Les avis d’appels de fonds doivent être envoyés en courrier postal et les notifications électroniques à une adresse déterminée

Une des stratégies des syndics professionnels pour augmenter leurs profits est de réduire au maximum les frais de reprographie compte tenu que les coûts qu’ils induisent doivent être inclus dans les honoraires du forfait de base.

Ainsi, ils poussent les Pouvoirs Publics et les Parlementaires à valider que l’ensemble des envois de documents et notifications puissent se réaliser de manière électronique sans consentement préalable du copropriétaire.

Soyons clairs, il ne s’agit pas de défendre la cause écologique mais les profits du cabinet.

Et pour preuve, si la réelle motivation était effectivement l’écologie, les syndics professionnels auraient réduit leurs honoraires à hauteur de la réduction du nombre de reprographies constatées.

Néanmoins, si certes depuis l’entrée en vigueur de la loi Habitat dégradé, les notifications  électroniques sont à présent de droit, cela n’est pas le cas pour les documents à envoyer en courrier simple comme les avis d’appels de fonds.

Voyons cela de plus près.

I- Des avis d’appels de fonds à transmettre en courrier simple

L’article 35 – 2 du décret du 17 mars 1967 précise que les avis d’appels de fonds sont adressés aux copropriétaires par lettre simple et uniquement sous réserve expresse de ce dernier « par message électronique à l’adresse déclarée par lui à cet effet ».

Ainsi, le syndic a deux obligations : d’une part il est tenu d’envoyer les avis d’appels de fonds en courrier simple à l’adresse postale communiquée par le copropriétaire.

D’autre part,  le copropriétaire peut demander que les avis d’appels de fonds lui soient envoyés par voie électronique en obtenant de sa part l’adresse mail à laquelle il souhaite les recevoir.

Une notion importante qu’il faut impérativement reprendre en matière de notification électronique.

Voyons cela de plus près.

II – Un parallélisme des formes

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Habitat dégradé, les notifications telles que les mises en demeure ou les convocations d’assemblée générale peuvent se faire de droit de manière électronique.

Néanmoins cet article précise que le syndic a une obligation de faire connaître aux copropriétaires leurs droits à maintenir la réception des notifications en format papier pouvant à tout moment et par tous moyens en informer le syndic.

Ceci étant, même si la loi Habitat dégradé qui a modifié l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 reste muette sur la procédure à suivre pour notifier par voie électronique, nombreux syndics utilisent déjà ce procédé en récupérant n’importe quelle adresse mail du copropriétaire.

C’est ainsi que certains syndics utilisent des adresses mails de copropriétaires qui ne sont plus à jour notamment à la suite d’un changement d’opérateur ou d’usage d’adresse mail professionnel qui n’est plus d’actualité.

Or en respectant le parallélisme des formes, le syndic devrait s’assurer que l’adresse mail utilisée est bien celle souhaitée par le copropriétaire et donc obtenir au préalable de sa part une confirmation de l’adresse sur laquelle il s’apprête à notifier le courriel.

Il peut s’agir d’une adresse qui ne fonctionne plus ou pire une adresse professionnelle alors qu’entre-temps le copropriétaire a démissionné.

Voilà pourquoi en l’état actuel des textes, les notifications électroniques envoyées d’autorité par le syndic professionnel aux copropriétaires peuvent être source de contentieux avec des conséquences juridiques extrêmement graves pour le syndicat des copropriétaires.