Pourquoi le conseil syndical doit contrôler les correspondances du syndic ?

N’ayons pas peur des mots. Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical a une mission de contrôle et d’assistance.

Pour cela, il dispose de droits précisés à travers notamment ce même article qui est de pouvoir réclamer au syndic une copie des documents appartenant à la copropriété.

Elément plus subtil : le conseil syndical peut également demander une copie des correspondances qu’établit le syndic avec les tiers de la copropriété ou même un copropriétaire.

Essayons de comprendre l’esprit de la loi et les prérogatives du conseil syndical.

I- Un suivi des dossiers

Dans le cadre de sa mission de contrôle et d’assistance, il revient au conseil syndical de vérifier que le syndic a bien effectué les diligences nécessaires pour faire évoluer les dossiers en cours.

Parmi les contrôles, il doit s’assurer que le syndic a bien envoyé les courriers en recommandé, réalisé les mises en concurrence, souscrit les contrats d’assurance nécessaires, relancé les copropriétaires débiteurs.

Ces tâches imposent de contrôler les correspondances du syndic qui peuvent se matérialiser par des courriels, des courriers postaux, des mises en demeure mais également d’échanges avec les avocats ou autres experts.

Ces correspondances peuvent également concerner des demandes faites au syndic pour notamment réclamer la fiche de sinistralité de la copropriété ou encore pour décompter les sommes versées par la compagnie d’assurance à la copropriété à la suite d’un sinistre.

II – Une démarche instructive

L’intérêt de réclamer les correspondances est de s’assurer que le syndic a bien effectué l’ensemble des diligences nécessaires pour défendre les intérêts économiques et juridiques du syndicat des copropriétaires.

Or, bien souvent, pour se défausser, le syndic affirme avoir fait le nécessaire en envoyant un mail ou un courrier recommandé pensant que le conseil syndical ne réclamera pas une copie.

La procédure doit donc évoluer en imposant systématiquement une copie des correspondances afin d’habiter le syndic à faire ce qu’il dit.

Autrement dit, qu’il a bien envoyé aux prestataires les demandes nécessaires soit en leur transmettant un courrier en recommandé lorsqu’il s’agit d’une demande officielle, soit un simple mail pour procéder à un rappel sur ses obligations contractuelles notamment lorsque le prestataire n’assure pas ses prestations.

Cette copie de correspondance concerne également les échanges que peut avoir le syndic avec l’avocat de la copropriété sur des contentieux en cours ou à venir.

C’est à présent à vous de jouer.