Contrats-type de syndics :
ultimes « précisions » de l’ARC adressées aux ministères concernés
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Décrets sur les contrats-type de syndic : dernière ligne droite ?
Espérons que nos ministères vont enfin réussir à élaborer
un contrat-type de
syndic qui inclut bien un
maximum de prestations dans le forfait de base, ce qui évitera ainsi un
maximum d’abus, facturés en prestations particulières…
Espérons aussi qu’ils auront «
entendu » les critiques formulées par l’ARC et l’UFC-Que-Choisir sur le contrat-type de PLURIENCE (voir :
www.unarc.fr/w359).
Ceci dit, lors de nos dernières rencontres avec les responsables du ministère, nous avons découvert que divers points semblaient demeurer encore imprécis pour certains d’entre eux ce qui est normal. C’est la raison pour laquelle nous avons rédigé et adressé aux ministères un ultime mémoire dans lequel nous définissons :
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la notion de prestations PRÉVISIBLES ;
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la notion de prestations EXCEPTIONNELLES.
Par ailleurs, dans cette courte note nous redonnons nos analyses et propositions concernant sept points dans les contrats de syndics qui posent encore problème à ces mêmes responsables, semble-t-il.
II. Position de l’ARC sur la notion de prestations « prévisibles » et « exceptionnelles »
A. Toutes les tâches prévisibles doivent rentrer dans le forfait de base
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Les tâches prévisibles, sont :
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les tâches certaines, compte tenu de la spécificité de la copropriété.
Exemple : le fait de proposer et de mettre en place des accords de paiement avec les débiteurs dans les copropriétés où il y a déjà un taux d’impayés important, est une tâche prévisible et non une tâche particulière à facturer aux débiteurs (prestation qui serait, par ailleurs, contraire à l’article 10-1).
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Les tâches possibles ou probables (mais non certaines) liées à l’existence :
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de services (exemple : s’il y a un gardien, il est possible d’avoir à gérer des maladies, des avertissements, un licenciement, etc. ; ces tâches sont prévisibles et ne peuvent donner lieu à des facturations pour « prestations particulières » ;
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d’équipement (exemple : s’il y a un ascenseur, il est possible d’avoir à gérer un incident voire un accident ; là encore il ne peut y avoir de facturation pour prestation particulière).
Toutes ces tâches doivent être assurées dans le cadre du forfait de base de la « gestion courante ».
B. Les tâches exceptionnelles : quelle facturation ?
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Les tâches exceptionnelles doivent être :
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SOIT anticipables en fonction de la loi et rentrée dans le forfait de base (exemple : immatriculation des copropriétés) ;
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SOIT anticipables en fonction de la vie de la copropriété et être soumises à approbation préalable de l’assemblée générale (exemple : modification du règlement de copropriété) ;
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SOIT non anticipables et être soumises à approbation du conseil syndical selon barème (exemple : visite supplémentaire) ;
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SOIT non anticipables mais être justifiées a postériori et contrôlables (par le conseil syndical ou l’assemblée générale).
On distinguera donc quatre catégories ou sous catégories de tâches exceptionnelles avec un mode de facturation spécifique :
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les tâches exceptionnelles futures connues au jour de la proposition de contrat faite par le syndic : ces tâches doivent être intégrées dans le forfait de base ;
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les tâches exceptionnelles obligatoirement anticipables :
(elles doivent faire l’objet d’une proposition d’honoraires au cas par cas en l’
assemblée générale) ;
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les tâches exceptionnelles non anticipables ; on distingue :
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les tâches supplémentaires : la facturation de ces tâches est simple et peut être prévue dans le contrat de syndic :
exemple :
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les tâches exceptionnelles dont la rémunération ne peut être connue a priori :
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ces tâches doivent donner lieu à un décompte à postériori avec justification obligatoire et possibilité de contrôle par le conseil syndical.
III. Position de l’ARC sur sept points particuliers des contrats de syndic
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1. Le problème de la facturation concernant la reprise de la comptabilité lorsque les comptes n’ont pas été approuvés ou doivent être refaits
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Position du problème
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Les syndics voudraient imposer une facturation à la vacation (comment contrôler ?) pour la reprise des comptes. Nous sommes contre cette possibilité pour les raisons suivantes.
En effet, que les comptes aient été approuvés ou non, il faut toujours – de la part du nouveau
syndic – un travail de reprise de la comptabilité qui participe de la reprise.
Dans cette reprise il y a les derniers mois qui – de toute façon – ne sont jamais soumis à l’approbation.
Le problème n’est pas celui de « comptes approuvés ou non » mais celui de la tenue ou non d’une vraie comptabilité durant les derniers mois.
Le
syndic candidat est forcément informé de cette situation et, en tout état de cause, il
DOIT s’informer avant de faire une proposition d’honoraire.
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Proposition de l’ARC
Pour éviter les abus (facturation non contrôlable d’heures de reprise comptable, par ailleurs en grande partie prévisible) nous proposons que le
syndic puisse faire une proposition –
certaine et chiffrée – en plus du forfait annuel
pour la première année.
Serait ainsi réservée une case, hors forfait général.
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« forfait pour reprise des comptes et de la comptabilité : ……… »
Bien sûr le
syndic peut indiquer une somme de «
0 € ». Et la comparaison sera simple entre les différents syndics sollicités.
Nous sommes contre ces minimas qui auront les mêmes conséquences que les minimas des contrats établis dans le cadre de l’arrêté NOVELLI, c’est-à-dire en fait des facturations au-delà car peu de copropriétés « négocient » des prestations adaptées : nous faisons une autre proposition de texte à insérer dans le « contrat-type » faite par l’ARC sur ces trois points
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la proposition devra inclure cette tenue dans le cadre d’une plage horaire :
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allant de 2 heures à 5 heures selon l’importance du syndicat de copropriétaires ;
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allant de 18 heures à 23 heures selon l’importance du syndicat de copropriétaires durant les jours ouvrables et de 9 heures à 13 heures les jours ouvrés ».
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« le syndic devra proposer un nombre de réunions adaptées à la copropriété et à des honoraires compatibles avec les habitudes et possibilités des conseillers syndicaux ;
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la proposition devra inclure la tenue de ces réunions dans le cadre d’une plage horaire :
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allant de 1 à 2 heures ;
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allant jusqu’à 20 heures durant les jours ouvrables et de 9 heures à 13 heures les jours ouvrés ».
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« le syndic devra proposer un nombre de réunions adaptées à la copropriété et des modalités précises ;
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au cas où sa proposition s’avérerait insuffisante, il pourra, en cours de mandat, proposer au conseil syndical – qui devra donner son accord express ou non – des réunions supplémentaires ».
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3. Les frais de reprographie :
– pour les assemblées générales
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Selon nous :
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Les frais de reprographie hors assemblée générale (qui vont aller en diminuant via des extranets) devront être intégrés dans le forfait de base.
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En ce qui concerne les frais de reprographie pour les assemblées générales, voici pourquoi nous pensons qu’ils doivent être facturés « au réel » :
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il n’y a pratiquement plus de syndics qui assument eux-mêmes les tâches de reprographie et de mise sous pli des convocations d’assemblée générale ; dès lors, pourquoi permettre un « bonus » donc une marge sur une prestation totalement externalisée ;
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mais surtout nous allons aller rapidement vers la « notification électronique » ; or pour favoriser son développement, il n’y a qu’un seul moyen : obliger à la facturation au réel de ce dispositif qui devrait être beaucoup moins coûteux que le dispositif « papier » actuel (reprographie).
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4. Traitement des urgences :
pourquoi il ne faut pas intégrer ce point dans les « prestations particulières » ?
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Certaines organisations de syndics voudraient intégrer les interventions d’urgence dans la liste des prestations particulières. Voici pourquoi nous sommes contre.
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En ce qui concerne les « grosses » urgences, il s’agit très souvent de problèmes qui mettent en œuvre l’assurance de l’immeuble ; le problème des honoraires en cas d’urgence est donc lié à celui des honoraires en cas de sinistre.
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Par ailleurs en ce qui concerne les autres cas de grosses urgences, la loi a prévu un dispositif décrit par l’article 37 du décret du 17 mars 1967. Les honoraires éventuels supplémentaires doivent rentrer dans ce cadre.
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Pour le reste, il s’agit d’urgence prévisible (et souvent très mineures) compte tenu de la spécificité des services, équipements ou ouvrages de la copropriété et la gestion de ces urgences rentre dans le cas du forfait de base.
pourquoi il doit s’agir d’une prestation soumise obligatoirement au vote préalable d’une assemblée générale
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Il est surprenant de trouver une telle prestation en prestations particulières contractuelles dans le contrat approuvé par le CNTGI.
En effet de tels actes font obligatoirement (comme les honoraires en cas de travaux) l’objet d’un vote préalable de l’
assemblée générale et les honoraires éventuels correspondants ne doivent – en aucun cas – être prévus dans le contrat.
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6. Gestion des sinistres : proposition de l’ARC
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Là encore, les syndics voudraient appliquer des honoraires pour TOUS les sinistres, au premier euro. Ce n’est pas normal.
En effet, comme on le sait, les compagnies d’assurance ont des accords qui font que – jusqu’à un certain niveau d’indemnisation – le travail du
syndic est quasi nul : ni expertise, ni recherche d’entreprises.
Il serait donc souhaitable que la possibilité de percevoir des honoraires le soit uniquement au-dessus de ces seuils.
On pourrait libeller ainsi la proposition :
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« Le syndic pourra prendre des honoraires dès lors que le sinistre ne fait pas l’objet d’un traitement accéléré et non contradictoire dans le cadre d’une convention passée entre les compagnies d’assurance.
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Par ailleurs le syndic déduira des honoraires perçus auprès du syndicat de copropriétaires tous les honoraires reçus de la compagnie au titre des « pertes indirectes » ».
Comme indiqué déjà par l’ARC et l’UFC-Que-Choisir, le lancement et le suivi de ces audits et diagnostics (Diagnostics de Performance Energétique Immeuble – DPE – ou
Diagnostic Technique Global –
DTG)ne peuvent donner lieu à un barème préétabli et doivent faire l’objet d’une proposition d’honoraires voté en
assemblée générale et tenant compte du travail réel du
syndic et du partage éventuel des tâches avec le
conseil syndical, partage voté par l’
assemblée générale dans le cadre d’un mandat spécifique au
conseil syndical.
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