Un contrôle indispensable des factures : le cas ARC/RIF

À plusieurs reprises nous avons expliqué que lors du contrôle des comptes, les conseillers syndicaux devaient procéder à plusieurs vérifications dont certaines peuvent sembler superflues.

Il s’agit notamment du contrôle de l’adresse de la facture afin de s’assurer qu’elle concerne bien la copropriété et non l’immeuble mitoyen ou bien encore, l’objet même du contrat ou de la prestation.

À ce titre, l’ARC a été victime d’une « erreur d’aiguillage » qui, bien évidemment, n’a pas aboutit mais permet de mettre en exergue l’intérêt de nos préconisations, que nous partageons à travers cet article.

I. Un contrat de RIF proposé à « ARC Immobilier »

À notre grande surprise, nous avons reçu le 22 novembre dernier un contrat de la société RIF (Rapide Intervention sur Feu) pour signer une convention annuelle «  d’entretien de désenfumage escaliers ».

Voici comment se présente le courrier :

Bien évidemment, ce contrat est absurde puisque d’une part, nous ne sommes pas  « ARC Immobilier », mais surtout parce que nous n’avons pas d’escaliers.

Il s’agit donc d’un contrat « standard » qui a été envoyé à la bonne adresse, mais qui est dépourvu de tout objet réel.

II. Moralité de l’histoire

Même s’il s’agit d’une erreur d’aiguillage, ce dont nous doutons, ce même incident peut être produit auprès de divers cabinets de syndic.

Ainsi, même si par inadvertance le syndic signe ce contrat, il aura ensuite du mal à le dénoncer.

Ce type d’incidents peut concerner aussi bien les entretiens d’extincteurs que des contrats d’espaces verts ou des prestations ponctuelles.

C’est pour cela que le conseil syndical devra avoir les yeux et le cerveau bien grands ouverts, afin de vérifier la justesse et la pertinence des contrats souscrits par son syndic.