Le contrôleur analyse chaque poste de charges, sachant que l’analyse est détaillée en fonction de l’importance des postes de charges dans le total des charges.
Bilan des travaux et opérations
Le contrôleur vérifie les budgets décidés par l’assemblée générale par rapport aux charges et aux provisions comptabilisées.
Analyse de l’état financier
Le contrôleur analyse chaque ligne de l’état financier, à savoir la trésorerie, les avances et provisions, le fonds de travaux, les subventions, la situation des travaux et opérations exceptionnelles en cours, ainsi que la situation des copropriétaires, des fournisseurs et des organismes particuliers. Il analyse également les comptes particuliers tels que les comptes de débiteurs / créditeurs divers, les comptes d’attente et les comptes de régularisation, sans omettre les comptes de dépréciation des comptes de tiers le cas échéant.
Restitution du contrôle de comptes
La restitution du contrôle effectué par le contrôleur est un rapport écrit, circonstancié et motivé, qui décrit les constatations établies, les commente et établit des préconisations pour améliorer la gestion ou la comptabilité, en indiquant les motivations légales, réglementaires, conventionnelles, contractuelles ou techniques applicables.
Le rapport est transmis à l’adhérent demandeur du contrôle dans les trois semaines qui suivent la réunion au cabinet du syndic, la visioconférence ou la conférence téléphonique. Une durée plus courte ou plus longue peut être fixée, d’un commun accord entre le contrôleur et l’adhérent demandeur.
Le rapport est constitué généralement de vingt à quarante pages suivant les sujets traités.
Ce document est rédigé sur papier à en-tête d’ARC SERVICES, avec des pages numérotées. Il est daté et signé du contrôleur. Il est conçu pour être directement et facilement exploitable par le conseil syndical.
Il comprend une page de garde, une table des matières, des informations générales succinctes relatives à la copropriété, l’analyse des comptes de gestion courante, l’analyse des bilans des comptes de travaux et d’opérations exceptionnelles et l’analyse de l’état financier.
Des notes de bas de page peuvent apporter des précisions et une annexe à la fin fournit des compléments réglementaires ou techniques.
Le document est adressé par le contrôleur, par courrier électronique de préférence, aux conseillers syndicaux présents lors du contrôle chez le syndic, lors de la visioconférence ou lors de la conférence téléphonique, ou à défaut au conseiller syndical demandeur du contrôle.
Demande de devis contrôle de comptes de copropriété
Réservée exclusivement aux adhérents de l’ARC Nationale
Demande de contrôle complet de comptes et de gestion d’un ou plusieurs exercices avec rapport écrit.
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