Comment gérer la mise en concurrence des contrats de syndic en cours d’assemblée générale

En cas de pluralité de contrats de syndic soumis à l’ordre du jour, le président de séance devra prévoir une organisation permettant à chacun des candidats de se présenter à l’assemblée générale.

Afin de ne mettre aucun candidat en difficulté, le président de séance les invitera chacun à tour de rôle à s’adresser aux copropriétaires, en demandant au syndic en place s’il est présent de sortir de la salle et ce même s’il occupe les fonctions de secrétaire.

Cette mesure égalitaire permettra d’éviter toute intimidation du syndic en place, aussi bien à l’égard de son concurrent que des copropriétaires présents ou encore d’interventions intempestives.

Le président de séance devra indiquer aux candidats le temps qui leur ait imparti  pour présenter le cabinet et pour répondre aux éventuelles interrogations des copropriétaires.

C’est uniquement à la suite de la présentation de l’ensemble des candidatures que le président de séance pourra entamer le vote de l’élection du syndic.

Il ne faudra pas faire l’erreur d’inviter le syndic en place à faire sa promotion, puis ensuite procéder au vote, sans avoir au préalable entendu les autres cabinets concurrents.

Dans le cas où le syndic en place n’est pas reconduit dans son mandat et qu’il occupe la fonction de secrétaire de séance, deux principales situations sont possibles et devront être prises en compte par le président de séance :

I. Un nouveau syndic est élu avec une prise d’effet du contrat immédiate, impliquant la révocation de celui en place.

Le syndic sortant doit quitter la salle puisqu’il a perdu son statut de mandataire de la copropriété.

Le président de séance devra impérativement conserver la feuille de présence en interdisant au syndic sortant de la récupérer.

En effet, il s’agit d’un document qui appartient à la copropriété et non au syndic.

Le président de séance sera alors tenu de revoter la nomination du secrétaire de séance en proposant la candidature du nouveau syndic élu. 

Cette organisation impose que le syndic nouvellement élu ait enregistré dans son logiciel soit en amont soit au cours de l’assemblée générale les voix des copropriétaires pour continuer à donner les résultats des votes.

La copropriété se retrouvera avec deux procès-verbaux d’assemblée générale : un établi par le syndic sortant jusqu’à la question de la nomination du cabinet et l’autre établi par le syndic nouvellement élu, indiquant les résultats des résolutions qui ont suivi.

Pour limiter les désagréments après avoir procédé à l’élection des membres du bureau, le président de séance devra traiter la question de l’élection du syndic.

Par ce biais, le procès-verbal du syndic sortant n’indiquera que les résultats liés à l’élection des membres du bureau.

II. Un nouveau syndic est élu avec une prise d’effet postérieure à l’assemblée générale

Bien que le syndic en place ne soit pas reconduit dans son mandat, il continue à assurer son rôle de secrétaire de séance jusqu’à la fin de la tenue de l’assemblée générale, en remettant le procès-verbal en fin de séance.

Cela implique au préalable que le contrat du syndic en place soit toujours en vigueur au jour de l’assemblée générale et que la prise d’effet du contrat du syndic nouvellement élu débute au lendemain de sa tenue.

Rappelons que « l’Ordonnance Copropriété » a modifié l’article 18  de la loi du 10 juillet 1965, en précisant qu’en cas d’élection d’un nouveau syndic au cours de l’assemblée générale, survenue après la 1^er juin 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance), le contrat ne pourra prendre effet au plus tôt qu’un jour franc après la tenue de l’assemblée générale.

Cette mesure a pour intérêt d’éviter qu’au cours de l’assemblée générale, le syndic sortant quitte la salle pour être remplacé par celui nouvellement élu avec les difficultés que cela engendre.