Quoi penser des solutions de gestion en ligne des copropriétés?

Nous sommes quotidiennement interrogés par des conseillers syndicaux sur les nouvelles solutions de gestion des copropriétés qui sont proposées par des néo-syndics ou prestataires en ligne.

Devant ces offres qui pullulent, nombreux s’interrogent ne s’y retrouvant plus en ne sachant pas ce que proposent réellement ces syndics en ligne ou ces prestataires de rêve.

Le constat est d’autant plus déstabilisant que ces nouveaux syndics ou prestataires critiquent les syndics professionnels, tout en reproduisant les mêmes travers, c’est-à-dire l’usage de publicités ambigües sur les réels services rendus, des réponses évasives lorsqu’ils sont interrogés ou encore une absence de réponses lorsque l’on devient client de leurs solutions.

La souscription à ce type de prestation peut devenir encore plus critique lorsque la copropriété souhaite résilier le contrat compte tenu qu’elle se retrouve dans un « sable mouvant » pour récupérer la comptabilité et autres documents de la copropriété.

Essayons d’être clairs. 

I – Un conseil syndical en première ligne

La plupart des solutions proposées par ces néo-syndics, ou prestataires en ligne, ont comme point commun de s’appuyer sur une plateforme informatique qu’ils ont développées afin de gérer, de manière quasi automatique, la copropriété.

Ainsi, dans les faits, leur offre se concentre sur la mise à disposition d’un logiciel  plus ou moins performant tout en s’appuyant sur le conseil syndical ou sur un représentant, pour assurer les tâches du syndic.

Autrement dit, c’est bien le représentant de la copropriété qui doit éditer les appels de fonds, tenir la comptabilité, régler les fournisseurs, convoquer et tenir l’assemblée générale.

C’est également lui qui devra assurer le suivi des travaux, les réunions de chantier, bref, toutes les taches de gestion courante voire exceptionnelles de la copropriété qui ne peuvent être automatisées et qui nécessitent du temps et de la réflexion.

Plus que cela, en cas de faute, c’est bien le représentant de la copropriété qui engage sa responsabilité civile et non le « vendeur » de logiciels.

Il est donc normal et même logique, qu’en définitive ces solutions qui ne sont pas de gestion mais de l’assistance voire de l’assistanat, peuvent affirmer faire des économies de charges car en définitive il revient au copropriétaire représentant d’assurer bénévolement la gestion du syndic et les responsabilités qui en découlent.

Peut-on valablement parler d’économie lorsque l’on compare « des choux avec des carottes. »

II – Quoi contrôler ?

Il ne faut pas se leurrer, les offres de gestion low-cost sont souvent synonymes de prestations bas de gamme voire insuffisantes, voire, pire, inexistantes.

Ainsi, le premier contrôle à opérer est de vérifier si la société présente un contrat de syndic réglementé ou bien de prestations.

Dans la deuxième hypothèse, la société est libre d’inscrire dans son contrat les clauses qu’elle souhaite en fixant les prestations qu’elle assure et qui, généralement, se limitent aux taches que son logiciel a automatisées.

Le représentant de la copropriété doit donc déduire les missions qu’il devra continuer à assurer tout en vérifiant qu’il est en mesure d’utiliser efficacement la plateforme informatique mise en place, en espérant qu’elle puisse traiter l’ensemble des hypothèses.

Autrement dit, le représentant doit savoir comment enregistrer dans ce « super-logiciel » un avoir ou encore une facture non parvenue. Pour beaucoup, des termes comptables incompréhensibles avec lesquels le représentant devra composer.

Voilà pourquoi avant de souscrire à ce type de contrat de prestataire, il est essentiel de vérifier ce que fait la « solution-magique » ou plutôt ce que doit faire le représentant.

On constatera alors que l’offre se trouve extrêmement chère par rapport à la réelle plus-value qu’elle apporte.

Pour aider le conseil syndical dans sa démarche, nous produisons un tableau non exhaustif des tâches à réaliser afin de vérifier si la société qui est syndic ou prestataire assure.