Soyez extrêmement regardants sur les modalités de tenues d’assemblée générale comprises dans le contrat

Encore une fois, répétons-le : l’ARC ne demande pas aux syndics professionnels de travailler gratuitement.

En revanche, nous dénonçons les syndics qui profitent des situations pour facturer des prestations « bidon » dans le seul but d’augmenter leurs profits.

Un point qui produit de nombreuses facturations parallèles, et qui sont souvent abusives voire illégales, concerne l’organisation et la tenue de l’assemblée générale « annuelle ».

Reprécisons le cadre contractuel en matière d’assemblée générale, puis, ensuite les points à contrôler.

I – Un encadrement contractuel

Le point 7.1.2 du contrat type définit les modalités concernant l’assemblée générale annuelle que le syndic doit assurer dans le cadre de son mandat.

A travers ce point, est notamment fixée la durée de l’assemblée générale et la plage horaire dans laquelle elle doit se tenir.

Au-delà de la durée et de la plage horaire convenue, le syndic est alors en droit de facturer des honoraires complémentaires.

Ainsi, même si l’assemblée générale se tient à 15 heures et que le contrat prévoit qu’une heure de tenue d’assemblée générale, dès 16h (heures ouvrables), le syndic pourra facturer le temps supplémentaire.

De même, si le contrat prévoit une tenue d’assemblée générale qui doit se dérouler entre 9 heures et 18 heures avec une durée de 5 heures, si cette dernière se tient à 18h15, le syndic pourra malgré tout facturer, dès la première minute, un temps supplémentaire car les 5 heures devaient se dérouler dans la plage horaire de 9h à 18h.

C’est pour cela que lors de la négociation du contrat de syndic il est important de l’élaborer en fonction des besoins et usages de la copropriété.

Il faut éviter les pièges de certains syndics professionnels, surtout les low-cost, qui consistent à proposer des contrats moins chers que le marché, en prévoyant des variables ridiculement basses, impliquant de facto des facturations supplémentaires qui sont généralement très, très salées.

II – Les points de contrôle supplémentaires

Le point 7.1.5 indique si un ou plusieurs préposés du syndic peuvent intervenir au cours de l’assemblée générale.

Généralement, les syndics rayent l’option « plusieurs préposés » permettant ainsi de facturer l’intervention du collaborateur qui se rend à l’assemblée générale, en plus du gestionnaire. Cela peut être une manière de facturer des prestations supplémentaires, même si ce dernier n’est présent que pour tenir le stylo ou la canette du gestionnaire.

Autre point à contrôler : la notion de début de séance à partir duquel se décompte la durée de l’assemblée générale comprise dans le contrat.

Certains syndics considèrent que l’assemblée générale débute dès que le gestionnaire sort de son cabinet pour se rendre à l’assemblée générale.

D’autres qui se croient plus honnêtes, considèrent que le décompte débute à partir de l’émargement.

Or, le contrat type précise que la durée contractuelle de l’assemblée générale se décompte à partir de sa tenue.

Celle-ci n’est envisageable qu’à partir du moment où le président de séance a ouvert les débats.

Autrement dit, l’assemblée générale débute dès que le président de séance a été élu, impliquant, à contrario, que les états préalables tels que le dépouillement des formulaires de vote ou le temps d’émargement, et bien sûr le déplacement du gestionnaire, n’ont pas à être comptabilisés dans le contingent de la durée de la tenue d’assemblée générale prévue contractuellement.

Voilà encore un conseil qui, s’il est respecté, permettra à la copropriété de faire des économies justes et qui ne sont pas au détriment du syndic, puisque la durée de l’assemblée générale est sensée être estimée dans le prix des honoraires du forfait de base.