Dossier mois janvier 2024 La prospection de syndics : les points clefs à vérifier sur les projets de contrats

Le premier semestre 2024 s’entame, apportant avec lui l’organisation des assemblées générales annuelles.

Dans la plupart des copropriétés, en effet, les assemblées doivent se tenir avant le 30 juin, soit six mois après la clôture du dernier exercice comptable.

Et c’est bien souvent dans cette période  qu’intervient également fin du mandat du syndic en place.

Sonne ici l’heure pour le conseil syndical de s’atteler à mettre en concurrence ce syndic sortant, comme le prévoit l’article 21 de la loi N°65-557 du 10 juillet 1965.

Ce travail de prospection des cabinets de syndics concurrents est fait avec efficacité par les conseillers syndicaux.

Seulement, ayant récolté plusieurs projets de contrats, ces derniers peuvent se trouver embarrassés pour analyser ceux-ci et détecter d’éventuels abus ou anomalies.

Si les syndics sont certes tenus de respecter une trame de contrat fixée par voie règlementaire (le fameux « contrat-type » figurant en annexe du Décret N°67-223 du 17 mars 1967), permettant de comparer les propositions faites de manière plus transparente, l’exercice peut malgré tout s’avérer fastidieux.

Voici donc quelques clefs qui vous permettront de naviguer dans les diverses propositions contractuelles reçues, avec référence à chaque clause sur lesquelles la plupart des abus se nichent (cette étude n’est cependant pas exhaustive, certains syndics débordant d’inventivité pour insérer des stipulations abusives sur des clauses inattendues!)

I – Les visites et réunions

Les visites de l’immeuble – C’est à la clause 7.1.1. du contrat que se trouvent les stipulations relatives aux visites de l’immeuble. Le conseil syndical doit ici veiller à ce que la proposition émise par le syndic prévoie un nombre de visites annuelles suffisant et une durée de chacune cohérente avec la dimension de l’immeuble. 

Bien entendu, un syndic qui proposerait un nombre de visites à « zéro » serait dans l’illégalité, les visites périodiques d’immeuble faisant partie de ses missions de base.

Surtout il faut vérifier que soit bien choisie l’option « en présence du président du conseil syndical ».

En effet, il n’y a aucun intérêt à permettre au syndic de procéder à des visites d’immeuble seul, ne permettant pas vérifier la réalité de cette prestation, ni son efficacité.

De plus, il peut être intéressant d’ajouter l’obligation pour le syndic de rédiger un compte-rendu de visite. Dans ce cas, il convient de vérifier que la proposition de contrat prévoit stipule bien que « les visites périodiques de la copropriété » se feront « avec rédaction d’un rapport ».

Les réunions avec le conseil syndical – Nombre de syndics ont tendance à vouloir amalgamer les visites d’immeuble, que nous venons d’aborder, avec l’organisation de réunions avec le conseil syndical.

Or,  la clause  7.1.3 du contrat-type mentionne bien la possibilité d’inclure dans le forfait des réunions (et non des visites) avec le conseil syndical, précisant la durée et les créneaux horaires de chacune.

Mais attention! En application des textes, le syndic dispose ici d’une simple faculté et non d’une obligation d’inclure dans son forfait ce type de réunions.

Étonnamment, en effet, le législateur n’a pas envisagé de prévoir un nombre minimal de réunions obligatoires avec le conseil syndical.

Si la consultation de ce dernier est certes obligatoire à certains moments clefs de la vie de l’immeuble, comme pour l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale, cette concertation peut se faire sans réunion, par échanges de mails ou autre.

Afin de faire jouer la concurrence, il faut donc bien regarder cette clause et demander aux candidats syndics d’offrir, dans le cadre du contrat de base, l’organisation d’un nombre minimal de réunions avec le conseil syndical.

A défaut, toute réunion qui sera réclamée fera l’objet d’une facturation « hors-forfait » par le syndic, comme le permet la clause 7.2.2. du contrat.

Les assemblées générales – A la clause 7.1.2. du contrat-type, il convient de se concentrer sur la durée de l’assemblée générale ordinaire proposée et la plage horaire : certains syndics proposent une assemblée de deux heures, devant se tenir entre 09h et 19h30.

Cette assemblée, dans ce cadre, est donc incluse dans les honoraires forfaitaires du syndic. Mais toute AG qui se tiendrait en dehors de ce créneau horaires ou qui durerait plus de deux heures impliquerait la facturation d’honoraires supplémentaires.

Dès lors il convient de vérifier que la proposition de ce syndic coïncide avec la durée habituelle des assemblées et ses horaires.

Si un syndicat des copropriétaires a par exemple pour habitude de tenir ses assemblées générales en soirée, il faudra demander à ce syndic de revoir les plages horaires proposées.

II – Les frais et honoraires

Rappelons d’abord que le contrat de syndic est un contrat « tout sauf » en ce que les honoraires forfaitaires incluent toutes les prestations attendues de la part d’un syndic, sauf une liste limitativement fixée de prestations pouvant donner lieu à une rémunération « hors –forfait ».

Ces prestations se trouvent limitativement listées au point 7.2 du contrat-type, qui reprend la liste fixée en annexe 2  du Décret du 17 mars 1967.

Les honoraires « hors forfait » : vacation horaire unique ou forfait – Une des clauses les plus importantes à étudier sur les propositions récoltées est la n° 7.2.1 qui traite des modalités de rémunération des prestations particulières. Ici la vigilance est de mise, car la rémunération « hors-forfait » du syndic ne peut être appliquée que selon deux modalités précises :

• Soit en application du seul coût horaire appliqué au temps passé de : …€/h HT, soit …€/h TTC : il ne peut pas y a voir plusieurs coûts horaires différents
• Soit en application du tarif forfaitaire total convenu par les parties, exprimé hors taxes et toutes taxes comprises.

Donc, pour chacune des prestations particulières, le syndic propose, soit, l’application d’un tarif horaire unique, soit d’un forfait qui couvre toute la prestation. Le tarif horaire ne peut pas varier selon la nature de la prestation.

A l’inverse, le syndic peut proposer une rémunération forfaitaire, qui varie selon la démarche accomplie : il n’y a pas de montant forfaitaire unique applicable de manière uniforme sur chaque prestation au-delà du forfait.

Certains syndics usent de pratiques tarifaires irrégulières en proposant un tarif horaire à géométrie variable selon des plages horaires, ou selon que l’intervenant est le syndic lui-même (plus cher) ou l’un de ses préposés.

D’autres vont panacher les modalités de rémunération, ce qui est tout aussi illégal, en proposant sur certaines rubriques du contrat-type, une facturation au forfait à laquelle s’ajoute un coût horaire.

La sous-traitance des archives et de l’extranet – En matière de gestion des archives du syndicat des copropriétaires, et en application de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est tenu «d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. »

Il s’agit donc d’une prestation de base que doit le syndic au syndicat des copropriétaires. Cette prestation est incluse dans le forfait de base prévue au contrat. Ce même article 18 précise que «  La décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ».

En ce sens, la clause 7.1.5. du contrat-type prévoit un mécanisme de déduction des honoraires forfaitaires d’un montant précis, en cas de sous-traitance de la gestion des archives à un prestataire extérieur. Il faut ici veiller prévoir une déduction d’un montant cohérent.

Certains syndics proposent une déduction de « zéro euro », ce qui est, bien entendu, parfaitement abusif. Le plus simple est d’opter pour « la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée ».

Il en va de même pour la dispense de mise à disposition d’un service d’accès en ligne aux documents dématérialisés : il faut privilégier la déduction des honoraires du montant facturé par l’entreprise qui réalisera cette prestation cette prestation.

Si l’assemblée générale décide de ne pas mettre en place d’extranet du tout, alors il faut prévoir un montant forfaitaire cohérent (équivalant à ce qu’aurait facturé une entreprise sous-traitante)

Attention aux frais de recouvrement ! Passée souvent inaperçue dans les contrats de syndic, elle est pourtant d’une importance majeure.

La clause 9.1 traite des frais de recouvrement imputables « aux seuls copropriétaires » concernés, sur lesquels il faut être vigilant : en effet, seuls les coûts réels des actes peuvent être facturés au copropriétaire débiteur, le syndic ne peut percevoir ici aucun honoraire.

En cas de recours judiciaire contre le copropriétaire débiteur, le syndic devra démontrer au juge que les frais réel engagés pour l’envoi d’une mise en demeure s’élèvent concrètement à 120€ TTC (coût de l’affranchissement, du papier, de l’encre etc.).

Nous vous recommandons à ce sujet la lecture de notre article du 23 octobre 2023 qui dénonce les conséquences pour le syndicat des copropriétaires de cette pratique abusive.

Et bien entendu, il est hors de question que le syndic se retourne ensuite vers le syndicat des copropriétaires pour réclamer le paiement de frais non-justifiés facturés à un copropriétaire débiteur, au motif que « ces frais sont prévus dans le contrat signé, à la clause 9.1 ».