Pourquoi il peut être intéressant pour le conseil syndical de disposer d’une boite mail dédiée ?

Une des priorités du conseil syndical est d’être suffisamment organisé pour assurer de manière efficace sa mission de contrôle et d’assistance du syndic.

Ce préalable nécessite de mettre en place plusieurs mesures préventives et curatives.

Dans la revue trimestrielle de l’ARC de juillet 2023 un dossier est consacré à ce sujet.

Néanmoins, à travers cet article, nous allons mettre en exergue une préconisation simple à mettre en place dans l’intérêt du bon fonctionnement du conseil syndical.

I – La mise en place d’une boîte mail dédiée au conseil syndical

Une des nécessités du conseil syndical est que l’ensemble des membres aient le même niveau d’information.

Cela implique que l’ensemble des conseiller syndicaux aient connaissance des mêmes documents et analyses qui ont été diligentés.

Pour cela, il est impératif que lorsque l’un des membres dispose d’une information ou d’un document il ait le réflexe de les transmettre aux autres.

Néanmoins, l’usage démontre qu’une fois sur deux, de façon volontaire ou non, les conseillers syndicaux ou, pire, le président du conseil syndical, oublient d’envoyer les données récupérées, faisant perdre le suivi des données ou du dossier au détriment des autres membres.

Voilà pourquoi l’idéal serait que le conseil syndical prenne l’initiative de créer une boite mail qui lui est dédiée dans laquelle chacun des membres peut y accéder (exemple : cs.lesmarguerites@…. .fr).

Dans cette boite mail pourront être créés des dossiers et sous-dossiers par thématiques.

Par ce procédé, le conseil syndical pourra suivre les échanges avec les prestataires et tiers de la copropriété ainsi que prendre connaissance des documents transmis qui concernent les dossiers que traite l’un des membres du conseil syndical

II – Une boite mail qui devra être accessible uniquement par les conseillers syndicaux élus

Bien entendu, cette boite mail devra être accessible uniquement par les membres du conseil syndical en cours de mandat. Autrement dit, à partir du moment où l’un des membres du conseil syndical démissionne ou qui n’a pas été réélu, il ne pourra plus accéder à la boite mail.

Pour cela, le président du conseil syndical devra tout simplement changer le code d’accès et le transmettre aux conseillers syndicaux en cours de mandat.

Dans cette boite mail, le conseil syndical pourra élaborer une véritable mémoire de la copropriété dans laquelle seront téléchargés, au fur et à mesure du temps, les documents stratégiques de la copropriété, tels que les diagnostics, les rapports de comptes, les contrats ou avenants, etc…

A partir de cette boite mail pourra ensuite être conçu un intranet qui permettra aux copropriétaires d’accéder à certaines informations, leur permettant de ne plus être contraints de solliciter le syndic pour récupérer des documents qu’il facture généralement à prix d’or.

Bien entendu, cet intranet devra garder une interface propre au conseil syndical dans laquelle figurent des documents confidentiels qui ne concernent que les membres du conseil syndical élus.

Pour mémoire, l’ARC a conçu un intranet à travers le portail de l’adhérent qui permet au conseil syndical de pouvoir constituer son espace sécurisé et dématérialisé dans lequel il peut télécharger les documents qu’il souhaite voir partagés.