A défaut d’annexes comptables, réclamez une balance comptable

L’une des missions essentielles du conseil syndical est de suivre l’enregistrement des factures (indépendamment qu’elles soient payées ou non) et d’analyser les comptes.

Pour cela, il existe plusieurs actions à mener : suivre les factures, analyser les relevés bancaires, exploiter les documents comptables.

A ce titre, nous avons rédigé plusieurs articles et guides expliquant comment exploiter les cinq annexes comptables.

Néanmoins, ces documents comptables sont produits en fin d’exercice pour être impérativement joints à la convocation d’assemblée générale.

Ceci étant, en cours d’exercice, il est possible de consulter un document comptable qui présente les mêmes avantages qui est de présenter de manière succincte l’ensemble des soldes des comptes.

Voyons de quoi il s’agit.

I- Les documents comptables imposés

En parallèle des annexes comptables, le décret de l’arrêté du 14 mars 2005 impose au syndic de tenir au profit de ses copropriétés mandantes trois documents comptables types.

Il s’agit :

– du Grand Livre,

– des journaux,

– et des balances comptables.

Le Grand Livre présente pour chacun des comptes, l’ensemble des opérations enregistrées de manière chronologique au cours de l’exercice que ce soit au débit ou au crédit.

Les Journaux ont pour vocation de se concentrer sur un type d’opération, exemple les mouvements bancaires, les charges autrement dit les factures enregistrées ou encore  les produits autrement dit les recettes à recevoir.

Quant à la Balance, elle permet d’identifier les comptes mais uniquement en indiquant leurs soldes.

Par ce biais, en cours d’exercice, il est possible en un coup d’œil de vérifier l’équilibre des comptes en identifiant ceux qui présentent des anomalies ou du moins des éléments qui justifient d’aller plus loin.

II – Un document à compléter

Si la balance permet d’avoir une première approche sur les comptes de la copropriété, elle ne donne pas d’indications sur les opérations comptables enregistrées puisque seuls les soldes figurent.

Ainsi, un compte avec un solde à zéro peut s’expliquer soit par le fait qu’il n’y a pas eu de mouvements comptables soit par le fait que les opérations enregistrées au débit et au crédit sont équilibrées impliquant qu’il soit à zéro.

C’est pour cela qu’il est impératif de demander au syndic tous les trimestres la copie du Grand Livre à jour et tous les mois celles des relevés bancaires.

Même si le conseil syndical ne sait pas exploiter à 100 % des informations y figurant, il pourra relever toujours certaines anomalies demandant ainsi au syndic de les traiter.

Par ailleurs, en réclamant ces documents stratégiques, le syndic se sentira plus contrôlé, étant moins prompt à procéder à des écritures et opérations comptables hasardeuses.

C’est à vous de jouer.