Comment gérer les avances soudaines demandées par les syndics profesionnels pour faire face à l’augmentation du prix de l’énergie ?

Avec la flambée du prix du gaz, le montant des budgets prévisionnels votés se sont souvent avérés sous-estimés, impliquant que de nombreux syndics ont pris l’initiative d’appeler des fonds complémentaires auprès des copropriétaires pour éviter de se retrouver en insuffisance de trésorerie.

Si cette situation demande une vigilance accrue du conseil syndical, la situation juridico-comptable s’est compliquée avec le décret du 9 avril 2022 qui prévoit une aide financière, versée (en partie) dans le courant de cette année pour compenser, de manière partielle, l’augmentation du tarif du gaz.

 A travers cet article, nous n’allons pas entrer dans toutes les modalités pratiques mais nous focaliser sur les principaux contrôles à réaliser notamment lorsque le syndic a procédé à un appel d’avance de fonds sans avoir eu la validation de l’assemblée générale.

I – Une avance remboursable

Soyons clairs, d’un point de vue purement légal, le syndic ne peut appeler auprès des copropriétaires que les sommes exigibles qui font suite à un vote de l’assemblée générale.

Autrement dit, le syndic ne peut pas appeler, en parallèle du montant du budget prévisionnel, une avance pour renflouer la trésorerie, même si cela fait suite à une situation particulière telle que l’augmentation du prix du gaz.

Ceci étant, devant une situation exceptionnelle, on peut comprendre et même admettre une action exceptionnelle.

Par conséquent, la vigilance du conseil syndical devra concerner le remboursement de ces appels de fonds exceptionnels d’autant plus si l’aide financière de l’Etat a été versée.

En effet, dans le cadre de l’approbation des comptes qui consiste à valider les dépenses, le syndic sera alors en droit d’appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté par rapport aux dépenses réalisées.

Cette opération permettra de régulariser les comptes et de renflouer la trésorerie.

Il est, par conséquent, impensable de considérer que le syndic puisse conserver les avances réclamées illégalement en cours d’année tout en procédant à la régularisation des charges auprès des copropriétaires.

Le syndic devra donc recréditer auprès de chacun des copropriétaires la somme d’avance réclamée sans nécessiter le vote d’une résolution puisqu’il s’agit initialement d’une initiative du syndic qui n’a pas fait l’objet d’un vote par les copropriétaires.

II – Des aides publiques

Le décret du 9 avril 2022 prévoit deux types de versement de l’aide auprès du syndicat des copropriétaires.

La première est le remboursement, par le fournisseur de gaz, de l’aide versée par l’Etat.

La seconde est qu’après que le fournisseur ait perçu l’aide, il procède à des avoirs sur les prochaines factures.

Si les conséquences ne sont pas les mêmes au niveau financier, elles sont en revanche identiques d’un point de vue comptable.

En effet, dans le premier cas, la trésorerie de la copropriété est tout de suite créditée alors que dans le second cas elle sera alimentée, au fur et à mesure des factures non payées, en compensation de l’avoir.

D’un point de vue comptable, dans les deux cas, il faudra procéder de la même manière en enregistrant « le produit » (qui peut prendre la forme d’un remboursement par chèque ou d’une facture d’avoir) dès sa notification par le fournisseur de gaz.

Et pour cause, la comptabilité appliquée au syndicat des copropriétaires doit être tenue « en engagement », impliquant que les factures et les produits doivent être comptabilisés dès leur survenance, indépendamment que la facture ait été payée ou le produit versé.

Ainsi, les avoirs ou le règlement effectués par le fournisseur de gaz d’ici la fin de l’exercice 2022, devront être enregistrés dans les comptes au crédit (soit sur un compte de produits soit sur celui de la charge « gaz ») en vue de leur régularisation sur le comptes des copropriétaires concernés (voir dossier : Comment bénéficier de l’aide de l’Etat).

Cela implique que l’aide aura un impact concret sur les comptes des copropriétaires uniquement au cours de l’année 2023, après que les comptes ont été approuvés à la suite de l’assemblée générale validant les charges et produits de l’exercice 2022.