Le nouvel enjeu économique des frais liés à l’affranchissement de courrier recommandé papier et électronique

A chaque évolution législative liée à la copropriété, découlent des nouvelles pratiques des syndics qui nécessitent de vérifier leur licité ou si elles sont conformes aux intérêts du syndicat des copropriétaires.

A ce titre, depuis la modification de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui permet au syndic de notifier par voie électronique sans autorisation préalable de l’assemblée générale, un nouveau marché s’est ouvert nécessitant de contrôler avec plus d’assiduité la société retenue par le syndic et les factures produites.

Voyons comment une facture liée aux envois des courriers électroniques et papier peut devenir rapidement source d’abus nécessitant des réponses claires du syndic.

Mais avant cela, rappelons le contexte légal en matière de frais d’affranchissement.

I- Une refacturation exclusivement de frais engagés

Le point 7.1 du contrat-type permet au syndic de réclamer au syndicat des copropriétaires uniquement les frais d’acheminement qu’il a avancés au profit de la copropriété.

Par conséquent, dans la mesure où le syndic a notifié des courriers en recommandé ou envoyé des lettres simples, il peut refacturer les frais à la copropriété ou les imputer directement sur le compte du copropriétaire concerné.

Depuis la possibilité de procéder à des avis électroniques, les syndics ont affirmé que cela coûterait moins cher que le courrier recommandé papier.

En effet, il s’agit d’un envoi mail sécurisé qui est proposé sur le marché à des coûts attractifs.

A titre d’exemple, le courrier recommandé électronique (AR24) est proposé par la Poste à un coût de 3,99 euros TTC alors que le recommandé papier coûte au minimum 6,11 TTC.

Le tarif d’un recommandé électronique peut drastiquement baisser si le syndic envoie en masse des courriers, ce qui est souvent le cas lorsqu’il est nécessaire de convoquer une assemblée générale.

Après ce rappel du contexte légal et pratique, voyons ce que les syndics ont négocié auprès de sociétés spécialisées à travers les différentes factures qui nous ont été remontées.

II – Des factures en poupée russe

Avant d’exposer nos commentaires, voici une première facture émanant d’une société spécialisée dans les envois de courriers électroniques :

Que constatons-nous ?

Alors que la Poste propose un prix de départ de l’avis électronique à 3,99 euros TTC, la société propose quant à elle un coût de 4,32 euros TTC (3,60 euros HT) soit une différence de 8,27 %.

A cela, il faut rajouter des frais d’acheminement qui sont facturés à deux reprises pour un coût unitaire de 0,72 euro.

Ce nouveau marché de routage papier et électronique doit inciter le conseil syndical à une plus grande vigilance sur le contenu des factures en n’hésitant pas à demander au syndic de réaliser une mise en concurrence afin de retenir la société la plus concurrentielle et qui pratique des coûts transparents.