Relevés périodes des comptes bancaires du syndicat : intérêt, communication impérative par le syndic et sanctions dans la négative

Le syndicat des copropriétaires doit disposer de deux comptes bancaires séparés : l’un courant, l’autre rémunéré. Comme tout support financier, l’établissement dépositaire supporte l’obligation d’adresser périodiquement les relevés associés à son détenteur, voire son représentant légal. L’avantage de de ce document papier ou dématérialisé est souvent minimisé, raison pour laquelle nous détaillons cette règle, ainsi que le cadre juridique applicable.

I. Relevés bancaires : intérêt et diffusion par le syndic au conseil syndical

Les relevés périodes des comptes bancaires du syndicat, édités par l’établissement financier dépositaire, permettent de vérifier l’évolution de la situation financière de cette collectivité (par rapport au mois précédent), à savoir l’effectivité, l’absence ou l’approximation : 

– de versement par les copropriétaires de leurs provisions et charges communes exigibles ;

– de paiement par le syndic des prestataires, du personnel d’immeuble… ;

– de règlement par le syndic de ses honoraires de gestion courante, voire exceptionnelle ;

– d’encaissement de divers produits (indemnité d’assurance, intérêts bancaires, loyers).

La pertinence de cette pièce s’avère alors évidente, et ce, au profit du conseil syndical, la mission de celui-ci consistant justement à contrôler et assister le syndic dans sa gestion de la résidence (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965), en suivant notamment l’exécution par ce dernier du budget prévisionnel adopté en assemblée (art. 26 du décret du 17 mars 1967).

En conséquence, le législateur exige la transmission, sans délai par le syndic au conseil syndical, de ces relevés périodiques des comptes séparés du syndicat des copropriétaires, dès obtention de ceux-ci par l’établissement financier dépositaire.

Cet accès est également envisageable via l’extranet, ce qui s’entend d’un site informatique sécurisé comportant des documents dématérialisés du syndicat par le syndic, sauf dispense de l’assemblée de sa constitution (art. 18 de la loi). Le décret du 23 mai 2019 fixe la liste minimale réglementaire des éléments téléchargeables sur ce support au profit notamment du conseil syndical. Son article 3 al. 2 prévoit justement la présence des relevés périodiques, exception faite d’une communication divergente par le syndic (envoi postal ou par courriel). 

Il existe enfin une troisième voie, garantissant au conseil syndical l’expédition ou la mise à disposition de ces pièces bancaires (art. 21 de la loi). Il concède un droit permanent d’accès ou de copie à tout document intéressant le syndicat auprès du syndic, ce qui inclut par conséquent les relevés périodiques bancaires. La différence réside dans ce cas dans une demande déterminée (nature, date ou intervalle) du conseil syndical, par opposition à la diffusion systématique et spécifique par le syndic instituée par l’article 18 de la loi.

II. Relevés bancaires : sanctions du défaut d’envoi par le syndic au conseil syndical

Si le syndic contrevient à son obligation de transmission des relevés périodiques des comptes bancaires séparés du syndicat au conseil syndical, il encourt diverses conséquences.

Primo, lorsque cette carence du syndic s’inscrit dans son obligation de diffusion systématique de ces documents, dès leur réception de l’établissement financier dépositaire. L’article 18 de la loi lui octroie un délai majoré de trois mois, à compter de sa nomination en assemblée, pour s’exécuter. Dans la négative, son mandat est nul de plein droit, ce qui implique néanmoins de solliciter judiciairement cette rupture contractuelle.

Secundo, en cas de manquement du syndic à une requête explicite du conseil (art. 21 de la loi). Au-delà d’une défaillance d’un mois, cette disposition instaure une pénalité journalière fixée réglementairement à 15 € (art. 2 du décret du 7 octobre 2020). Cette somme doit être déduite par le syndic, de sa rémunération de base imputée dans les comptes clos du syndicat, présentés pour approbation des copropriétaires à l’assemblée générale annuelle.

De plus ce même article 21 de la loi permet au président du conseil syndical d’agir à l’égard du syndic contrevenant en vue de sa condamnation au paiement de cette indemnité réglementaire.

Tertio, en présence d’une faute suffisamment grave le syndic s’expose à la résiliation de son mandat en assemblée (art. 18 de la loi). Le refus manifeste du syndic, de se conformer à l’impératif de remise des relevés périodiques des comptes bancaires du syndicat au conseil syndical, peut justifier cette dénonciation contractuelle par l’assemblée. Elle se différencie de la nullité de plein droit de l’article 18, en ce sens qu’elle ne nécessite pas d’action judiciaire.

Le conseil syndical se doit d’obtenir du syndic les relevés périodiques bancaires des comptes séparés du syndicat des copropriétaires. Ces documents favorisent le contrôle, par cet organe collégial, de l’administration licite de la copropriété par le syndic et d’exiger, en cas d’irrégularités, les corrections adéquates dans le meilleur délai.

De même, le conseil syndical veillera à insister auprès du syndic, ne respectant son obligation de communication de ces pièces bancaires, des sanctions possibles, tant pour lui, que ces assureurs impératifs (responsabilité civile, garantie financière), en copie de leur relance.