Le contrat de syndic doit préciser le créneau horaire dans lequel se tiennent les réunions du conseil syndical

Nous ne le répétons peut-être pas suffisamment mais le rôle du conseil syndical est fondamental pour assurer une bonne gestion de la copropriété.

Pour cela, il est indispensable qu’il travaille de manière efficace en étroite collaboration avec le syndic.

Certains syndics professionnels pensent que le terme collaboration implique que le conseil syndical est son secrétaire devant assurer les tâches qu’il se refuse de réaliser.

Bien entendu, cela est faux impliquant que le conseil syndical doit convenir de réunions de travail avec le syndic en définissant clairement la durée et le créneau horaire dans lesquels elles doivent se dérouler.

C’est à ce titre que le contrat-type de syndic a verrouillé la clause.

I- Un contrat-type qui encadre les réunions entre le syndic et le conseil syndical

Le point 7.1.3 du contrat-type mentionne les conditions de réunions entre le conseil syndical et le syndic comprises dans le forfait de base.

La clause doit mentionner trois informations qui sont le nombre de réunions, le créneau horaire dans lequel elles doivent se dérouler et la durée.

Ces trois informations sont stratégiques car elles permettent non seulement de déterminer le temps dont disposent le conseil syndical et le syndic pour travailler et surtout si elles peuvent se dérouler en dehors des heures ouvrées sans que cela induise la facturation d’honoraires complémentaires.

En effet, à partir du moment où le contrat précise le créneau horaire entre 9 h à 17 h, les réunions comprises dans le forfait doivent se tenir dans cet intervalle horaire.

A défaut, elles pourront faire l’objet de vacations supplémentaires même si le nombre de réunions prévu n’est pas dépassé.

II – La vigilance de mise

Avant même de joindre le contrat à l’ordre du jour, le conseil syndical doit négocier ce point pour qu’il soit conforme aux besoins de la copropriété et surtout du conseil syndical.

Il ne faudra pas prévoir moins de trois réunions, l’une annuelle pour procéder à un état des lieux sur la gestion de la copropriété, l’autre pour réaliser le contrôle des comptes et une autre pour élaborer l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Ensuite, si le conseil syndical est composé de personnes actives, il peut être plus opportun de prévoir des créneaux horaires allant jusqu’à 20 heures permettant de tenir des réunions au-delà de 18 h sans que cela n’induise d’honoraires complémentaires.

Bien entendu, l’intérêt n’est pas de finir forcément tard mais d’éviter des facturations complémentaires.

Comme on le constate, des éléments à contrôler avec vigilance !