Les mesures préventives à prendre en matière de reprise des comptes

Lorsque le conseil syndical décide de changer de syndic avant même l’assemblée générale élective, il doit procéder à plusieurs contrôles afin d’assurer une reprise de la gestion de la copropriété sans encombre.

Néanmoins, il y a un élément qui passe souvent en dessous des radars et qui peut faire mal lorsque l’on s’en aperçoit. Il s’agit de la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours saisi par le syndic sortant.

Essayons de situer le problème.

I- Une reprise des comptes en cours d’exercice

Bien souvent, l’assemblée générale élective se déroule en cours d’exercice comptable.

A titre d’exemple, si la clôture de l’exercice comptable se termine au 31 décembre  et que l’assemblée générale élective se tient en juin 2025, le syndic élu devra reprendre la comptabilité saisie par le syndic sortant du 1er  janvier au 30 juin 2025 pour ensuite continuer à saisir les comptes jusqu’à la date de clôture de l’exercice.

Ainsi, l’exercice comptable de l’année 2025 sera saisi par deux syndics, celui sortant pour six mois et celui nouvellement nommé pour six mois.

La difficulté est que cet exercice comptable sera présenté qu’après sa clôture impliquant que les copropriétaires et les conseillers syndicaux ne s’apercevront d’éventuelles écritures comptables litigieuses qu’après un long délai de six mois voire plus.

En effet, les comptes de l’exercice 2025 seront présentés aux copropriétaires qu’au cours de la prochaine assemblée générale qui se tient généralement en juin de l’année suivante.

Voilà pourquoi le conseil syndical devra être particulièrement vigilant en mettant en place des mesures de précaution.

II – Un contrôle en amont et en aval

La « règle d’or » à respecter est qu’à partir du moment où le conseil syndical a l’intention de remercier le syndic, il doit suivre le plus fréquemment possible les comptes et les dépenses.

Pour cela, il ne faudra pas hésiter à réclamer les relevés bancaires, les copies des factures et des documents comptables.

L’objectif est de dissuader le syndic à procéder à des écritures comptables frauduleuses ou pire à engager des sommes de manière injustifiée.

Par ailleurs, le conseil syndical devra réaliser un contrôle des comptes avant la passation de mandat et surtout le jour du transfert afin d’identifier toutes anomalies d’écritures comptables ou de dépenses injustifiées.

Elles pourront éventuellement être mentionnées dans un procès-verbal co-signé par le syndic repreneur et le conseil syndical.

A partir du moment où elles ont été identifiées, le conseil syndical            avec le syndic repreneur pourront déterminer les mesures à prendre.

Ces dernières pourront faire l’objet d’une communication aux copropriétaires en cours d’assemblée générale pour décider s’il est opportun d’engager une procédure judiciaire à l’encontre du syndic sortant afin de demander réparation.

Par ce biais, les copropriétaires ne seront pas surpris par des régularisations de charges qui résultent d’opérations effectuées par le syndic sortant, dédouanant ainsi le repreneur de toute responsabilité.