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La loi ALUR du 24 mars 2014 a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, obligeant le syndic à mettre à l’ordre du jour de l’assemblée générale une question relative au choix de transférer des archives auprès d’une société spécialisée.
La plupart des syndics ont détourné cette obligation légale en affirmant que la loi impose au syndicat des copropriétaires de confier les archives à une société spécialisée, leur permettant subtilement d’économiser une dépense qui était jusqu’alors à leur charge.
Au vu de cette supercherie et des dégâts occasionnés, l’ordonnance du 30 octobre 2019 qui a modifié la loi du 10 juillet 1965, a supprimé purement et simplement cette obligation.
Malgré tout, certains syndics essayent toujours de passer en force en présentant un argumentaire biaisé pour que les copropriétaires votent ce transfert.
Entrons plus dans le détail pour comprendre l’aberration du système.
Voici l’exemple d’un argumentaire biaisé repris dans une résolution d’assemblée générale inscrit dans l’ordre du jour :
Résolution N° 14 : Gestion des archives du Syndicat des copropriétairesPJ. Contrat – Société PRO ARCHIVESClé de répartition : 0003 – 1 Charges communes générales – Article 25 / Article 25-1Au regard des difficultés inhérentes à la conservation et à la transmission des archives en cas de changement de Syndic, le législateur, dans le cadre de la loi du 24 mars 2014 « accès au logement et urbanisme rénové » dite « ALUR » préconise désormais le recours à une société d’archivage externalisée pour la conservation des archives de la copropriété.C’est ainsi qu’au titre de l’ART 18 de la loi du 10 juillet 1965, le Syndic soumet au vote de l’assemblée générale la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée. Cette décision ne donne lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du Syndic.Le recours à un prestataire spécialisé assure une gestion rigoureuse des archives permettant ainsi la bonne administration de la copropriété :A. Sécurité :Le prestataire extérieur est un professionnel du stockage et de la gestion des archives.Les conditions de conservation sont donc optimisées afin de pérenniser l’intégrité des documents relatifs à la vie de la copropriété.B. Gestion quotidienne de la copropriété :Lorsqu’un spécialiste de l’archivage est désigné, le classement et la gestion des documents de la copropriété sont strictement organisés.L’accès aux pièces archivées s’en trouve ainsi grandement facilité.C. Cas de succession de Syndics :Dans cette hypothèse (démission, révocation ou non renouvellement du syndic), l’ensemble des documents à transmettre étant déjà entre les mains d’un prestataire extérieur, les opérations de transmissions sont facilitées. La loi « ALUR » a modifié en ce sens l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 tendant à limiter les opérations de transmission entre Syndics successifs à la seule transmission des coordonnées du nouveau Syndic au prestataire archiviste.Le Syndicat des copropriétaires réduit ainsi le risque de contentieux en cas de difficulté de transmission et les frais inhérents à ce type de procédure.L’Assemblée Générale, après en avoir délibéré, décide de souscrire un contrat d’archivage avec la société PRO ARCHIVES, pour une durée de X année(s), selon la proposition de contrat joint à la convocation.Le coût de la prestation est évalué sur la base de 2,80 € HT / lot principal / an, soit un montant de 1010,80 € HT, majoré du taux normal de TVA en vigueur.Les frais correspondants à la totalité de cette prestation seront inclus au budget prévisionnel de la copropriété et répartis au titre des charges communes générales. |
Allons par étapes.
Tout d’abord, le syndic évoque la loi ALUR du 24 mars 2014 pour justifier son obligation d’intégrer cette question à l’ordre du jour, tout en occultant l’ordonnance du 30 octobre 2019 qui a supprimé cet impératif.
L’objectif pour le syndic n’est pas de rappeler la loi mais de l’utiliser pour faire plier les copropriétaires à voter le transfert.
Mais encore, il invoque l’argument de «la sécurité », justifiant de faire appel à une société spécialisée, dont acte.
Dans ces conditions, il revient au syndic, (qui perçoit des honoraires et qui conformément à l’article 33 du décret du 17 mars 1967 a pour mission de gérer et de conserver les archives), de payer cette société.
A défaut, il devra assurer la sécurité des archives par ses propres moyens, et en cas de perte ou de destruction, engager sa responsabilité civile professionnelle.
C’est ainsi que la copropriété n’a pas à prendre en charge une somme de 1.221,60 € TTC à moins que le syndic soit prêt à baisser ses honoraires d’un montant équivalent et même, dans ce cas, cela ne serait toujours pas à l’avantage du syndicat des copropriétaires.
Voyons pourquoi.
Le syndic invoque qu’en faisant appel à une société spécialisée, les archives de la copropriété seront mieux conservées et sécurisées. Il s’agit là d’un mensonge.
Et pour cause, les contrats de sociétés d’archivage prévoient une limitation de leur responsabilité en cas de perte ou de vol.
A titre d’exemple, voici la clause-type prévue dans les contrats d’archivage qui est connue et souvent mise sous silence par les syndics :
En cas de sinistre sur les archives déposées, imputable à PRO.ARCHIVES agissant en qualité de gardien des archives et entraînant la perte ou la destruction de tout ou partie desdites archives, la responsabilité de PRO.ARCHIVES lorsqu’elle est engagée est limitée, sans pouvoir excéder le plafond du montant total des factures de l’exercice en cours effectivement acquittées par le syndicat auprès de PRO.ARCHIVES, à l’intérieur d’un plafond de garantie souscrit au paiement d’une indemnité́ forfaitaire maximum fixée à quinze euros (15 €) par conteneur de 1/20e de m3 détruit ou détériore.Si le syndicat juge les limites de responsabilité ci-dessus insuffisantes et souhaite être couvert des conséquences dommageables au-delà̀ de ce qui est indiqué ci-dessus, il lui appartient de souscrire des polices d’assurances complémentaires de son choix. Ainsi, l’indemnité est fixée à 15 € par conteneur, invitant le syndicat des copropriétaires à payer une assurance supplémentaire si le montant paraît plus élevé. |
Or, lorsqu’il revient au syndic d’assurer la gestion et la conservation des archives, aucune limitation des responsabilités n’est prévue en cas de perte ou de vol, obligeant ce dernier à indemniser le syndicat des copropriétaires du montant réel du préjudice.
Conclusion : il faut laisser à la charge du syndic la conservation et la gestion des archives. Cela évitera des polémiques stériles sur le montant de la prestation, sur la réduction des honoraires du syndic et surtout sur la limitation de sa responsabilité en cas de perte.
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