Le mythe des 100 mails par jour, le retour

Nous avons diffusé en novembre dernier un article faisant état des fameux 100 mails par jour reçus par gestionnaire qui du coup seraient l’alibi pour justifier l’impossibilité de répondre à l’ensemble des sollicitations.

Nous avons alors expliqué que sur les 100 mails, seul un tiers était de qualité, le reste c’était des rappels de réunion et autres informations sans conséquences.

Ce post a été extrêmement commenté sur Linkedin avec plus de 200 commentaires et 15.000 lectures.

Nous sommes toujours ravis de lire les commentaires car cela nous apprend dans quel état d’esprit sont les professionnels en faisant la distinction entre les syndics professionnels et les margoulins.

Pour ces derniers, il ne faut absolument pas débattre avec l’ARC Nationale car ils savent très bien que la situation est critique avec des gestionnaires complétement dépassés.

Pour se défausser, on a alors le droit à des insultes de bas étage, généralement ils sont supprimés, pour ensuite affirmer que l’ARC Nationale n’aime pas la contradiction.

Bref, des miteux !

Mais ce qui nous intéresse le plus, ce sont les gestionnaires de bonne foi qui souhaitent être entendus.

Alors, donnons-leur la place sur l’estrade à travers le site de l’ARC Nationale.

I – Partager une journée avec eux

Pour beaucoup de gestionnaires, il semble que les salariés et la direction de l’ARC Nationale doivent jouer à la belotte ou à cache-cache toute la journée.

Et pour cause, il semble que nous ne pouvons pas comprendre la difficulté que représente de réception ne serait-ce que de 50 mails par jour.

Ainsi, ils nous invitent à passer une journée avec eux.

Voici un modèle de commentaire :

Il faut être honnête, nous apprécions beaucoup cette gestionnaire même si cela ne semble pas être réciproque.

En effet, elle essaye, à travers des vidéos très sympathiques (pour la plupart), d’exprimer un malaise dans sa fonction de gestionnaire.

Si nous pouvons la comprendre, ce n’est pas en partageant une journée avec elle que nous allons faire avancer la situation.

En effet, on constatera effectivement qu’elle doit traiter de nombreux mails, à quoi s’ajoute l’élaboration des ordres du jour des prochaines assemblées générales ou encore répondre au téléphone ou suivre les dossiers.

Et donc, quoi ? Les syndics sont définitivement condamnés à être mauvais ne pouvant pas répondre à l’ensemble des demandes légitimes des clients ? Est-ce à l’ARC Nationale de trouver des solutions ou bien à la profession ?

On connaît bien la musique : si les syndics sont mauvais, c’est à cause de l’ARC Nationale.

Et après, peut-on avancer sérieusement ?

II – Des suggestions

Il est évident que lorsque l’on travaille dans un cabinet de syndic, il n’est pas possible de saluer un post de l’ARC Nationale.

Néanmoins, on peut malgré tout compter une trentaine de gestionnaires qui n’ont pas eu peur de saluer cet article et même des responsables de grands groupes.

Alors, essayons d’être productifs en réfléchissons en lieu et place des gestionnaires.

Il n’est pas possible de demander à un copropriétaire ou même à un conseiller syndical de ne pas solliciter son syndic lorsqu’il rencontre des difficultés.

En revanche, si le syndic met à disposition l’ensemble des informations, les copropriétaires ou conseillers syndicaux, solliciteront moins le syndic.

De même, si le syndic n’impute pas des frais abusifs et sans justification, le copropriétaire n’interrogera pas son syndic.

Ainsi, la première recommandation est d’être transparent et honnête.

Dans les copropriétés qui disposent d’un gardien d’immeuble, il peut être intéressant d’instaurer un système de conciergerie qui aurait en charge la gestion des tâches énergivores telles que la gestion des badges ou d’assurer des missions d’alerte en cas de dysfonctionnements d’un des équipements collectifs.

L’intérêt alors serait de transférer une partie des tâches qui relèvent de l’entretien courant vers le gardien d’immeuble. Cela doit nécessiter une évolution des textes législatifs.

Troisième recommandation est que le gestionnaire soit assisté.

Certains nous diront : « Cela entrainera une augmentation des honoraires » et nous disons : « Cela entraînera une baisse des bénéfices pour le syndic ».

C’est un choix entre les ultra-profits et les conditions de travail mieux équilibrées entre le gestionnaire et son assistant.

La quatrième recommandation est que le gestionnaire reste un gestionnaire et non un commercial devant vendre notamment des contrats d’assurance et assurer ensuite le service après-vente.

La cinquième recommandation : former les gestionnaires pour qu’ils puissent répondre aux copropriétaires ou au conseil syndical sans être contraints de solliciter d’autres collaborateurs au sein du cabinet pour obtenir des réponses.

Voilà donc un petit florilège des recommandations, sachant que l’on pourrait encore en citer dix, notamment en utilisant des outils de messagerie qui imposent de pouvoir solliciter un seul gestionnaire au lieu de mettre en copie l’ensemble du cabinet.

Bref, quand on veut, on peut…