Les documents minimaux à faire figurer dans l’extranet de la copropriété : comment réagir

Depuis l’obligation faite aux syndics de mettre en place un extranet pour leurs copropriétés mandantes, l’ARC a œuvré pour qu’un décret soit publié afin de définir les documents minimaux à mettre en ligne ainsi que la fréquence de leur mise à jour.

Cette mesure s’est imposée sachant que la grande majorité des syndics a profité de l’absence de réglementation pour détourner l’extranet à leur avantage.

A titre d’exemple, ils imposent que le règlement des appels de fonds se fasse exclusivement en ligne en les portant au profit de leur compte bancaire ou encore en ne mettant pas les documents stratégiques de la copropriété dans l’espace dématérialisé du conseil syndical, ne pouvant pas alors assurer sa mission de contrôle et d’assistance de manière efficace.

I. Une loi ELAN neutralisée par son décret d’application

A la suite d’une action engagée par l’ARC, la loi ELAN du 23 novembre 2018 a complété l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 en prévoyant la publication d’un décret définissant les documents minimaux à faire figurer dans l’extranet de la copropriété.

Le 23 mai dernier, un décret a été publié, définissant la liste minimale et précisant les documents devant figurer dans les trois espaces qui sont :

• Un espace accessible à l’ensemble des copropriétaires.
• Un espace accessible au conseil syndical, qui impose un accès sécurisé.
• Un espace accessible pour chaque copropriétaire avec un accès sécurisé.

(Un dossier a été consacré sur notre site internet à ce sujet : DOSSIER DU MOIS JUIN 2019 : Loi ELAN : le décret sur la liste minimale des documents à fournir dans l’extranet de la copropriété publié).

Ceci étant, il faut le préciser, les documents minimaux à faire figurer dans l’espace du conseil syndical sont assez décevants puisque les pièces et supports stratégiques comptables et juridiques ne sont pas prévus.

Ainsi, les pouvoirs publics n’ont pas estimé nécessaire de mettre en ligne le grand livre des comptes qui pourtant permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble des opérations comptables et financières de la copropriété ou encore les factures qui permettent de mieux contrôler les dépenses.

Le décret du 27 juin 2019 a précisé que la mise à jour des documents doit se faire au minimum une fois par an dans les trois mois précédant l’assemblée générale.

Autrement dit, le syndic est légalement en droit de mettre à jour les documents la veille de l’assemblée générale censée approuver les comptes.

Cette disposition stupide neutralise complètement le dispositif.

A titre d’illustration, une assemblée générale qui se tiendrait le 30 juin 2020, pour approuver les comptes de l’exercice allant du 1^er janvier 2019 au 31 décembre 2019, le syndic est tenu légalement de mettre à jour les documents au plus tôt le 1^er avril 2020 et au plus tard le 29 juin 2020.

Face au manque d’efficacité des pouvoirs publics qui ont cédé face aux lobbys des professionnels, il est impératif que le conseil syndical prévoie des mesures correctives.

II. L’inscription de questions à l’ordre du jour

Il est important de rappeler qu’aussi bien la liste des documents que leur mise à jour réglementaire sont des obligations minimales.

En effet, le décret prévoit une liste minimale de documents et une actualisation au minimum d’une fois par an.

Par conséquent, le syndicat des copropriétaires peut décider d’une liste minimale plus longue avec une mise à jour des pièces plus fréquente.

Pour cela, le conseil syndical devra prévoir l’inscription d’une question à l’ordre du jour avec les documents à mettre dans l’espace du conseil syndical en précisant la fréquence de leur actualisation.

Ainsi, dans le cadre de la réunion entre le syndic et le conseil syndical, dédiée à l’élaboration de l’ordre du jour, ce dernier pourra imposer la question et la résolution suivantes :

Question : Liste des documents à mettre dans l’espace du conseil syndical avec la fréquence d’actualisation

Résolution : le décret du 23 mai 2019 a précisé la liste des documents minimaux à mettre dans l’espace du conseil syndical. Cette liste ne prévoit pas de mettre en ligne des pièces stratégiques, ne permettant pas au conseil syndical d’assurer sa mission de contrôle. Pour cela, la copropriété demande au syndic de mettre dans l’extranet de la copropriété, dans l’espace sécurisé et dématérialisé du conseil syndical les documents suivants :

• Le grand livre de l’exercice ;
• Les factures ;
• Les devis ;
• Les contrats en cours d’exécution.

Ces documents devront être mis à jour tous les trimestres.

Cette résolution s’applique au syndic, ne pouvant pas la contester, mais uniquement l’exécuter.

C’est à présent à vous de jouer !