Dossiers collectivités : conseils et pistes d’actions pour élaborer un POPAC utile pour les copropriétés de votre territoire

Dossiers collectivités :

conseils et pistes d’actions pour élaborer un POPAC utile pour les copropriétés de votre territoire

Introduction

Le Programme opérationnel de prévention et d’accompagnement des copropriétés (POPAC) a été mis en place par l’ANAH (Agence nationale de l’habitat), à titre expérimental depuis le mois de mars 2012. Il est destiné à prévenir la déqualification d’immeubles en copropriété. L’objectif est d’éviter que les copropriétés qui présentent aujourd’hui des signes de fragilité (estimées à 15% des copropriétés selon l’ANAH) ne basculent vers de plus grosses difficultés, qui seront plus longues et plus coûteuses à enrayer. Ce dispositif préventif répond aux recommandations du rapport de L’ANAH, signé du Président Dominique BRAYE en 2012 («Prévenir et guérir les copropriétés en difficulté ») qui préconisait de renforcer les actions locales préventives à destination des copropriétés sur les territoires.

La généralisation du dispositif de POPAC a été adoptée par le Conseil d’Administration de l’Anah le 25 novembre 2015. C’est la preuve que l’Anah souhaite favoriser de façon pérenne la mise en place de politiques d’intervention préventive en copropriété.

Ainsi, les collectivités territoriales peuvent, grâce aux dispositifs POPAC, développer des actions préventives à destination des copropriétés souvent peu coûteuses (par rapport aux actions dites « curatives ») et, en partie financées par l’ANAH (à hauteur de 50 % maximum du montant des actions préventives sur une dépense maximum annuelle de 150 00 € H.T).

Vous trouverez à ce propos dans notre Livret « Prévention en copropriété » (www.arc-copro.com/wy7f) la présentation d’actions simples et peu coûteuses à engager dans le cadre d’un POPAC et qui correspondent aux 7 premiers volets d’actions proposés par l’ANAH pour établir une convention de POPAC :

Les collectivités, opérateurs et autres organismes intervenant en habitat privé, trouveront par ailleurs dans ce dossier des conseils dans l’élaboration et le suivi animation de dispositifs POPAC et des exemples d’actions à mettre en œuvre afin de répondre aux difficultés recensées dans le cadre des premiers dispositifs expérimentaux :

1. comment identifier les copropriétés qui ont le plus besoin d’aide ?
2. Comment s’assurer de la sensibilisation des plus fragiles (occupants, copropriétaires) ?
3. Comment encourager l’adhésion des syndics et autres professionnels du territoire aux actions mises en œuvre dans le cadre du POPAC ?
4. Comment mobiliser durablement les copropriétaires dans des actions de redressement au cours du POPAC ?
5. Le POPAC est-il en mesure de répondre aux problèmes des copropriétés les plus fragiles ?

I. Les premiers résultats d’évaluation du POPAC : un outil créé pour s’adapter aux besoins du territoire

Au 1^er septembre 2015, 24 POPAC étaient engagés et 37 étaient en cours d’élaboration (selon les informations disponibles sur le site internet de l’Anah).

Le POPAC laissant la possibilité aux collectivités de choisir librement les actions à mettre en œuvre parmi différents volets proposés par l’ANAH, nous avons pu constater que chaque territoire a en effet appliqué ces POPAC de façon variée selon le contexte local (type d’habitat concerné, types d’interventions déjà engagées, etc.) : 

• POPAC axé sur le diagnostic des copropriétés fragiles d’un secteur (Communauté d’agglomération Evry Courcouronnes – 91) ;
• POPAC axé sur la mise en réseau d’acteurs du territoire (Communauté d’agglomération Val Maubuée – 77) ;
• POPAC axé sur des interventions thématiques : le redressement et la remise en fonctionnement des petites copropriétés (Communauté d’agglomération Val et Forêt – 95) ;
• POPAC ciblé sur une copropriété sortie d’opération dit POPAC « Post opérationnel » (La Fontenelle à La Courneuve – 93).

D’après les services de l’Etat, ce dispositif joue « un rôle d’impulsion » sur certains territoires déjà impliqués dans le redressement de copropriété, comme dans les territoires qui s’y initient progressivement (site internet de l’Anah). Il laisse en effet la possibilité de faire un choix entre différents volets, ce qui permet à ce nouveau dispositif d’être adaptable aux particularités des territoires. De plus, le POPAC, peut être combiné avec des actions complémentaires plus ou moins coercitives : procédures d’alerte, arrêtés de péril.

II. Comment dépasser les premières difficultés observées ?

Pourtant, l’ANAH souligne les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre de ce dispositif et notamment « les éventuelles réticences des syndics ou de certains propriétaires à s’appuyer sur le dispositif proposé » (site internet de L’Anah).

Nous vous proposons dans ce dossier des pistes de réflexion à partir de cinq questions souvent formulées par les collectivités et les opérateurs.

Chaque réponse présente rapidement des actions proposées par l’ARC dans le livret (décrit plus haut) « Prévention en copropriété » (www.arc-copro.com/wy7f) et précise quel est notre retour d’expérience et celui de nos partenaires sur ce dispositif expérimental.

1. Comment identifier les copropriétés qui ont le plus besoin d’aide ?

Voici deux moyens, quantitatifs et qualitatifs, pour améliorer l’identification des copropriétés fragiles de son territoire :

• La mise en place d’un observatoire local comprenant des données financières et de gestion des copropriétés (issues des documents comptables de la copropriété) telles que : le mode de gestion (gestion bénévole ou professionnelle), le montant et le taux d’impayés et le niveau des charges en comparaison du nombre de lots de copropriété et des équipements disponibles. L’ARC propose pour cela une déclinaison locale de son observatoire des charges en copropriété destiné à ses adhérents (OSCAR+) à l’échelle d’un territoire (OSCARVILLE), qui viendra s’ajouter à l’observatoire local classique de l’habitat privé ou des copropriétés (voir livret prévention p.16).

En effet, l’ARC rappelle que les données quantitatives issues des  observatoires habituels ne sont souvent pas suffisantes pour connaître le niveau de fragilité réelle d’une copropriété. Elles nécessitent d’être comparées à la réalité de chaque copropriété.

Un niveau d’entretien doit être mis en relation avec le niveau de trésorerie de la copropriété, les données sur le niveau de revenu des occupants doivent être analysées au regard du niveau des charges de l’immeuble, etc.

OSCAR VAL MAUBUEE

Dans le cadre du POPAC de la Communauté d’agglomération Val MAUBUEE, la collectivité a souhaité mettre en place OSCAR VAL MAUBUEE. Outre le fait que cet outil permet aux copropriétaires, et notamment les membres du conseil syndical, de situer leur niveau de charges par rapport à une moyenne locale, il permet aussi à la collectivité de repérer les copropriétés ayant des charges au-dessus du niveau normal local, signe de fragilité. Les données de l’observatoire sont réactualisées tous les ans.

• Un programme d’information et de sensibilisation local, composé d’un salon, de formations et de permanences juridiques spécialisées sur la copropriété, peut être une façon de tisser un lien avec les représentants des copropriétés pour identifier leurs besoins (pour plus de détails sur ce programme, consulter le livret p. 12 à 14). Les modules de formations peuvent être destinés aux copropriétaires, membres du conseil syndical, syndics bénévoles ou instances de gestion des ASL (consulter les modules de formations possibles dans notre catalogue de formations).

Ces outils vous permettront d’identifier éventuellement certaines copropriétés en situation de fragilité (les copropriétaires présentent les problèmes qu’ils rencontrent et leurs difficultés lors de ces moments d’échange).

Une fois certaines copropriétés identifiées (ou non, il est souvent aussi intéressant de voir quelles sont les copropriétés qui ne réagissent pas aux actions préventives engagées sur le territoire), la collectivité pourra plus facilement définir un éventuel programme d’intervention sur son territoire :

• faut-il agir en faveur des plus fragiles ?
• faut-il agir en faveur plutôt des copropriétés les plus mobilisées ?

1. Comment s’assurer de la sensibilisation des plus fragiles (occupants, copropriétaires) ?

Les outils d’identification et de communication classiques touchent principalement les copropriétés plutôt bien gérées, déjà mobilisées. Ces copropriétés seront les plus réactives pour participer aux actions mises en œuvre localement (formations, forum, etc.) et dont l’information sera passée par les canaux de communication habituels (journal local, site de la Ville, affichage dans les équipements publics, etc.).

La communication doit être faite le plus largement pour toucher le plus de copropriétés intéressées et volontaires, mais peut également être ciblée pour les copropriétés fragiles qui seront peu, voire pas, touchées par une communication classique.

Pour une communication ciblée, il faut :

• Des supports de diffusion d’informations ajustés : par exemple, il peut être utile de privilégier une communication visuelle (bande dessinée, vidéo) pour s’adresser à des copropriétaires qui ne lisent pas les informations écrites habituelles.

• Des voies de diffusion d’information différentes : distributions dans les lieux fréquentés par les copropriétaires (agences immobilières, notaires, syndics, etc.).

• Des voies de remontées d’information avec les acteurs du territoire. Le renforcement des partenariats locaux, avec les services de la Ville concernés (hygiène, urbanisme, social), les fournisseurs locaux (eau, gaz, fioul, électricité, etc.), les associations locales et les professionnels de l‘immobilier (les syndics et les notaires), permet d’obtenir des informations sur les copropriétés considérées par les professionnels comme potentiellement fragiles. La remontée d’information peut prendre différentes formes : une enquête sous forme de questionnaire, une « commission » ponctuelle ou régulière, etc. Pour des conseils sur la mise en place de partenariats avec les syndics, voir la question suivante.

1. Comment encourager l’adhésion des syndics et autres professionnels du territoire aux actions mises en œuvre dans le cadre du POPAC ?

La plupart des POPAC ont intégré la volonté de mobiliser les professionnels : fournisseurs, notaires et syndics, puisque c’est un volet proposé dans les conventions de POPAC. Cependant l’ANAH et certains de nos partenaires observent des difficultés à la mobilisation de ces professionnels sur certains territoires : absence aux réunions de lancement, questionnaires laissés sans réponse, etc.

L’enjeu, selon nous, est d’élaborer un format adapté aux disponibilités des professionnels et notamment des syndics, puisque leur participation sera le plus souvent bénévole. Il faut ainsi veiller à assurer leur intérêt.

La méthode utilisée afin de mobiliser les syndics a été la suivante :

• Une enquête préalable, présentant aux syndics l’intérêt pour eux de participer à ce type de démarche (visibilité sur le territoire, thématiques sur lesquelles ils souhaitent s’investir, comme les travaux de rénovation énergétique, par exemple) et la démonstration de leur plus-value en faveur de l’amélioration de l’intervention publique : analyse des difficultés et des situations de blocages, retours d’expériences sur la difficulté à mobiliser certaines aides ou financements en copropriété, etc.

• La mise en place d’une réunion (voire une commission régulière) avec l’ensemble des syndics du territoire traitant de thématiques spécifiques permettant un échange sur les difficultés, les réponses actuelles et les perspectives éventuelles à mettre en œuvre. Il est également essentiel que l’animateur de la réunion connaisse les problématiques actuelles de la profession (différence de typologie et d’organisation des agences, aspects législatifs récents, etc.).

Pour plus d’informations sur ce type d’action, nous vous invitons à consulter le livret « Prévention en copropriété »  p.4 à p.10, et à nous contacter.

1. Comment mobiliser durablement les copropriétaires dans des actions de redressement au cours du POPAC ?

L’identification de copropriétés fragiles par les pouvoirs publics ne signifie pas qu’elle déclenchera pour chacune des copropriétés un investissement des propriétaires dans le processus de redressement.

En effet, de nombreuses opérations, qu’elles soient incitatives ou coercitives, mettent en évidence des blocages en terme de mobilisation durable des copropriétaires aujourd’hui :

• on observe par exemple parfois une mauvaise interprétation de l’objectif de l’intervention publique par les propriétaires et les occupants ;
• la majorité de propriétaires bailleurs dans certaines copropriétés peut montrer un désintérêt pour l’entretien de l’immeuble et l’amélioration de la gestion ;
• on constate que la mobilisation de certains membres du conseil syndical peut s’épuiser progressivement à cause d’un « ras-le-bol » face à des difficultés qui s’entérinent ou à de trop fortes sollicitations n’apportant pas de réponse, etc.

Cette mission de mobilisation est d’autant plus difficile que, contrairement aux opérations dites « curatives », ces dispositifs préventifs n’ont pas la possibilité de proposer aux copropriétaires l’accès à des subventions, qui jouent souvent un rôle incitatif auprès des copropriétaires dans les opérations publiques.

Pourtant, l’enjeu de ces dispositifs préventifs est de mobiliser les copropriétés et notamment les membres du conseil syndical pour qu’ils s’investissent dans l’amélioration du fonctionnement de leur copropriété de façon autonome. En effet, le POPAC a vocation à impulser une dynamique qui doit perdurer, sans un accompagnement aussi approfondi ni sur un aussi long terme que celui proposé dans les opérations curatives.

Le déploiement d’une ingénierie de mobilisation ambitieuse et innovante des membres du conseil syndical et des copropriétaires est donc nécessaire. Elle est permise par le dispositif du POPAC, qui est l’occasion de développer des nouvelles façons d’intervenir. Certaines associations spécialisées dans la médiation interviennent progressivement dans le domaine de la copropriété, telles que Voisins Mâlins, les Compagnons Bâtisseurs, et peuvent apporter des compétences et un regard neuf sur la mobilisation des copropriétaires et des habitants dans ce type d’opérations.

Le théâtre Forum, une nouvelle façon de mobiliser les copropriétaires et les habitants

L’ARC développe de nouvelles façons de sensibiliser les propriétaires et habitants au fonctionnement et aux règles de vie en copropriété par l’élaboration de « théâtre-forum ». Les comédiens professionnels, à partir de cas concrets de la vie quotidienne en copropriété, préparent des scénettes en amont avec des habitants, des copropriétaires ou des membres du conseil syndical. La conclusion de ces scénettes étant en général catastrophique, le metteur en scène convie le public à intervenir à des moments clés pour dire ou faire quelque chose qui pourrait améliorer la situation finale de la scénette.

Ces animations-débats, qui peuvent être réalisées en pied d’immeuble ou dans des locaux de proximité, permettent de faire prendre conscience à chacun de l’importance de s’investir dans la copropriété à minima lors de l’assemblée générale, voire au sein du conseil syndical.

Deux scénettes sont actuellement en cours de développement avec la Ville de Montataire, la Communauté de l’agglomération creilloise et la Compagnie NAJE, dans le cadre du Forum de la copropriété de la Communauté d’Agglomération Creilloise qui aura lieu le 12 mars 2016.

Selon l’ARC, pour mobiliser les membres du conseil syndical et les copropriétaires, il faut :

1. répondre aux besoins identifiés. Pour cela, il faut dans un premier temps demander aux membres du conseil syndical d’identifier eux-mêmes les enjeux en termes de gestion, de maîtrise des charges, de travaux. L’outil Bilan Initial de Copropriété (BIC), disponible gratuitement sur internet, permet au conseil syndical de dresser facilement les points forts et points faibles de la copropriété. Une rencontre permet ensuite à l’équipe d’intervention de connaître également les préoccupations du conseil syndical et donc les premiers éléments de réponse à leur donner pour qu’ils adhèrent à une démarche d’amélioration de la gestion.

1. Permettre aux copropriétaires de résoudre les dysfonctionnements. Cela peut nécessiter d’aller au-delà de leurs premiers constats en effectuant un diagnostic plus profond de la copropriété, sur des aspects juridiques, financiers et comptables, nécessitant l’intervention d’un spécialiste. Ce diagnostic peut être financé par la collectivité ou la copropriété (dans le cadre d’une procédure d’alerte ou d’un Diagnostic Technique Global obligatoire), mais toujours à l’initiative et sous le contrôle de la collectivité (vous retrouverez la description de trois types de diagnostics dans le livret « Prévention en copropriété » p.18 – 19). Les préconisations de ces diagnostics devront être partagées, discutées et revues avec les organes de la copropriété : le syndic, le conseil syndical et les copropriétaires, afin de favoriser leur compréhension et leur adhésion dans la démarche d’amélioration de la gestion.

1. Proposer une feuille de route partagée, simple et compréhensible : Les préconisations obtenues pourront faire l’objet d’une « feuille de route » détaillée qui présentera, quand et comment devra être réalisée chaque action de redressement.

1. Il faut un « effet électrochoc ». Trop de diagnostics, même avec une feuille de route simple et détaillée, ne permettent pas au conseil syndical de passer à l’action, ni aux copropriétaires de prendre une décision en assemblée générale : il manque un déclencheur, que peuvent apporter certains dispositifs. De notre expérience, la procédure d’alerte, lorsqu’elle est bien menée, peut jouer ce rôle d’électrochoc (voir notre article).

Un guide recensant des actions de mobilisation des copropriétaires par le conseil syndical dans les démarches de rénovation a été publié par l’ARC en 2014.

1. Le POPAC : il est en mesure de répondre aux problèmes des copropriétés les plus fragiles ?

Dans cette question sont pointées deux limites intrinsèques du dispositif du POPAC :

• Est-ce qu’un accompagnement léger est suffisant pour aider au redressement des copropriétés parmi les plus fragiles ?
• Est-ce que les copropriétés ciblées sont vraiment les plus fragiles ?

La logique du POPAC n’est pas d’aider les copropriétés les plus en difficulté, qui relèvent des dispositifs spécifiques conçus pour cela (OPAH-CD et Plan de Sauvegarde), mais de prévenir les difficultés en mettant à disposition de la copropriété les outils nécessaires à son redressement : formations, diagnostics, élaboration conjointe d’une feuille de route, pour que ses instances (conseil syndical, syndic, assemblée générale) soient en mesure de s’approprier les analyses et de mettre en œuvre les actions nécessaires à une amélioration de la gestion, etc.

Ceci est d’autant plus vrai qu’une copropriété qui n’est pas entrée dans une démarche volontaire de redressement va demander plus de temps et d’énergie à  l’intervenant. Les instruments de communication (voir question n°2) et l’ingénierie de mobilisation (voir question n°4) sont nécessaires pour une meilleure efficacité du POPAC, mais ne sont pas suffisants pour garantir l’adhésion de chaque copropriété dans cette démarche.

Certaines des copropriétés fragiles qui n’ont pas réagi lors du POPAC, pourront par la suite se rapprocher de la collectivité en cas de problèmes importants, car elles sauront que la collectivité est investie et peut éventuellement les orienter en cas de difficultés.

De plus, le POPAC permet d’identifier les copropriétés qui ne réagissent pas et n’entrent pas dans ce dispositif incitatif, et donc de prévoir, selon la situation (très fortes difficultés) des diagnostics plus approfondis voire une autre forme d’intervention (mise sous administration provisoire pour une copropriété sans gestion par exemple).

CONCLUSION : les règles d’or du POPAC selon l’ARC 

• Saisir l’opportunité d’instaurer des actions différentes et innovantes pour agir efficacement en prévention auprès des copropriétés du territoire.

• Investir dès le début du POPAC un travail préalable de mobilisation des acteurs pour une meilleure cohérence de la politique préventive et impulser une dynamique globale plus efficacement.

• Impulser une dynamique pour favoriser la mobilisation durable des copropriétaires.

Pour plus d‘information sur nos interventions, nos conseils sur la mise en place de démarches préventives ou sur l’élaboration d’un POPAC, merci de nous contacter à contact@arc-copro.fr en adressant votre courriel à Manon LEROY.

www.arc-copro.com/wy7f