Établissement et gestion des audits du syndicat par le syndic, ce que ce dernier peut régulièrement faire et facturer

Le syndicat peut être concerné par l’établissement de diagnostics, dont certains se révèlent impératifs (imposés par une loi ou un décret) et d’autres facultatifs.

Des syndics professionnels sont alors enclin à le faire réaliser par un prestataire spécialisé, et ce de leur seule initiative, engagement financier découvert par les copropriétaires à l’heure de se prononcer annuellement, en assemblée générale, sur l’approbation des comptes clos établis par le syndic.

Il pour apparait dès lors opportun de distinguer schématiquement autorité et facturations licites en la matière.

I. Etablissement des audits du syndicat : dépense exceptionnelle relevant de la compétence exclusive de l’assemblée générale

La plupart des conseils syndicaux et copropriétaires s’aperçoivent dans la convocation de l’assemblée générale annuelle, de l’établissement de diagnostics du syndicat (amiante, plomb dans l’eau, les peintures, l’état parasitaire ou encore plus récemment sur la conformité du règlement de copropriété au regard de la loi du 23 novembre 2018 dite ELAN), à la demande du syndic, que celui-ci entend régulariser.

Il fonde généralement la légalité de cette initiative sur un prétendu caractère obligatoire de l’audit concerné.

Cette démarche se révèle pourtant totalement irrégulière, dans la mesure où les audits (mêmes impératifs) constituent une dépense exceptionnelle (art. 44 alinéa 4 du décret du 17 mars 1967) impliquant spécifiquement en conséquence une décision de l’assemblée générale souveraine (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965) selon :

– un budget et un financement dédiés (art. 14-2 de la loi du 10 juillet 1965) ;

– les éléments essentiels « devis » joints à sa convocation (art. 11 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967).

Or, le syndic ne peut engager de son seul fait, que les dépenses :

– courantes d’administration (opérations de maintenance) relevant du budget prévisionnel de fonctionnement adopté en assemblée générale (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965) ;

– exceptionnelles d’entretien, que lorsque celles-ci se révèlent nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Ces dépenses illicites du syndic se révèlent donc inopposables aux copropriétaires, tant qu’elles ne font pas l’objet d’une résolution d’assemblée générale :

– approuvée ;

– non annulée judiciairement par un copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).

II. Audits du syndicat et honoraires additionnels du syndic : si leur établissement initial s’avère facturable, il n’en va pas en principe de leur gestion ultérieure

Cette frénésie de diagnostics obligatoires ou facultatifs du syndicat par les syndics s’inscrit bien évidemment dans une optique lucrative pour ces professionnels de l’immobilier, dont la licéité doit prêter à discussion.

Il convient dans ce cas de distinguer plusieurs situations, pour appréhender la légalité des honoraires supplémentaires du syndic :

– premièrement selon la nature de la prestation ;

– secundo conformément au bénéficiaire.

En ce qui concerne le premier point, le syndic est en principe en mesure de facturer au syndicat des honoraires pour l’établissement de l’audit initial (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

En revanche, cette même disposition réglementaire souligne, que sa gestion postérieure (par exemple son actualisation ou sa diffusion sur l’extranet du syndicat) représente une tâche ordinaire relevant de ses honoraires de gestion courante (forfait de base), autrement dit non facturable au syndicat.

Il va néanmoins sans dire, que si la prestation se révèle régulière, elle peut cependant s’avérer abusive (excessive) s’agissant par exemple de son intervention pour contrôler la conformité du règlement de copropriété à la loi dite ELAN du 23 novembre 2018.

En effet, le syndic est chargé de veiller à l’application de cet acte authentique (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965), ce qui suppose qu’il puisse simplement constater (auditer succinctement) de l’adéquation de cette convention aux dispositions légales et réglementaires d’ordre public (obligatoires).

Pour ce qui est du second point, le syndic a la capacité de facturer en sus aux copropriétaires la transmission d’un exemplaire des diagnostics du syndicat selon le montant stipulé dans son contrat de mandat approuvé en assemblée générale (décret du 26 mars 2015).

Il existe néanmoins une solution pragmatique et gracieuse en la matière, l’extranet du syndicat devant contenir ces documents accessibles à tous les copropriétaires (art. 1er alinéa 4 du décret du 23 mai 2019), support incombant au syndic selon là encore ses honoraires de gestion courante (décret du 26 mars 2015).

Si le syndic peut prétendre à des honoraires, notamment du syndicat, pour sa contribution à l’établissement de certains audits, cela suppose en principe une décision préalable de l’assemblée générale à la rédaction de ce diagnostic.

La gestion ultérieure constitue pour sa part une tâche ordinaire du syndic, que celui-ci ne doit pas en principe facturer à la collectivité des copropriétaires.

S’agissant enfin de la fourniture individuelle d’un jeu de ces audits, à la demande des copropriétaires, ces derniers ne doivent pas ignorer, que ces documents sont présumés être disponibles sur l’extranet du syndicat, et ce, gracieusement, exception faite d’une résolution de l’assemblée générale ayant dispensé le syndic de la constitution d’un tel support (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).