A quoi correspond le compte 486 « charges payées d’avance » ?

La comptabilité appliquée à la copropriété comprend une nomenclature comptable définie par le décret du 14 mars 2005.

Cette nomenclature présente de nombreux comptes qu’il faut utiliser en fonction des écritures que l’on souhaite saisir.

Parmi ces comptes, on retrouve le compte 486 qui s’intitule : « charges payées d’avance ».

Nombreux conseillers syndicaux ne savent pas en quoi il consiste. Et pour cause, son libellé est déjà approximatif.

Voyons cela de plus près.

I – Un compte de fin d’exercice

Le principe est que dans la comptabilité de l’exercice, doivent être supportées les charges qui le concernent.

Le syndic n’a donc pas à enregistrer une dépense sur l’exercice qui doit être supportée par le suivant.

Néanmoins, il est possible qu’une facture provenant d’un fournisseur soit imputée sur deux exercices : une partie sur l’exercice en cours et une autre partie sur l’exercice suivant.

Dans ce cas, il faudra passer la dépense qui concerne l’exercice en cours en « charge » et mettre l’autre partie de la dépense sur l’exercice suivant.

Ce cas peut se poser si, par exemple, la facture de l’assurance concerne une période allant du 1er juin au 30 mai alors que l’exercice comptable de la copropriété va du 1er janvier au 31 décembre.

Ainsi, le principe est que six mois de la facture (soit 50 %) doit être imputée sur l’exercice en cours, et six mois (50 %) sur l’exercice suivant.

Sur le compte 486 doit donc être indiqué au crédit les 50 % de la facture qui a bien été enregistrée mais dont la charge sera supportée sur l’exercice suivant.

C’est donc le principe de la charge payée d’avance.

II – Une charge constatée d’avance

Le libellé du compte qui s’intitule « charges payées d’avance » peut être trompeur.

Et pour cause, le principe est de constater sur ce compte les charges totales ou partielles constatées qui concernent l’exercice suivant.

Ainsi, peu importe que la charge soit payée ou non, elle doit figurer sur ce compte à partir du moment où la dépense ne concerne pas l’exercice en cours.

Le conseil syndical devra contrôler les sommes figurant sur ce compte si elles sont justifiées et surtout si, lors de l’ouverture de l’exercice suivant ,la charge constatée d’avance a bien été reprise en charges qui, cette fois-ci, devra être supportée par les copropriétaires.