La convocation à l’assemblée générale : formalisme et contenu

La convocation à l’assemblée générale est obligatoirement un acte écrit par lequel les copropriétaires sont informés qu’ils sont convoquer à participer à l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires.

Il est donc intéressant d’étudier le formalisme lié à la convocation et ce qu’elle contient.

I. Le formalisme lié à la convocation

Il est fait obligation au syndic de convoquer chaque copropriétaire, conformément aux adresses dont il a connaissance sur la liste des copropriétaires.

Aussi, il est important de rappeler que les copropriétaires qui déménagent ou vendent leur bien doivent impérativement informer le syndic de leur nouvelle adresse ou du fait qu’ils ne sont plus copropriétaire au sein de cet immeuble.

Prenons deux exemples sur lesquels nous sommes souvent interrogés :

• dans le cadre d’une vente qui le syndic doit convoquer ? Lorsque l’avis de mutation n’a pas été notifié au syndic, ce dernier n’est pas tenu de convoquer l’acquéreur et peut alors continuer de convoquer l’ancien propriétaire (civ.3 26 septembre 2007).

En revanche, lorsque la vente est notifiée au syndic avant le délai de 21 jours qui lui est imparti pour procéder à la convocation, il a été jugé qu’il doit convoquer l’acquéreur, quand bien même il aurait déjà convoqué le vendeur (CA Versailles 22 mars 2004). Autrement dit, si le syndic a envoyé 2 mois avant la convocation à l’assemblée générale mais que 28 jours avant, il est notifié au syndic l’avis de mutation, alors ce dernier doit convoquer l’acquéreur (le vendeur n’étant plus copropriétaire au jour de l’assemblée générale, il ne pourra pas voter).

• dans le cadre d’un décès qui le syndic doit convoquer ? Lorsqu’un copropriétaire décède, son héritier ne peut être convoqué qu’autant que le syndic a été informé du transfert de propriété du lot par lettre recommandée avec accusé de réception soit par le notaire, soit par l’avocat, soit par l’héritier.

Une fois que le syndic sait qui il doit convoquer, alors il doit procéder à la notification des convocations au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale.

La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par récépissé contre émargement soit par voie électronique (avec l’accord exprès du copropriétaire).

II. Le contenu de la convocation

La convocation de l’assemblée générale doit contenir selon l’article 9 du décret du 17 mars 1967 : «  La convocation contient l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l’assemblée générale, la personne qui convoque l’assemblée fixe le lieu et l’heure de la réunion. La convocation indique le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges. Le formulaire de vote par correspondance mentionné au deuxième alinéa de l’article 17-1A est joint à la convocation ».

• la date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale. Une convocation qui ne mentionnerait pas ces trois éléments pourrait entacher l’assemblée générale d’une nullité.

Pour rappel, le lieu de la tenue de l’assemblée générale est par principe le lieu de la commune où se situe votre immeuble, sauf si votre règlement de copropriété en dispose autrement.

Pour l’heure de la convocation, il convient de regarder dans votre contrat de syndic les plages horaires convenus dans la rémunération forfaitaire du syndic.

Enfin pour la date, il faut tenir compte du délai des 21 jours entre la notification de l’assemblée générale et la tenue de l’assemblée générale. En effet, si une convocation serait notifiée dans un délai moindre, l’assemblée générale encourt la nullité.

• Par ailleurs, la convocation doit contenir l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée générale.

En complément de cet ordre du jour, l’article 11 du décret du 17 mars 1967 prévoit qu’un certain nombre de documents soient notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour (soit dans la convocation). Certains documents sont obligatoires pour la validité de la résolution (exemple : l’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion générale, lorsque l’assemblée générale est appelée à approuver les comptes) d’autres doivent être joints qu’à titre informatif ( l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire conformément au seuil fixé par l’assemblée générale).

• La convocation doit également contenir les modalités de consultation des pièces justificatives des charges.

Lorsque l’assemblée générale est appelée à approuver les comptes, le syndic doit mettre à disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges. Ces pièces sont consultables avant la tenue de l’assemblée générale, le syndic fixe alors la date et la durée pendant laquelle les pièces justificatives seront consultables. Il doit également mentionner le lieu de consultation des pièces ainsi que les modalités de consultation.

A défaut de telles mentions, l’assemblée générale encourt la nullité.

• Le formulaire de vote par correspondance

Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 02 juillet 2020, le syndic a l’obligation de joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance. Si ce formulaire n’est pas joint à la convocation, l’assemblée générale encourt la nullité.

Ce formulaire de vote doit être celui fixé par l’arrêté du 02 juillet 2020, il s’agit donc d’un formulaire officiel qui doit être rempli en partie par l’organisateur de l’assemblée générale.

Enfin, notons que l’article 9 du décret susmentionné est limitatif, c’est-à-dire qu’en dehors des mentions ci-dessus, il n’est pas exigé que la convocation indique autre chose. Par ailleurs, il n’est pas non plus prévu que l’auteur de la convocation la signe.