Vigilance en matière de facturation de frais postaux ou d’acheminement

On aurait pu penser qu’avec l’entrée en vigueur du contrat type, les abus en matière de facturation de photocopies seraient un lointain souvenir.

En effet, ces frais de photocopies doivent impérativement être inclus dans le forfait de base.

C’est d’ailleurs à partir de cet élément que les syndics ont justifié une augmentation de leurs honoraires allant de 20 à 50 %.

Néanmoins, il semble que malgré cet effort financier imposé aux copropriétaires, les syndics continuent à imputer de manière subtile des frais pour les photocopies.

I. Des facturations de prestataires à contrôler

Au cours des contrôles de comptes réalisés par nos experts, nous avons relevé de  très curieuses factures.

Il s’agit de prestations réalisées par des sociétés tierces, qui sont en charge de reprographier les convocations d’assemblée générale, et de les notifier, au nom du syndic, aux copropriétaires.

Pour éviter que le conseil syndical ne découvre que la copropriété paye des photocopies, on retrouve, dans les factures, deux lignes : la première concerne les frais d’affranchissements et la seconde les frais d’acheminements.

Il est clair que derrière l’une de ces lignes se cachent les frais de photocopies, ce qui est illégal.

D’ailleurs, et sans doute en prévention d’abus potentiels, le contrat type précise clairement que le syndic peut facturer, soit les frais d’affranchissement, soit l’acheminement engagé.

En effet, le point 7.1.5 indique que le syndic peut facturer les frais d’affranchissement ou les frais d’acheminement engagés.

Eh oui… le syndic ne peut pas présenter une facture dans laquelle figurent ces deux prestations.

II. Comment identifier ce type d’illégalités

Généralement, ce type de facture se situe dans le compte 623 du grand livre qui s’intitule « rémunération de tiers intervenants ».

Ainsi, ce compte doit être scrupuleusement contrôlé par le conseil syndical en réclamant au syndic toutes les factures qui y sont imputées.

Il faudra également vérifier le compte « 6 212 – débours » où, là aussi, peuvent être imputées des factures problématiques.

De manière plus générale, il faudra examiner toute facture liée à des prestataires qui gèrent la reprographie des convocations d’assemblée générale et des procès-verbaux.

N’oubliez pas un élément essentiel : le syndic est un prestataire de la copropriété.

Ainsi, il doit – au même titre que les autres sociétés – fournir une facture pour chacune des prestations qu’il réalise. Par conséquent, n’hésitez pas à lui demander les factures pour les frais d’affranchissement imputés à la copropriété et pour lesquels il devra présenter le tarif postal unitaire ainsi que le nombre de courriers envoyés.

Comme toujours, tel le hibou veilleur, gardez les yeux bien grands ouverts.