Retenez le prix des recommandés de votre convocation d’assemblée générale

Une des missions essentielles du conseil syndical est de contrôler les dépenses en commençant par celles facturées par le syndic.

Et pour cause, compte tenu qu’il est le seul mandataire de la copropriété, c’est lui qui tient les comptes de la copropriété pouvant abusivement facturer des prestations et même se payer sur le compte bancaire de la copropriété.

Parmi les factures qu’il faut contrôler, il y a celles de l’affranchissement et des frais postaux.

Bien souvent, le conseil syndical suspecte des dépenses abusives sans pouvoir mettre le doigt sur la dérive.

Essayons de présenter nos préconisations.

I – Des frais réels

Conformément au point 7.1.5 du contrat-type, le syndic doit refacturer aux frais réels les affranchissements et les frais postaux.

Autrement dit, le syndic ne peut pas marger sur les affranchissements même s’il a avancé les frais au profit du syndicat des copropriétaires.

La difficulté est qu’il est très difficile de savoir comment le syndic applique sa refacturation.

Dans l’idéal est que le syndicat des copropriétaires ne se fasse pas refacturer par le syndic mais dispose d’une facture qui émane directement de la poste sur laquelle figurent le nombre d’envoi et les tarifs appliqués.

II –  Le suivi de l’affranchissement

L’affranchissement se concentre autour de trois principaux courriers qui sont : les appels de fonds, les notifications de la convocation et du procès-verbal de l’assemblée générale.

Ainsi, il est intéressant de connaître, pour chaque exercice, le prix unitaire de chacun de ces trois documents pour ensuite les multiplier par le nombre d’envois.

Si le tarif du courrier simple est facile à connaître, celui des recommandés peut être plus complexe puisqu’il est déterminé en fonction de son poids.

Voilà pourquoi le conseiller syndical doit, pour chaque exercice, relever le montant de la facturation du recommandé qu’il a reçu, que ce soit pour la convocation de l’assemblée générale ou le procès-verbal. Il suffira alors de vérifier si ce même tarif a été facturé pour l’ensemble des copropriétaires et, à défaut, connaître la raison (envoi à l’étranger).

De plus, le conseil syndical devra vérifier le nombre de copropriétaires qui ont accepté d’être notifiés par voie électronique. En toute logique, ils sont exclus de la refacturation des notifications sur papier.

Voilà donc un exercice simple à réaliser qui peut permettre au syndicat des copropriétaires de faire de substantielles économies.