Contrôle des comptes en copropriété : avez-vous fixé les dates avec votre syndic ?

Pour beaucoup de copropriétaires, le 31 décembre « sonne » comme la date de fin d’exercice.

A ce titre, il est fondamental que le conseil syndical s’organise pour réaliser au plus tôt le contrôle des comptes de l’exercice clôturé.

Bien entendu, cela demande une préparation et surtout une coordination avec le syndic.

L’objectif est de réaliser un contrôle efficace nécessitant de disposer de comptes fiables dans lesquels est saisi l’ensemble des écritures comptables.

Cela implique de réaliser plusieurs préalables afin d’éviter de tourner en bourrique.

I- La fixation d’un rétroplanning clair pour le contrôle des comptes

Afin d’éviter un dialogue de sourd avec le syndic, il est impératif de définir un rétroplanning de réunion.

Il faut partir de la date prévisionnelle de la tenue de l’assemblée générale pour ensuite déterminer celle liée aux réunions de contrôle des comptes et d’échanges avec le syndic.

En effet, il faut compter au minimum quatre mois entre le jour du premier contrôle des comptes et celui la tenue de l’assemblée générale.

Le retro planning est le suivant :

Entre le jour de l’assemblée générale et la convocation, il faut compter un mois, à cela s’ajoute un autre mois pour élaborer l’ordre du jour laissant ainsi deux mois pour contrôler les comptes et procéder aux corrections et recherches complémentaires pour être en mesure d’élaborer l’ordre du jour.

L’idéal est de définir le retro planning en concertation entre le conseil syndical et le syndic.

Le but est que le syndic sache à quelle date butoir il est tenu de mettre à la disposition du conseil syndical l’ensemble des documents, que ce soit la comptabilité, les factures, les relevés bancaires, le détail de ses honoraires et de manière générale tout ce qui est nécessaire pour procéder au contrôle.

II – Un contrôle des comptes général

Le contrôle des comptes doit se faire de manière méthodique et complet.

Il ne doit pas se limiter au contrôle des factures mais bien à l’ensemble de l’analyse des comptes.

Cela implique les relevés bancaires en analysant les sommes portées au crédit et au débit du compte, les situations des fournisseurs, les travaux terminés et non terminés, les honoraires du syndic que ce soit pour le forfait de base ou pour les prestations complémentaires, supplémentaires et privatives.

Le conseil syndical doit également étudier l’évolution des charges et l’estimation du budget prévisionnel qu’il faudra voter pour l’exercice suivant.

Cela implique qu’au préalable, certains contrats, voire l’ensemble, ont fait l’objet d’une mise en concurrence ou du moins d’une analyse drastique.

Il faudra prévoir un temps de va-et-vient entre le conseil syndical et le syndic afin de corriger les erreurs ou anomalies identifiées dans le but de présenter aux copropriétaires au cours de l’assemblée générale des documents sans faille qui peuvent être approuvés sans mauvaise surprise.

Chers membres du conseil syndical, c’est à vous de jouer.