Attention, prévoyez des assemblées générales par correspondance pendant les heures ouvrables

Il y a certains conseils que l’on n’aurait pas osé écrire si on n’avait pas constaté des pratiques inacceptables de certains syndics.

Il s’agit de la fixation de l’heure de l’assemblée générale en dehors des heures ouvrables, alors qu’elle se tient exclusivement par correspondance conformément aux dispositions dérogatoires confirmées par l’ordonnance n°2020-142 du 10 février 2021.

Expliquons les mesures et comment éviter ce type d’abus.

I. Une possibilité par défaut d’assemblée générale exclusivement par correspondance.

L’ordonnance du 10 février 2021 a reconduit certaines dispositions dérogatoires de l’ordonnance du 20 mai dernier, en matière de tenue d’assemblée générale uniquement de manière dématérialisée.

Voyons cela en détail et les points à contrôler.

Que ce soit les ordonnances du 20 mai, du 18 novembre dernier ou encore celle du 10 février 2021, toutes ont prévu une hiérarchisation en matière d’organisation d’assemblée générale dématérialisée.

Si effectivement le syndic peut interdire la tenue physique des assemblées générales, il doit en priorité prévoir qu’elles se tiennent par visioconférence permettant l’échange entre copropriétaires, afin de pouvoir éventuellement amender les résolutions présentées dans l’ordre du jour en vue de les voter.

Si cette alternative n’est pas possible, alors le syndic peut opter pour la solution par défaut qui est la tenue de l’assemblée générale uniquement par correspondance.

Il est clair que ce mode de participation présente beaucoup d’inconvénients et en premier lieu une obligation pour les copropriétaires de se prononcer uniquement sur la base de la résolution présentée dans l’ordre du jour sans pouvoir l’amender.

Du coup, il ne s’agit plus d’une proposition de résolution, mais bien d’un principe sur lequel les copropriétaires doivent voter « pour », « contre » ou « abstention ».

Le seul gagnant reste le syndic qui n’a plus à entendre les copropriétaires ou à se justifier sur sa demande d’augmentation de ses honoraires de base ou de suivi des travaux.

Mais comme nous allons le constater, le préjudice pour la copropriété, encore une fois financière, peut être encore plus lourd.

II. Des assemblées générales par correspondance en dehors des heures ouvrables

Comme souvent, un abus s’accompagne d’autres abus puisque nous constatons une nouvelle dérive des assemblées générales 100% par correspondance.

Il s’agit d’indiquer dans la convocation de l’assemblée générale qu’elle se tiendra exclusivement par correspondance et en dehors des heures ouvrables.

Par ce procédé le syndic pourra facturer en vacations supplémentaires le dépouillement des formulaires de vote et l’enregistrement des voix dans le logiciel, tout en facturant des heures supplémentaires pour une tâche qu’il aurait pu réaliser pendant les heures ouvrables.

Nous avons même relevé une convocation d’assemblée générale où le syndic prévoit l’assemblée générale à minuit permettant de facturer des heures supplémentaires à un taux  majoré.

Cela ne se justifie évidemment pas.

Face à cette nouvelle pratique, nos préconisations sont les suivantes :

• Imposer que l’assemblée générale se tienne en visioconférence, permettant les débats et la possibilité d’amender la résolution soumise à l’ordre du jour
• En cas de refus du syndic, demander qu’il se justifie, sachant que la tenue de l’assemblée générale uniquement par correspondance est un mode par défaut.
• A partir du moment où l’assemblée générale se tient uniquement par correspondance, elle devra se réaliser pendant les heures ouvrables ou du moins débuter pendant les heures ouvrables afin d’éviter des facturations supplémentaires inutiles.

En effet, si le syndic peut effectivement interdire la tenue de l’assemblée générale en physique, l’heure et le jour de la réunion doivent être concertés avec le conseil syndical.

La vigilance est donc de mise.