Contrôlez à la loupe les factures d’affranchissement ou de routage

En ces temps de crise économique, il est essentiel de mener une guerre contre les dépenses inutiles ou pire, qui sont payées deux fois.

Il s’agit notamment de prestations que le syndic doit assurer dans le cadre de sa mission, mais qui sont sous-traitées par un prestataire tout en faisant supporter la facture au syndicat des copropriétaires.

À travers cet article nous allons mettre en évidence comment de manière insidieuse le syndic fait supporter à la copropriété les frais de reprographie que ce soit pour les appels de fonds, les convocations d’assemblées générales ou les procès-verbaux.

Mais avant, précisons ce que le syndic peut facturer en matière d’affranchissement.

I. Des remboursements d’affranchissement aux frais réels

Le point 7.1.5 du contrat type de syndic précise les modalités de rémunération du syndic et les frais que le cabinet peut se faire rembourser par le syndicat des copropriétaires.

Il s’agit des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés par le syndic pour le compte de la copropriété.

Autrement dit, à partir du moment où le syndic avance des frais d’affranchissement pour la copropriété qu’il gère, il peut réclamer à cette dernière son remboursement.

Il s’agit de remboursements de frais avancés et non d’une prestation assurée par le syndic, qui lui permettrait d’imputer une marge.

Face à cette réalité, il est nécessaire que le conseil syndical contrôle les demandes de remboursements de frais d’affranchissement du syndic, en vérifiant les justificatifs.

Ceci étant dit, l’idéal est que le syndic n’avance pas les frais, mais demande au prestataire qui peut être un routeur ou La poste, d’émettre une facture directement à l’attention de la copropriété, qui dispose d’une personnalité morale.

II. Des frais de photocopie inclus dans le forfait

Le point 7.1.5 du contrat type précise que les frais de photocopie doivent être inclus dans le forfait.

Il ne s’agit pas d’indiquer que les photocopies sont gratuites, mais plutôt qu’elles sont comptabilisées dans les honoraires du forfait de base.

Il est alors impossible et surtout interdit pour un syndic de refacturer des frais de photocopie ou de faire supporter à la copropriété des factures de prestataires, qui incluent un coût pour l’impression.

De même, le syndic ne peut pas facturer la mise sous pli du courrier, sachant qu’il s’agit également d’une tâche qui doit être comprise dans le forfait de base.

Et pourtant voici la facture épinglée par un conseil syndical suite au contrôle des factures :

Eh oui, le prestataire facture à la copropriété l’impression de documents et même la mise sous pli.

Gardez les yeux bien ouverts, car depuis que l’on dénonce ce type d’abus les prestataires modifient leur libellé afin de contourner la vigilance du conseil syndical.

C’est pour cela qu’il faudra être attentif au nombre d’affranchissements et au coût facturé afin de vérifier qu’ils sont bien cohérents avec la réalité.