Le relevé général des dépenses (RGD) ne présente pas forcément toutes les dépenses de l’exercice

Pour contrôler les factures enregistrées sur l’exercice, nombreux copropriétaires et conseillers syndicaux sont attachés à consulter le relevé général des dépenses, dit communément RGD, produit par le syndic.

Il est d’ailleurs souvent joint à la convocation d’assemblée générale, permettant aux copropriétaires de prendre connaissance de l’ensemble des dépenses enregistrées sur l’exercice.

Il est également fourni lors du contrôle des comptes réalisé par le conseil syndical ou un copropriétaire au sein de cabinet du syndic, et pourtant ce document recèle une grave carence qui justifie de s‘en méfier.

I. Un relevé général des charges et non des dépenses

Le terme de relevé général des dépenses n’est pas fortuit et implique naïvement que figurent dans ce document l’ensemble des dépenses effectuées par le syndic au cours de l’exercice au nom de la copropriété qu’il représente.

Or, sur ce document figurent l’ensemble des factures enregistrées sur l’exercice indépendamment qu’elles aient été ou non payées.

Ainsi, en contrôlant uniquement le « RGD », les conseils syndicaux ou les copropriétaires sont dans l’incapacité de déterminer les factures payées de celles en attente de règlement et les délais de retard.

II. Nos préconisations

L’intérêt de distinguer les factures réglées de celles non payées permet de mieux apprécier la gestion financière de la copropriété.

En effet, il est important de connaître, en fin d’exercice, le montant des fournisseurs impayés, les délais de retard et pourquoi le syndic n’a pas encore payé certaines factures.

Le montant des fournisseurs impayés est également important à savoir afin de relativiser le solde du compte bancaire.

La situation de la copropriété n’est pas la même si la elle dispose de 10 000 € en banque avec 12 000 € de fournisseurs impayés que s’il n’y a pas de dettes vis-à-vis des tiers.

Ainsi, si le conseil syndical est attaché aux documents appelés abusivement «relevés des dépenses», il doit le compléter avec l’annexe comptable N°1 qui indique le montant des fournisseurs impayés.

Sans aucun doute, l’idéal est que le conseil syndical dispose du grand livre comptable de la copropriété qui est le document le plus complet dans lequel figurent l’ensemble des informations.

Il est d’ailleurs préconisé au conseil syndical de le réclamer auprès de son syndic plusieurs fois au cours de l’exercice afin de contrôler l’évolution comptable et financière de la copropriété.