Un compte comptable par fournisseur

Le contrôle des comptes impose de disposer de documents comptables les plus transparents possibles.

En effet, il n’est déjà pas aisé de contrôler les comptes mais cela devient encore plus pénible voire impossible si le syndic présente des documents fouillis ou qui volontairement manquent de transparence.

A ce titre, voyons l’extrait d’un Grand Livre comptable et plus précisément du compte 401 factures à payer qu’a produit un syndic professionnel au conseil syndical :

Voyons ce qui ne va pas et comment y remédier.

I- Un compte unique pour tous les fournisseurs

Comme on le constate à travers cet extrait du Grand Livre, le compte intitulé 401 « factures à payer » englobe l’ensemble des fournisseurs en enregistrant au débit les règlements effectués et au crédit les factures parvenues.

Cette présentation ne permet pas de connaître et suivre la situation comptable de chacun des prestataires rendant ainsi ce compte inexploitable.

La raison est que le décret de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 prévoit un compte 401 « factures à payer » pour enregistrer l’ensemble des factures et des règlements des fournisseurs sur un même et seul compte.

Néanmoins, ce même décret comptable prévoit des solutions pour présenter les comptes des fournisseurs de manière plus transparente impliquant que si le syndic n’use pas de cette solution, c’est qu’il y a anguille sous roche.

II – Comment corriger le tir ?

Le décret comptable du 14 mars 2005 permet de créer autant de sous-comptes que nécessaire.

Ainsi, il est indispensable que le syndic créée dans son logiciel un sous-compte 401 pour chacun des fournisseurs permettant de suivre leur situation comptable.

A titre d’exemple, le compte 401-1 sera dédié à AXA, le compte 401-2 à OTIS et le compte 401-3 à VEOLIA, etc…

Par ce procédé, il sera possible de suivre pour chacun des comptes à quelle date la facture a été enregistrée et à quelle date elle a été réglée.

Par ailleurs, cela permettra d’identifier le solde de chacun des fournisseurs pouvant suivre plus aisément les impayés.

Il faut savoir que ce type de sous-compte se créée dans tous les logiciels ne serait-ce que pour permettre au syndic de savoir où il se situe comptablement vis-à-vis des fournisseurs de la copropriété.

Si le syndic refuse de créer des sous-comptes, il faudra passer cette décision en assemblée générale.

Si malgré cela, il refuse toujours, informez-nous, nous nous ferons un plaisir de le dénoncer à travers notre rubrique « Abus » en pointant sur son manque de professionnalisme et de volonté d’opacité.