Vérifier l’enregistrement intégral des produits de la copropriété

L’un des enjeux essentiels du conseil syndical est de suivre, de manière extrêmement assidue, les comptes de sa copropriété tenue par son syndic profesionnel.

Pour cela, plusieurs tâches doivent être réalisées, qui ont d’ailleurs été répertoriées dans la revue de l’ARC d’octobre 2021.

Une des vérifications est l’enregistrement – du moins en fin d’exercice – de l’ensemble « des produits » de la copropriété.

Expliquons l’intérêt de ce contrôle et comment vérifier que l’ensemble des produits figurent bien dans la comptabilité.

I – Des produits en compensation des charges

Pour déterminer si l’exercice est excédentaire ou déficitaire, il est nécessaire de comparer les charges aux produits enregistrés sur l’exercice.

Il faut entendre par « charges », l’ensemble des factures saisies dans la comptabilité, qu’elles aient été payées ou non.

« Les produits » sont les sommes d’argent que la copropriété a perçu ou qu’elle est en droit de recevoir sur l’exercice. Il s’agit bien évidemment des appels de fonds liés aux charges courantes ou aux travaux, mais également les loyers, les intérêts de placements ou les indemnités d’assurance…

En fin d’exercice, doivent être présentés les charges et les produits afin de déterminer si les charges sont supérieures au produit, et dans ce cas l’exercice est déficitaire, ou si, au contraire, les produits sont supérieurs aux charges, impliquant que l’exercice est excédentaire.

La conséquence est que ce solde est alors réparti auprès des copropriétaires. S’il est négatif, cela entraînera un appel de régularisation supplémentaire que devront supporter les copropriétaires,  et au contraire s’il est positif, cela entrainera un crédit qui viendra en compensation des prochains appels de fonds à régler.

II – L’intérêt du contrôle

L’intérêt du contrôle de l’enregistrement intégral des produits est évidemment d’éviter des appels de fonds de régularisation qui impliqueraient un règlement de provision complémentaire des copropriétaires.

Pour cela, le contrôle est simple et consiste à suivre « la vie » de la copropriété.

Concrètement, si le conseil syndical sait que la copropriété a subi un sinistre, il est probable qu’elle doit bénéficier d’une indemnité de la compagnie d’assurance.

De même, si elle a placé des fonds sur un compte de placements, cela implique qu’elle doit bénéficier de produits financiers.

Plus logique encore, si la copropriété loue une loge ou un espace publicitaire, elle est en droit de percevoir un loyer.

Toutes ces sommes sont des produits qui viennent en réduction des charges permettant de réduire  impact de ces derniers.

Rappelons, encore une fois, qu’il ne s’agit pas de constater le règlement de la somme mais uniquement l’enregistrement du produit dans la comptabilité .

C’est à présent à vous de jouer…