Cinq conseils pour bien contrôler les comptes annuels de sa copropriété

Trop souvent, le contrôle annuel des comptes d’une copropriété se limite à procéder à un simple pointage des factures à partir d’un document qui n’a d’existence ni légale ni comptable, appelé à tort « le relevé général des dépenses ».

Et pour cause, ce document présente en réalité les factures enregistrées sur l’exercice sans réellement savoir si elles ont été payées.

Cela explique en partie pourquoi ces contrôles s’avèrent souvent inefficaces, décevants et passent à côté de réelles informations comptables et financières stratégiques pour la copropriété.

Pourtant il est facile de faire beaucoup mieux et beaucoup plus efficace en mettant en pratique cinq conseils simples à mettre en œuvre.

I- Le contrôle des contrats souscrits par votre copropriété

Cette vérification permet d’identifier la date initiale de souscription de chaque contrat, sachant que ceux ayant été conclus il y a plus de cinq ans doivent impérativement faire l’objet d’une négociation voire d’une mise en concurrence car ils sont souvent plus chers.

Cela est dû au fait qu’ils ont subi une augmentation annuelle souvent supérieure à l’inflation.

Autre explication : souvent les prix des matériels baissent sans que la société impacte cette baisse sur le prix.

Il faut également bien vérifier que les révisions des tarifs annuels ainsi que celles des années précédentes sont bien conformes à la clause d’indexation des contrats.

En effet, certaines formules d’indexation sont selon les années favorables aux clients ; dans ce cas les prestataires appliquent une augmentation supérieure.

II- Vérifiez quelques points précis concernant les factures de petits travaux ou de fournitures 

• Les travaux passés en charges communes générales ne sont-ils pas, en fait, des travaux privatifs ? 

Exemple : Lors de fuites sur parties communes – l’origine peut être privative ; malgré tout dans ce cas précis le « plombier » qui intervient facture son intervention à la copropriété et non au copropriétaire responsable.

• Ces travaux concernent-ils toute la copropriété (ou un seul bâtiment) ?

– le syndic a-t-il consulté le conseil syndical, comme la loi l’y oblige dans certains cas ?

– le nombre d’heures et le prix horaire sont-ils indiqués sur les factures (c’est une obligation) ?

– la TVA appliquée est-elle la bonne ?

– etc…

Ces contrôles permettent le « redressement » de certaines factures pouvant avoir un impact sur les fonds de la copropriété.

III- Contrôlez scrupuleusement les frais de syndic et honoraires supplémentaires 

Bien souvent, les honoraires du forfait de base sont un appât pour attirer de nouveaux syndicats des copropriétaires pour ensuite se rattraper sur les facturations complémentaires, supplémentaires et privatives.

Un contrôle de l’ensemble des sommes perçues par le syndic est indispensable d’une part pour vérifier qu’il n’a pas perçu des sommes injustifiées et d’autre part pour pouvoir mieux négocier avec le syndic toute demande de réévaluation de ses honoraires du forfait de base.

Rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 impose au syndic de joindre à l’ordre du jour de l’assemblée générale, l’ensemble des honoraires qu’il a perçus au cours de l’exercice à approuver.

IV- Vérifiez que TOUS les « produits » (sommes reçues ou à recevoir) ont bien été comptabilisés par le syndic

Les produits viennent contrebalancer les charges permettant ensuite de définir le solde de l’exercice, ce qui aura un impact sur le montant de la régularisation des charges.

Au-delà des appels de provisions, les produits de la copropriété peuvent émaner :

• d’indemnités d’assurance (notifiées par la compagnie) ;
• d’indemnités de sécurité sociale ;
• de locations ; (exemple : locations d’anciennes loges ; location de toiture pour antennes de téléphonique, de panneaux publicitaires, etc…) ;
• d’intérêts de retard appliqués aux débiteurs sur les charges impayées ;
• d’ indemnités judiciaires, etc…

V- Contrôler les consommations d’eau et de chauffage :

Les fluides sont des charges qui représentent des sommes importantes, nécessitant de procéder à un contrôle méticuleux.

• En matière d’eau : il faut identifier l’évolution des consommations en mètre cube d’une année sur l’autre.

S’il y a des compteurs divisionnaires, il faut examiner si l’écart entre le total des mètres cubes relevés aux compteurs divisionnaires et la consommation globale (compteur général) n’augmente pas. Si c’est le cas, il faut agir !

• Pour le chauffage : il faudra également analyser les évolutions de consommations d’une année sur l’autre (à rigueur constante). Cette analyse est essentielle pour repérer un manque d’entretien et le cas échéant intervenir en conséquence.