Le vote du non-renouvellement du syndic : point sur le calendrier de l’assemblée générale

Partons de l’hypothèse où le syndic souhaite proposer le renouvellement de son contrat mais que la copropriété souhaite changer de mandataire. Il ne s’agit pas ici d’envisager la résiliation en cours de mandat du fait d’une faute de ce denier mais bien du cas où les copropriétaires ne souhaitent pas lui confier un nouveau mandat à l’issue de son contrat en cours.

Nombre de questions animent les conseils syndicaux sur le sujet : une fin anticipée est-elle possible ? Des indemnités sont-elles alors verser au syndic ? Les honoraires forfaitaires du contrat sont-ils dus jusqu’à la date de fin prévue du contrat ? A quelle date l’assemblée générale doit elle se tenir ?

Un décryptage du cadre légal et règlementaire s’impose donc, ce que nous vous proposons aujourd’hui.

I – Le calendrier posé par la loi

Commençons par les textes : l’article 18 de la loi N°65-557 du 10 juillet 1965 disposant en son VII que « Lorsqu’une partie ne souhaite pas conclure un nouveau contrat de syndic avec le même cocontractant, il peut y être mis fin sans indemnité, dans les conditions suivantes. »

La première condition est posée à l’alinéa suivant : « Les questions de la désignation d’un nouveau syndic ainsi que de la fixation d’une date anticipée de fin de contrat sont portées à l’ordre du jour d’une assemblée générale tenue dans les trois mois précédant le terme du contrat. »

Légalement, donc, le syndic n’étant pas supposé organiser au-delà des trois mois précité l’assemblée générale appelée à se prononcer sur son renouvellement ou le changement de mandataire.

Ensuite, la loi ajoute que la fin de son contrat « sans indemnité » peut être « anticipée », un projet de résolution distinct en ce sens pouvant être soumis au vote de l’assemblée générale. Il faut donc bien une question « à part » qui permet au syndicat des copropriétaires de décider, ou non, de se séparer de son mandataire avant la date de fin contractuellement prévue.

Le législateur précise enfin que « L’assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée». Cette date de fin anticipée, décidée par les copropriétaires ne peut donc intervenir qu’un jour franc après l’assemblée. La fin de mandat séance tenante en cours d’assemblée n’est pas permise.

Insistons ici sur un point fondamental: ce texte n’est pas réservé au seul cas où le syndic ne souhaite pas renouveler son mandat, car il vise le cas où  « une partie » ne veut pas poursuivre une relation contractuelle en signant pour un nouveau mandat. Il peut donc s’agir tout aussi bien du syndic que du syndicat des copropriétaires.

De ce fait, dès lors que le conseil syndical ou un copropriétaire notifie au syndic un projet de contrat d’un cabinet concurrent (ou d’un copropriétaire qui souhaite se lancer en tant que syndic bénévole) à faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale, alors la question du changement de mandataire se pose, aboutissant à l’application de l’article 18 VII, et l’assemblée générale est censée se tenir dans les trois mois précédant la fin du mandat.

Dans les autres cas, si l’on poursuit cette logique, il n’y a pas d’impératif à organiser l’assemblée dans cet intervalle de temps. Précisément si aucune mise en concurrence n’est faite, que le syndic ne reçoit aucun projet de contrat concurrent avant l’assemblée générale appelée à se prononcer sur son renouvellement, alors l’assemblée peut se tenir à n’importe quel moment de l’année.

Et, évidemment, la question de la fin anticipée du contrat en cours ne peut plus être posée. Certains professionnels semblent avoir mal compris ce point et proposent, alors qu’ils se renouvelés dans leurs fonctions, la fin anticipée de leur propre contrat, pour faire place plus rapidement à leur nouveau mandat…et à de nouveaux honoraires forfaitaires généralement plus élevés ! Ceci n’est pas régulier, comme nous venons de le voir.

Enfin, même si nous ne traitons pas ce cas aujourd’hui, notons accessoirement que le syndic peut également ne pas souhaiter renouveler son contrat. Il est alors tenu à des obligations supplémentaires, tenant à l’information des membres du conseil syndical ou des copropriétaires, dans un délai de trois mois précédant la tenue de l’assemblée générale que nous venons de décrire : «Lorsque l’initiative émane du syndic, celui-ci informe le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard trois mois avant la tenue de cette assemblée générale. » (Article 18 VII de la loi précitée)

II – Quid si l’assemblée générale se tient en dehors de ce délai ?

Sur le principe donc, un syndic qui souhaite renouveler son mandat, mais qui reçoit en cours d’année un ou plusieurs projets de contrats concurrents, est supposé prévoir la tenue de l’assemblée générale dans les trois mois précédents sa fin de contrat, en application de la loi.

Seulement, cette obligation n’est frappée d’aucune sanction, la validité de l’assemblée générale n’étant pas menacée. De plus, le syndic a, par principe, le pouvoir d’initiative d’organiser l’assemblée à la date de son choix.

Dans ce contexte, nombre de syndics en mandat convoquent les assemblées sans tenir compte de ce calendrier, privilégiant systématiquement un autre délai fixé par les textes, relatif à l’adoption du budget prévisionnel. Ainsi l’article 14-1 de la loi précitée dispose que « L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. »

Mais à nouveau ici, aucune sanction n’est non plus prévue en cas de non-respect de ce second délai, si ce n’est la possibilité de mettre en cause le syndic dans sa gestion de l’immeuble si un retard de convocation n’était pas valablement justifié.

Dans notre cas, un syndic qui serait, d’une part, tenu par l’obligation de convoquer une assemblée générale dans les six mois suivant la clôture du dernier exercice comptable, mais qui, d’autre part, devrait soumettre au vote la question de son renouvellement sachant qu’il est mis en concurrence, devrait, selon notre analyse, privilégier une date d’assemblée permettant de faire inscrire à l’ordre du jour la question de la fin anticipée de son mandat. Donc le second délai.

Afin de se prémunir contre toute difficulté, le plus sûr serait que l’assemblée générale veille à désigner un syndic pour un mandat qui se terminerait, au plus tard, six mois après la clôture d’un exercice comptable. Ainsi tous les deux calendriers coïncideraient, profitant au syndicat des copropriétaires

En tout état de cause, un syndic qui déciderait de convoquer en amont des trois mois prévus l’assemblée générale devant trancher la question du renouvellement ou du changement de syndic, serait mal fondé à réclamer des indemnités. Rappelons que les contrats «doivent être négociés, formés et exécutés de bonne foi » (article 1104 du code civil).

Dès lors, ce n’est que si le conseil syndical réclame la tenue d’une telle assemblée avant ce dernier trimestre que le syndic pourrait alors opposer l’impossibilité de voter une fin anticipée de son mandat et réclamer le paiement de ses honoraires jusqu’à la date de fin de son contrat.