Une copropriété en gestion directe qui opte pour l’envoi électronique : retour d’expérience

Comme nous vous l’indiquions dans notre article du 12 janvier 2016, disponible ici ( http://arc-copro.com/1gwh ), il est essentiel  que l’envoi de vos lettres recommandées électroniques remplisse plusieurs conditions de sécurité pour être juridiquement valable.

Pour mémoire :

• le tiers chargé de l’acheminement doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur,
• les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables,
• un avis de réception doit être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver,
• si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu.

L’information dématérialisée requiert une protection renforcée (identité de l’expéditeur, intégrité du document) et la Société Clearbus – avec qui Copropriété Services à négocié des tarifs préférentiels pour ses adhérents – répond à ces critères et sécurise vos envois.

A travers cette interview, M. CANNALE, syndic bénévole d’une résidence à Saint-Mandrier sur mer dans le Var, partage avec vous son expérience. Il utilise ce service et a bien voulu répondre à quelques questions.  

Pouvez-vous nous présenter votre Copropriété ?

Il s’agit d’une Copropriété de 765 lots dont 400 principaux avec 30 bâtiments, piscine et terrains de tennis sur 4 hectares. Elle se situe à flanc de colline sur la presqu’ile de Saint-Mandrier.

Pourquoi cette copropriété de grande taille a-t-elle opté pour un syndic bénévole ?

L’ancien syndic était un syndic professionnel, qui suite à des problèmes de gestion, a fait faillite. La copropriété a ainsi été placée sous administration judiciaire en avril 2014 afin qu’une assemblée générale appelée à élire un nouveau syndic soit convoquée. Ancien Président du conseil syndical et ayant une parfaite connaissance de certains dossiers, j’ai présenté ma candidature avec l’appui du conseil syndical en 2014.

Quand avez-vous entendu parler pour la première fois de la lettre recommandée électronique  ?

Cela remonte à 2 ou 3 ans, nous étions au salon annuel de l’ARC sur Paris (Porte de Charenton) et M.Dubrisay (Président de ClearBUS) présentait les lettres recommandées électronique ClearBUS.

En quoi l’offre de cette société vous a-t-elle séduite ?

Justement par cette possibilité de dématérialiser nos envois. Permis depuis la loi ALUR, cela représente une alternative à l’envoi classique, et notamment compte-tenu du nombre important de copropriétaires au sein de notre immeuble le gain de temps était attractif. En effet avec nos 400 propriétaires et étant syndic bénévole il était très pénible de faire les envois postaux « à la main ». C’est cette fluidité et simplicité des envois qui m’a convaincu.

Outre la rapidité d’envoi, quel autre avantage à l’utilisation de la lettre recommandée électronique ?

Le gain financier est indiscutable ! Nous avons économisé 5000€ en deux ans.

Est-ce que vous pouvez nous indiquer quel est le taux d’adhésion à la Lettre recommandée Électronique au sein de votre copropriété ?

A ce jour, 70% de nos copropriétaires l’utilisent, il reste à convaincre quelques récalcitrants.

Notre association vous a-t-elle aidé dans cette démarche de changement vers la lettre recommandée électronique ?

La présentation faite par l’ARC nous a permis de découvrir le système, et les modèles d’attestation à faire compléter au préalable par les copropriétaires nous ont également été fournis.

Vous aussi souhaitez aller plus loin et mettre en place cette lettre recommandée électronique pour la gestion de vos courriers recommandés ?

Consultez d’ores et déjà notre article dédié : http://arc-copro.com/2tev